Zarządzanie kandydatami

Wysyłanie przypomnień, zapraszanie, usuwanie lub sprawdzanie statusu kandydatów.

W tym artykule wyjaśniamy, jak możesz zarządzać kandydatami w procesie rekrutacji. Począwszy od zapraszania ich do oceny po udostępnianie im wyników. Ten artykuł jest przeznaczony dla użytkowników TestGorilla z rolą Właściciel, Administrator lub Rekruter.

Przybliżony czas czytania: 9 minut

Tematy zawarte w artykule:

1. Zapraszanie kandydatów
   1. Zapraszanie za pośrednictwem e-maili
   2. Za pomocą ogólnodostępnego linka
2. Status kandydata i etap
   1. Status
   2. Etap
3. Przypomnienia dla kandydatów
4. Udostępnianie wyników
5. Odrzucanie kandydatów
6. Usuwanie kandydatów
7. Działania zbiorcze
8. Często zadawane pytania

Zapraszanie kandydatów

Możesz zaprosić kandydatów do oceny na trzy sposoby:

• E-mailowo. Możesz zapraszać poprzez indywidualne wiadomości e-mail lub zbiorczo, ładując plik– jeśli pozwala na to Twoja subskrypcja.
• Ogólnodostępny Link. Umieść link do swojej oceny w ogłoszeniu o pracę. W ten sposób kandydaci będą mogli sami zaprosić się do oceny bez potrzeby korzystania z „pośredników”, oszczędzając Ci czas.
• ATS. Jeśli korzystasz z jednego ze zintegrowanych systemów rekrutacyjnych, możesz połączyć go z TestGorilla, dzięki czemu Twój proces będzie przebiegać płynniej. 

Niezależnie od tego, czy korzystasz z e-maili indywidualnych, czy zbiorczych, Twoi kandydaci otrzymają od TestGorilla wiadomość e-maili zawierającą spersonalizowany link do oceny. Zaproszeni kandydaci pojawią się na Twojej liście kandydatów w przeglądzie ocen.

Możesz również dostosować zaproszenie, aby lepiej pasowało do tonu i marki Twojej firmy – a także aby zawierało więcej informacji dla kandydatów.

Uwaga: Jeśli korzystasz z integracji ATS, będziesz zapraszać kandydatów od strony ATS. Zapoznaj się z naszą kolekcją przewodników po integracjach, które pomogą Ci skonfigurować wybrany ATS. 

Zapraszanie za pośrednictwem e-maili

Indywidualne e-maile

Funkcjonalność dostępna dla użytkowników z dowolną subskrypcją.

Aby zaprosić kandydatów, należy najpierw stworzyć aktywną ocenę. Możesz utworzyć nową ocenę lub użyć już istniejącej.

W przeglądzie ocen:

	Rozwiń pasek Zaproś kandydatów u góry strony.
	W polach tekstowych po prawej stronie wpisz imię i nazwisko kandydata oraz jego adres e-mail.
	Kliknij Zaproś.

 

Zaproszenie zbiorcze

Funkcjonalność dostępna dla użytkowników z dowolną płatną subskrypcją.

Aby zapraszać kandydatów zbiorczo, potrzebujesz plikuCSV lub XLSX z imionami, nazwiskami oraz adresami e-mail adresatów. Wzór można pobrać tutaj.

W przeglądzie ocen:

	Rozwiń pasek Zaproś kandydatów u góry strony.
	Kliknij opcję Zaproś kandydatów zbiorczo znajdującą się poniżej pól tekstowych po prawej stronie.
	Albo przeciągnij i upuść swój plik na okienko,lub kliknij okienko, aby otworzyć eksplorator plików i wybierz plik. Podręczne okienko zamknie się samo po zakończeniu przesyłania.

Za pomocą ogólnodostępnego linka

Ogólnodostępne linki przydają się szczególnie wtedy, gdy chcesz udostępnić ocenę kandydatom, z którymi jeszcze nie nawiązano kontaktu. Zezwolenie kandydatom na samodzielne zapraszanie się do oceny zmniejsza Twój nakład pracy, szczególnie jeśli spodziewasz się dużej liczby kandydatów!

Podczas korzystania z ogólnodostępnego linka Twoi kandydaci są proszeni o wprowadzenie imienia nazwiska i adresu e-mail. Platforma TestGorilla automatycznie wyśle im zaproszenie do oceny.

Uwaga: Wysyłamy zaproszenia e-mailowe, aby zapobiec oszustwom i zapełnianiu puli talentów przez spamerów. Dlatego tego kroku nie można usunąć z procesu.

Każda ocena zawiera jeden ogólnodostępny link. Można go skopiować z oceny i wkleić bezpośrednio do ogłoszeń o pracę.

