Gestión de candidatos

Invita, recuerda, elimina o comprueba el estado de los candidatos.

Este artículo explica cómo puedes gestionar el trayecto de los candidatos a través de tu proceso de contratación. Desde invitarlos a tu evaluación hasta compartir sus resultados con ellos. Este artículo está destinado a los usuarios de TestGorilla que tienen el rol de Propietario, Administrador o Agente de selección de personal.

Tiempo de lectura de 9 minutos aprox.

En este artículo

1. Invitar a candidatos
   1. Vídeo explicativo
   2. Invitar por correo electrónico
   3. Por enlace público
2. Estado y etapa del candidato
   1. Estado
   2. Etapa
3. Recordatorio a los candidatos
4. Compartir los resultados
5. Rechazar candidatos
6. Eliminar candidatos
7. Acciones masivas
8. Preguntas frecuentes

Invitar a candidatos

Puedes invitar a los candidatos a tu evaluación a través de tres medios:

• Por correo electrónico. Puedes invitarlos de a uno, o de forma masiva a través de la carga de un archivo, si tu plan lo permite.
• Por enlace público. Coloca un enlace a tu evaluación en tu oferta de trabajo. De esta manera, los candidatos pueden invitarse a sí mismos a la evaluación, y así eliminar el intermediario y ahorrar tiempo.
• Sistema de seguimiento de candidatos (ATS, por sus siglas en inglés). Si utilizas uno de los sistemas de seguimiento de candidatos con los que estamos integrados, puedes conectarlo a TestGorilla, permitiéndote hacer tu proceso más fluido. 

Tanto si utilizas un correo electrónico individual como masivo, los candidatos recibirán un correo electrónico de TestGorilla con su enlace personalizado para la evaluación. Los candidatos invitados aparecerán en tu lista de candidatos en la vista general de la evaluación.

También puedes personalizar la invitación para que se adapte mejor al tono y la marca de tu empresa, así como para incluir más información para los candidatos.

Nota: Si estás usando una integración con ATS, estarás invitando a los candidatos desde el lado de ATS. Consulta nuestra colección de guías sobre integraciones que te ayudará a configurar el ATS que elijas. 

 

Vídeo explicativo

El siguiente vídeo ofrece un poco más de información, o siga leyendo para conocer más detalles.

Invitar por correo electrónico

Correo electrónico individual

Disponible para los usuarios de todos los planes.

Para invitar a los candidatos, primero necesitarás una evaluación activa. Puedes crear una nueva evaluación o utilizar una existente.

Desde la vista general de tu evaluación:

	Expande la barra de Invitar candidatos en la parte superior de la página.
	Ingresa el nombre y la dirección de correo electrónico del candidato en los cuadros de texto de la derecha.
	Haz clic en Invitar.

 

Invitación masiva

Disponible para los usuarios de todos los planes pagos.

Para invitar a los candidatos de forma masiva, necesitas tener un archivo CSV o XLSX que contenga los nombres y direcciones de correo electrónico de los candidatos. Puedes descargar una plantilla aquí.

Desde la vista general de tu evaluación:

	Expande la barra de Invitar candidatos en la parte superior de la página.
	Haz clic en Invitar candidatos de forma masiva debajo de los cuadros de texto en el lado derecho.
	Arrastra y suelta tu archivo en la ventana emergente, o haz clic en la ventana emergente para abrir tu explorador de archivos y seleccionar el archivo. La ventana emergente se cerrará sola una vez que se haya completado la carga.

 

Por enlace público

Los enlaces públicos son especialmente útiles si quieres dar acceso a tu evaluación a candidatos que aún no has identificado. Permitir que los candidatos se autoinviten también elimina parte del trabajo para ti, sobre todo si esperas una gran cantidad de candidatos.

Cuando se utiliza un enlace público, se pide a los candidatos que introduzcan su nombre y dirección de correo electrónico. La plataforma TestGorilla les enviará automáticamente una invitación a la evaluación.

