Comunicación con los candidatos a través de TestGorilla

Una descripción general de la comunicación que envía TestGorilla, lo que se puede cambiar y cómo agregar personalizaciones.

TestGorilla emplea un sistema automatizado de correos electrónicos para comunicarse con los candidatos. En este artículo, detallamos el tipo de correo electrónico que envía nuestra plataforma y los correos electrónicos que pueden personalizarse. Este artículo está destinado a los usuarios de TestGorilla que tienen el rol de Propietario, Administrador y Agente de selección de personal.

Tiempo de lectura de 4 minutos aprox.

En este artículo

  1. Correos electrónicos que TestGorilla envía a los candidatos
  2. Correos electrónicos que pueden editarse
    1. Editar la invitación por correo electrónico
    2. Editar los correos electrónicos de rechazo y de resultados
  3. Cómo personalizar los correos electrónicos
    1. Cómo personalizar el texto del correo electrónico
    2. Cómo cambiar el logotipo y los colores
  4. Preguntas frecuentes

Correos electrónicos que TestGorilla envía a los candidatos

La siguiente tabla es una lista completa de las comunicaciones mediante correo electrónico que pueden enviarse a los candidatos.

Tipo de correo electrónico

Propósito

¿Se puede editar?

¿Es opcional?

Invitación

Este es el primer correo electrónico que recibe el candidato de nuestra parte, e incluye el enlace personalizado de la evaluación. Envías las invitaciones de forma individual, y el candidato puede solicitarlas cuando usas un enlace público, o pueden generarse mediante una integración con un sistema de seguimiento de candidatos (ATS, por sus siglas en inglés).

Recordatorio

De forma automática, enviamos un recordatorio (que incluye el enlace a la evaluación) si no hubo actividad en la evaluación durante 48 horas.

Resultados

Puedes optar por compartir los resultados del candidato con él después de haber completado la evaluación. Solo recibirá los resultados de la prueba que realizó; no recibirá las preguntas personalizadas ni tus calificaciones.

Rechazo

En este correo electrónico, se le informa al candidato que no fue seleccionado para la próxima etapa del proceso de contratación.

Nota: No puedes editar las comunicaciones por correo electrónico si estás en el plan Free. 

 

Correos electrónicos que pueden editarse

Los siguientes correos electrónicos pueden editarse para satisfacer mejor tus necesidades:

  1. Invitación
  2. Rechazo
  3. Resultados

Editar la invitación por correo electrónico

Para editar la invitación por correo electrónico, debes dirigirte a la evaluación pertinente seleccionándola en la pestaña Mis evaluaciones.

Expande la sección Invitar candidatos en la parte superior de la página.

Haz clic en Personalizar invitación por correo electrónico. El editor de plantillas aparecerá como una ventana emergente.

Edita el texto del correo electrónico usando la casilla de texto que se encuentra en la parte izquierda. La casilla correcta muestra una vista previa del correo electrónico.

Haz clic en Guardar para terminar con la edición. Los cambios entrarán en vigencia de inmediato.

Nota: La edición de la invitación solo afectará la evaluación que seleccionaste. Puedes editar la invitación para cada evaluación individual.

Consulta la Guía sobre el uso del editor de texto para obtener información completa sobre cómo usar el editor de texto.

 

Editar los correos electrónicos de rechazo y de resultados

Los correos electrónicos de rechazo y de resultados cuentan con dos maneras de usar sus correspondientes editores de correo electrónico:

En la columna Acciones de la vista general de la evaluación, haz clic en el menú Más, luego seleccionaEmails, Letter, Mail.1 Enviar resultados al candidato o selecciona el icono Rechazar candidato según la acción que deseas implementar. 

En la página de Resultados del candidato, haz clic en el botón Rechazar candidato o en el botón Emails, Letter, Mail.1 Enviar resultados al candidato que se encuentra en la esquina superior derecha de la página, según la acción que deseas implementar.

 

El resto del proceso es el mismo para ambas acciones:

Selecciona el enlace de color verde en la ventana emergente que aparece. El editor de plantillas aparecerá como una ventana emergente adicional.

Edita el texto del correo electrónico usando la casilla de texto que se encuentra en la parte izquierda. La casilla correcta muestra una vista previa del correo electrónico.

Haz clic en Guardar y enviar para terminar con la edición. El correo electrónico se enviará de inmediato al candidato.

Nota: La edición de cualquiera de estas plantillas afectará a todos los correos electrónicos respectivos de la evaluación relacionada. Puedes editar estos correos electrónicos para cada evaluación individual.

 

Cómo personalizar los correos electrónicos

Personalizar los correos electrónicos te permite mantener comunicaciones más alineadas con la imagen de la empresa. Desde los colores empleados hasta el tono de la redacción, puedes cambiarlos para que correspondan con las necesidades de la empresa. 

 

Cómo personalizar el texto del correo electrónico

El editor de texto te permite usar tokens de llenado automático, agregar hipervínculos y cambiar el formato general del texto en el correo electrónico. Contamos con una guía aquí en donde se detalla con profundidad el editor y sus usos.

 

Cómo cambiar el logotipo y los colores

Disponible en los planes Pro.

El propietario de la cuenta y los usuarios administrativos de los planes Pro pueden cargar un logotipo o modificar el esquema de color desde la pestaña Mi empresa en el menú Usuario. En el artículo sobre la configuración de la cuenta, se detalla cómo hacerlo. Todo cambio a los logotipos y colores se aplican automáticamente a todas las comunicaciones.

 

Preguntas frecuentes

¿Por qué todas mis invitaciones están dirigidas a la misma persona?

Es posible que, al momento de personalizar la invitación, se dirigió a una persona en vez de usar un token para completar automáticamente la información. Verifica la invitación y cambia a quién está dirigida. Si no deseas emplear tokens ni nombres, usa una expresión más genérica, como “¿Qué tal?”.

¿Puedo enviarles correos electrónicos de forma masiva a los candidatos?

Se pueden enviar invitaciones de forma masiva usando la función Invitación masiva. También se pueden enviar en serie recordatorios, resultados y rechazos; en nuestro artículo Gestión de candidatos se cubre esto en detalle.

¿Qué información recibe el candidato si le envío sus resultados?

El candidato solo podrá ver sus puntajes de las pruebas que se incluyeron en la evaluación. No podrá ver cualquier nota que tomó tu equipo ni cómo lo calificaron, y tampoco podrá ver la información contra las trampas que obtuvimos. Puedes obtener más información sobre esto en el artículo Gestión de candidatos.




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