Użytkownicy z subskrypcją w planach Pro mogą tworzyć wiele niestandardowych ogólnodostępnych linków dla każdej oceny. Dzięki temu możesz mieć różne linki w każdym źródle kandydatów, np. na Twojej podstronie z ogłoszeniami o pracę lub na określonych forach z ogłoszeniami o pracę – i monitorować, z jakich źródeł pozyskujesz kandydatów.

W przeglądzie oceny:

	Rozwiń pasek Zaproś kandydatów u góry strony.
	Wprowadź nazwę źródła w polu tekstowym opisanym jako Źródło kandydata, aby utworzyć nowy link i kliknij Utwórz link.W przypadku istniejącego linka przejdź do następnego kroku.
	Kliknij opcję Kopiuj link znajdującą się z lewej części strony, aby zapisać link do schowka.
	Kliknij Potwierdź w pojawiającym się okienku z prośbą o potwierdzenie wykorzystania punktu oceny.

Twój link zostanie zapisany w schowku i będzie można go wkleić do oferty pracy.

Wskazówka: Używając publicznych linków, rozważ użycie ich w połączeniu zpytaniami kwalifikującymi,aby zapobiec sytuacji, w której do oceny przystąpią osoby, które się nie kwalifikują. Dzięki temu zaoszczędzisz pieniądze, ponieważ za zdyskwalifikowanych kandydatów nie płacisz.

Status kandydata i etap

Funkcjonalność dostępna dla użytkowników z dowolną subskrypcją.

Statusy i etapy dodatkowo pomagają śledzić drogę kandydata przez proces rekrutacji. Status kandydata jest przez nas automatycznie aktualizowany, a etap rekrutacji można śledzić manualnie.

Status

Status będzie aktualizowany w miarę postępów kandydata w ocenie. Spotkać można cztery statusy:

Status	Znaczenie
Zaproszono	Do kandydata wysłano zaproszenie. Dotyczy to zarówno zaproszeń indywidualnych/zbiorczych, jak i przez ogólnodostępny link. Kandydaci, którzy wypełnili sekcję pytań kwalifikacyjnych – ale jeszcze nie rozpoczęli właściwej oceny – będą nadal mieć ten status.
Rozpoczęto ocenę	Ten status jest stosowany, gdy kandydat rozpoczyna pierwszy test w ocenie.
Ukończono ocenę	Kandydat pomyślnie ukończył ocenę. Pełne wyniki kandydata są już dostępne do wglądu.
Zdyskwalifikowano	Kandydat nie spełnił wymagań do przyjęcia na dane stanowisko pracy – na podstawie pytań kwalifikacyjnych – i nie może przystąpić do dalszej oceny.

Etap

Ustawianie etapu kandydatów pomaga śledzić, na jakim etapie procesu rekrutacji się znajdują. Do wyboru jest trzynaście etapów:

	Jeszcze nie oceniono
	Oceniono
	Zaproszono na rozmowę
	Po rozmowie kwalifikacyjnej
	Zaproszono na test zdalny
	Test zdalny ukończono
	Sprawdzono referencje
	Oferta wysłana
	Oferta odrzucona
	Kandydat zrezygnował
	Kandydat nie odpowiada
	Odrzucono
	Zatrudniono

 

Możesz ustawić etap w przeglądzie oceny lub na stronie wyników kandydata po lewej stronie:

	Kliknij menu rozwijane Etap. Domyślny etap to Jeszcze nie oceniono.
	Wybierz z listy żądany etap. Menu rozwijane zostanie zamknięte, a zmiany zaczną obowiązywać natychmiast.

Przypomnienia dla kandydatów

Funkcjonalność dostępna dla użytkowników z dowolną subskrypcją.

Czasami Twoi kandydaci potrzebują odrobiny zachęty, aby ukończyć ocenę. Być może coś im przerwało lub stanęło na przeszkodzie. Wysyłamy automatyczne przypomnienia, a Ty możesz dodatkowo wysyłać przypomnienia ręcznie.

Automatyczne przypomnienia

Automatycznie wysyłamy Twoim kandydatom jedno przypomnienie. Zostanie ono wysłane, jeśli:

• kandydat nie rozpoczął oceny w ciągu 48 godzin od otrzymania zaproszenia LUB
• kandydat rozpoczął ocenę, ale był nieaktywny przez 48 godzin.

Dla wygody kandydat otrzyma delikatne przypomnienie o zaległej ocenie wraz z linkiem do oceny. Otrzymane przypomnienie będzie zależeć od tego, który warunek zostanie spełniony jako pierwszy.

Przypomnienia ręczne

W razie potrzeby można wysyłać własne przypomnienia, pojedyncze lub wielokrotne..  Kandydat otrzyma ten sam e-mail, który jest używany w przypadku przypomnień automatycznych.