Nota: Incluimos el paso de la invitación por correo electrónico para ayudar a prevenir las trampas así como para evitar que los spammers inunden tu repositorio de talento. Por esta razón, este paso no puede ser eliminado del proceso.

Cada evaluación incluye un enlace público general. Este puede copiarse de tu evaluación y pegarse directamente en tus ofertas de empleo.

Los usuarios de los plan Pro pueden crear múltiples enlaces públicos personalizados para cada evaluación. Esto te permite tener un enlace diferente para cada fuente de candidatos, como tu página de carreras o bolsas de trabajo específicas, y controlar de qué fuentes provienen los candidatos.

Desde la vista general de la evaluación:

	Expande la barra de Invitar candidatos en la parte superior de la página.
	Ingresa el nombre de la fuente en el cuadro de texto denominado Fuente  de candidatos, para un nuevo enlace y haz clic en Crear enlace. Para un enlace existente, procede alsiguiente paso.
	Haz clic en Copiar enlace en la parte izquierda de la página para guardar el enlace en el portapapeles.
	Haz clic en Confirmar en la ventana emergente que aparece pidiéndote que confirmes el uso de un crédito de evaluación para la evaluación.

Tu enlace se guardará en tu portapapeles, listo para ser pegado en tu oferta de empleo.

Consejo: Cuando utilices enlaces públicos, considera la posibilidad de utilizarlos en combinación con preguntas eliminatorias para ayudar a evitar que los solicitantes de empleo no cualificados realicen la evaluación. Esto te ahorrará dinero, ya que no se te cobrará por los candidatos descalificados.

 

Estado y etapa del candidato

Disponible para los usuarios de todos los planes.

Los estados y etapas te ayudan a seguir el trayecto del candidato a través del proceso de contratación. Su estado es actualizado automáticamente por nosotros, mientras que puedes hacer un seguimiento de su etapa de contratación manualmente.

Estado

El estado se actualizará a medida que el candidato avance en la evaluación. Hay cuatro estados:

Estado	Significado
Invitado	Se ha enviado una invitación al candidato. Esto puede ser a través de un correo electrónico individual o masivo o de tu enlace público. Los candidatos que hayan completado la sección de preguntas eliminatorias, pero que aún no hayan comenzado la evaluación propiamente dicha, permanecerán en este estado.
Evaluación iniciada	Este estado se activa cuando el candidato comienza la primera prueba de la evaluación.
Evaluación completada	El candidato ha completado con éxito la evaluación. Sus resultados completos están ahora disponibles para que los revises.
Descalificado	El candidato no cumple con los requisitos para el puesto, basado en tus preguntas eliminatorias, y no seguirá adelante.

Etapa

Establecer la etapa de los candidatos te ayuda a hacer un seguimiento de su situación en el proceso de contratación. Hay trece etapas para elegir:

	No se evaluó aún
	Se evaluó
	Se invitó a la entrevista
	Se entrevistó
	Se invitó a hacer la prueba domiciliaria
	Se completó la prueba domiciliaria
	Se verificaron las referencias
	Se envió la oferta
	Se rechazó la oferta
	El candidato se retiró
	El candidato no responde
	Se rechazó
	Se contrató

 

Puedes establecer la etapa desde la vista general de la evaluación o desde la parte izquierda de la página de resultados del candidato:

	Haz clic en el menú desplegable Etapa. La etapa predeterminada es No se evaluó aún.
	Selecciona la etapa deseada de la lista. El menú desplegable se cerrará y tus cambios tendrán efecto inmediato.

 

Recordatorio a los candidatos

Disponible para los usuarios de todos los planes.

A veces los candidatos necesitan un pequeño empujón para completar su evaluación. Puede que hayan sido interrumpidos cuando empezaron, o simplemente han estado ocupados. Además de enviar recordatorios automáticos, puedes recordarles a los candidatos de forma manual.

Recordatorios automáticos

Enviaremos automáticamente un recordatorio a los candidatos. Este se enviará si:

• el candidato no ha comenzado la evaluación en las 48 horas siguientes a la recepción de la invitación O
• el candidato ha comenzado la evaluación, pero ha estado inactivo durante 48 horas.

El candidato recibirá un recordatorio amable de que tiene una evaluación pendiente, junto con su enlace de evaluación, para mayor comodidad. El recordatorio que reciba dependerá de la condición que se cumpla primero.

Recordatorios manuales

Puedes optar por enviar tus propios recordatorios o más recordatorios si es necesario.  El candidato recibirá el mismo correo electrónico utilizado para los recordatorios automáticos.

Para enviar un recordatorio manual:

	Selecciona la evaluación correspondiente  en la pestaña Mis evaluaciones.
	Haz clic en el icono de la campana a la derecha del nombre del candidato, en la vista general de la evaluación.

Aparecerá un mensaje de confirmación en la parte inferior de la pantalla, que confirma que el correo electrónico se ha enviado.

Hay que tener en cuenta algunas cosas:

	Una campana gris significa que no puedes enviar un recordatorio porque han pasado menos de 48 horas desde la última actividad. La actividad incluye a los candidatos que realizan la evaluación, así como el envío de invitaciones y recordatorios.
	Una campana negra significa que han pasado más de 48 horas desde la última actividad, por lo que puedes enviar un recordatorio. Pero a nadie le gusta el correo no deseado (spam), así que tenlo en cuenta antes de enviar un recordatorio.

Nota: TestGorilla no enviará un recordatorio automático si tú envías uno primero.

 

Candidatos que no responden

A veces los candidatos no responden. En estos escenarios, es posible que sus invitaciones se envíen a la carpeta de correo no basura, o que no se entreguen debido a la configuración de su servidor de correo. En este caso, puedes intentar enviar un recordatorio desde tu propia dirección de correo electrónico. Puedes copiar el enlace de evaluación para incluirlo en tu correo electrónico.

Desde la vista general de la evaluación:

	Haz clic en el icono  Menú en la columna Acciones de la tabla de candidatos.
	Selecciona Copiar enlace de evaluación del candidato en el menú desplegable. El enlace se copiará en tu portapapeles, listo para ser pegado en tu correo electrónico.

Compartir los resultados con los candidatos

Disponible para los usuarios de todos los planes.

Puedes elegir compartir los resultados de los candidatos con ellos después de que hayan completado la evaluación. Esto les permite ver su rendimiento. El candidato solo verá los resultados de las pruebas que ha realizado dentro de tu evaluación, no verá la calificación que le has dado, ni las notas que has tomado en relación con su rendimiento, ni la información del panel contra las trampas.

Puedes compartir sus resultados de dos maneras:

1. Desde la página de resultados del candidato.
2. Desde la página de la vista general de la evaluación.

Compartir los resultados desde la página de resultados del candidato

Desde la página de resultados del candidato:

	Haz clic en el botón Enviar resultados al candidato en la esquina superior de la página.
	Haz clic en Enviar en la ventana emergente que aparece.

Compartir los resultados desde la vista general de la evaluación

Para enviar los resultados a un candidato desde la vista general de la evaluación:

	Haz clic en el icono Menú en la columna Acciones de la tabla de candidatos.
	Selecciona el botón Enviar resultados al candidato en el menú desplegable.
	Haz clic en Enviar en la ventana emergente que aparece.

Consejo: Puedes editar el correo electrónico que contiene los resultados haciendo clic en el enlace de la ventana emergente. Consulta nuestra Guía de comunicación con los candidatos a través de TestGorilla para conocer más detalles.

 

Rechazar candidatos

Disponible para los usuarios de todos los planes.

Lamentablemente, no puedes contratar a todo el mundo, por lo que el envío de correos electrónicos de rechazo es una función necesaria.  Hacemos que el proceso sea lo más sencillo posible; unos pocos clics y el candidato recibe un correo electrónico cortés. También puedes personalizar este correo electrónico para que se adapte mejor a tus necesidades.