Aby wysłać przypomnienie ręcznie:

	Wybierz odpowiednią ocenę z zakładki Moje oceny.
	Kliknij ikonę dzwonka znajdującą się z prawej strony imienia i nazwiska kandydata w przeglądzie oceny.

Na dole ekranu pojawi się komunikat potwierdzający, że wiadomość e-mail została wysłana.

Kilka kwestii, o których warto pamiętać:

	Szary dzwonek oznacza, że nie można wysłać przypomnienia, ponieważ od ostatniej aktywności minęło mniej niż 48 godzin. Aktywność oznacza uczestnictwo kandydatów w teście, a także wysyłanie zaproszeń i przypomnień.
	Czarny dzwonek oznacza, że od ostatniej aktywności minęło więcej niż 48 godzin i dlatego można już wysłać przypomnienie. Nikt jednak nie lubi natrętnych wiadomości, więc miej to na uwadze przed wysłaniem przypomnienia.

Uwaga: TestGorilla nie wysyła automatycznego przypomnienia, jeśli wcześniej zostanie wysłane przez Ciebie.

 

Brak odpowiedzi

Zdarza się, że kandydaci nie odpowiadają. W takim przypadku możliwe jest, że ich zaproszenia trafiają do folderu wiadomości-śmieci bądź spam lub nie są dostarczane z powodu ustawień serwera poczty. W takim przypadku możesz spróbować wysłać przypomnienie z własnej skrzynki e-mailowej. Możesz skopiować link do oceny i umieścić go w wiadomości e-mail.

W przeglądzie oceny:

	Kliknij ikonę Menu w kolumnie Działania w tabeli Kandydaci.
	Wybierz opcję Kopiuj link do oceny z rozwijanego menu. Link zostanie skopiowany do schowka i będzie gotowy do wklejenia do wiadomości e-mail.

 

Udostępnianie wyników kandydatom

Funkcjonalność dostępna dla użytkowników z dowolną subskrypcją.

Możesz zdecydować o udostępnieniu kandydatowi wyników po zakończeniu oceny. Dzięki temu kandydat może sprawdzić, jak wypadł. Kandydat zobaczy tylko swoje wyniki z testów, które ukończył w ramach oceny – nie zobaczy wystawionej Twojego rankingu ani notatek dotyczących jego wyników, ani żadnych informacji z panelu zapobiegania oszustwom.

Możesz udostępniać kandydatom wyniki na dwa sposoby:

1. Na stronie wyników kandydata
2. Na stronie przeglądu oceny

Udostępnianie wyników na stronie wyników kandydata

Na stronie wyników kandydata:

	Kliknij przycisk Wyślij wyniki do kandydata w górnym rogu strony.
	Kliknij Wyślij w wyskakującym okienku, które zostanie wyświetlone.

Udostępnianie wyników na stronie przeglądu oceny

Aby wysłać wyniki do kandydata na stronie przeglądu oceny:

	Kliknij ikonę Menu w kolumnie Działania w tabeli Kandydaci.
	Wybierz Przycisk Wyślij wyniki do kandydata z menu rozwijanego.
	Kliknij Wyślij w okienku, które zostanie wyświetlone.

Wskazówka: Możesz edytować wiadomość e-mail z wynikami, klikając link w wyświetlonym okienku. Więcej szczegółów znajdziesz w naszym przewodniku pt. Komunikacja z kandydatami za pośrednictwem TestGorilla.

Odrzucanie kandydatów

Funkcjonalność dostępna dla użytkowników z dowolną subskrypcją.

Niestety nie możesz zatrudnić wszystkich chętnych, więc nie obędzie się bez wysyłania e-maili z informacją o odrzuceniu.  Dbamy, aby ten proces był jak najprostszy. Wystarczy kilka kliknięć, aby Twój kandydat otrzymał taktowną wiadomość e-mail. Możesz również dostosować tę wiadomość do swoich potrzeb.

E-maile o odrzuceniu można wysyłać z dwóch miejsc:

1. Strona z wynikami kandydata
2. Przegląd oceny

Odrzucanie na stronie wyników kandydata

Na stronie wyników kandydata:

	Kliknij przycisk Wyślij e-mail z odrzuceniem do kandydata w górnym rogu strony.
	Zaznacz pole w wyświetlonym oknie dialogowym. Pozostawienie tego pola bez zaznaczenia spowoduje odrzucenie kandydata bez wysłania do niego wiadomości e-mail.
	Kliknij Odrzuć, aby potwierdzić.

Odrzucanie na stronie przeglądu oceny

Na stronie przeglądu oceny:

	Kliknij Przycisk Odrzuć  w kolumnie Działania w tabeli Kandydaci.
	Zaznacz pole w wyświetlonym oknie dialogowym. Pozostawienie tego pola bez zaznaczenia spowoduje odrzucenie kandydata bez wysłania do niego wiadomości e-mail.
	Kliknij Odrzuć, aby potwierdzić.

Wskazówka: Możesz edytować swój e-mail o odrzuceniu, klikając link w wyskakującym okienku. Więcej szczegółów znajdziesz w naszym przewodniku pt. Komunikacja z kandydatami za pośrednictwem TestGorilla.

Usuwanie kandydatów

Funkcjonalność dostępna dla użytkowników z dowolną subskrypcją.

Istnieje wiele powodów, dla których konieczne może być usunięcie kandydata z oceny. Być może błędnie wpisano jego imię i nazwisko lub adres e-mail albo kandydat zażądał usunięcia swoich danych zgodnie z przepisami o ochronie prywatności.

Kandydata można usunąć na stronie przeglądu oceny. Spowoduje to usunięcie z naszych systemów wszystkich danych kandydata – wyników, zdjęć, informacji związanych z zapobieganiem oszustwom itp.

Ostrzeżenie: Dane usuwane są na zawsze – nie można odzyskać żadnych informacji. Upewnij się, że masz wszystkie wyniki, których potrzebujesz, zanim je usuniesz.

Aby usunąć kandydata na stronie przeglądu oceny:

	Znajdź kandydata w zakładce kandydatów.
	Kliknij ikonę Menu w kolumnie Działania.
	Wybierz z listy rozwijanej opcję Usuń kandydata.
	Kliknij Usuń w wyświetlonym okienku.

Kandydat zostanie usunięty natychmiast – nie zostanie powiadomiony o usunięciu. Jeśli jeszcze nie przystąpił do oceny lub był w trakcie jej wypełniania, utraci do niej dostęp. W razie potrzeby możesz zaprosić go ponownie.

Działania zbiorcze

Funkcjonalność dostępna dla użytkowników z subskrypcją w planach Starter i Pro

Poniższe czynności możesz wykonywać zbiorczo:

• Zmiana etapu rekrutacji pracowników
• Wysyłanie e-maili z przypomnieniem
• Odrzucanie kandydatów
• Wysyłanie kandydatom wyników

Możesz to zrobić na stronie przeglądu oceny, korzystając z pól wyboru znajdujących się przy imieniu i nazwisku kandydata po lewej stronie. Możesz zaznaczyć lub odznaczyć wszystkich kandydatów na liście, wybierając pole w lewym górnym rogu. 

Po zaznaczeniu kilku kandydatów na górze tabeli z kandydatami pojawi się nowy pasek narzędzi. Wybierz działanie.

	Zmień etap. Wybierz etap z menu rozwijanego w wyświetlonym okienku i kliknij Zmień.
	Przypomnij. Kliknij Wyślij w wyświetlonym okienku, aby wysłać przypomnienia. Przypomnienia zostaną wysłane tylko do kandydatów, którzy powinni je otrzymać.
	Odrzuć. W wyświetlonym oknie dialogowym zaznacz pole i kliknij przycisk Zmień. Kandydaci, którzy otrzymali już e-maile o odrzuceniu nie otrzymają kolejnego.
	Wyślij wyniki. W wyświetlonym oknie dialogowym kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać wiadomości e-mail z wynikami. Masz możliwość wysłania wiadomości e-mail z wynikami do wszystkich wybranych kandydatów lub tylko do tych, którzy nie otrzymali wcześniej wyników.

Wskazówka: Możesz edytować e-maile z wynikami i e-maile o odrzuceniu, klikając link w wyświetlonym okienku. Sprawdź nasz przewodnik pt. Komunikacja z kandydatami za pośrednictwem TestGorilla, aby uzyskać więcej informacji.

Często zadawane pytania

Mój kandydat miał problem z internetem podczas oceny. Jak może ponownie przystąpić do oceny?

Nie ma możliwości zresetowania postępu oceny. W takich przypadkach zalecamy usunięcie kandydata z oceny, a następnie ponowne zaproszenie go. Pamiętaj, że w zależności od postępu w wypełnianiu oceny w momencie napotkania problemu, kandydat może mieć nieuczciwą przewagę nad innymi, ponieważ będzie znał przynajmniej część zadawanych pytań.

Dlaczego nie widzę niektórych kandydatów w zakładce Moi kandydaci?

Jeśli na Twojej liście brakuje kandydatów, prawdopodobnie nie masz dostępu do oceny, do której przystąpili, albo szukasz kandydatów, którzy jeszcze nie przystąpili do oceny. Więcej informacji znajdziesz w sekcji Moi kandydaci naszego artykułu wprowadzającego do platformy.

Jak mogę udostępnić wyniki osobie, która nie jest kandydatem?

Wyniki kandydata możesz pobrać jako plik CSV, XLSX lub PDF. Następnie możesz wysłać ten plik do dowolnego odbiorcy. Zobacz nasz artykuł o analizowaniu wyników, aby uzyskać szczegółowe informacje, jak to zrobić.