Puedes enviar correos electrónicos de rechazo desde dos lugares:

1. La página de resultados del candidato.
2. La vista general de la evaluación.

Rechazar a alguien desde la página de resultados del candidato

Desde la página de resultados del candidato:

	Haz clic en el botón Enviar correo electrónico de rechazo en la esquina superior de la página.
	Marca la casilla en la ventana emergente que aparece. Si dejas la casilla sin marcar, el candidato será rechazado, pero no se le enviará un correo electrónico.
	Haz clic en Rechazar para confirmar.

Rechazar a alguien desde la vista general de la evaluación

Desde la página de vista general de la evaluación:

	Haz clic en el botón Rechazar en la columna Acciones de la tabla de candidatos.
	Marca la casilla en la ventana emergente que aparece. Si dejas la casilla sin marcar, el candidato será rechazado, pero no se le enviará un correo electrónico.
	Haz clic en Rechazar para confirmar.

Consejo: Puedes editar el correo electrónico de rechazo haciendo clic en el enlace que aparece en la ventana emergente. Consulta nuestra Guía de comunicación con los candidatos a través de TestGorilla para conocer más detalles.

 

Eliminar candidatos

Disponible para los usuarios de todos los planes.

Hay varias razones por las que puedes querer eliminar a un candidato de tu evaluación. Tal vez hayas ingresado su nombre o dirección de correo electrónico de manera incorrecta, o el candidato ha solicitado que sus datos sean eliminados de acuerdo con las leyes de privacidad.

Puedes eliminar al candidato desde la vista general de la evaluación. Esto elimina todos sus datos, sus resultados, instantáneas, información contra las trampas, etc., de nuestros sistemas.

Advertencia: La eliminación es permanente; no se puede recuperar la información. Asegúrate de que tienes todo lo que necesitas de los resultados antes de eliminarlos.

Para eliminar un candidato, desde la vista general de la evaluación:

	Busca el candidato en la pestaña de candidatos.
	Haz clic en el icono Menú en la columna Acciones.
	Selecciona Eliminar candidato en la lista desplegable.
	Haz clic en Eliminar en la ventana emergente que aparece.

El candidato será eliminado inmediatamente; no se le notificará que lo ha eliminado. Si aún estaba por iniciar la evaluación o estaba en proceso de completarla, ya no podrá acceder a ella. Si es necesario, puedes invitarlo de nuevo.

 

Acciones masivas

Disponible para los usuarios de los planes Starter y Pro.

Puedes realizar las siguientes acciones de forma masiva:

• Cambiar la etapa de contratación
• Enviar correos electrónicos de recordatorio
• Rechazar candidatos
• Enviar a los candidatos sus resultados

Puedes hacer esto desde la vista general de la evaluación utilizando las casillas de verificación a la izquierda del nombre de los candidatos. Puedes seleccionar o quitar la seleccionar a todos los candidatos de la lista al marcar la casilla de la parte superior izquierda. 

Cuando hayas marcado algunos candidatos, aparecerá una nueva barra de herramientas en la parte superior de la tabla del candidato. Selecciona la acción deseada.

	Cambia la etapa. Elige la etapa deseada en el menú desplegable de la ventana emergente y haz clic en Cambiar.
	Recuerda. Haz clic en Enviar en la ventana emergente que aparece para enviar tus recordatorios. Solo se enviará un recordatorio a los candidatos elegibles para recibirlo.
	Rechaza. En la ventana emergente que aparece, marca la casilla y haz clic en Cambiar. Los candidatos que ya hayan recibido un correo electrónico de rechazo no recibirán otro.
	Envía resultados. En la ventana emergente que aparece, haz clic en Enviar para enviar los correos electrónicos de los resultados. Puedes elegir entre enviar el correo electrónico de resultados a todos los candidatos seleccionados, o solo a aquellos a los que no se les hayan enviado los resultados previamente.

Consejo: Puedes editar tus correos electrónicos de resultados y de rechazo haciendo clic en el enlace de las respectivas ventanas emergentes. Consulta nuestra Guía de comunicación con los candidatos a través de TestGorilla para obtener más información.

 

Preguntas frecuentes

Mi candidato ha tenido problemas con Internet durante su evaluación. ¿Cómo puede volver a realizarla?

No es posible reiniciar el progreso de una evaluación. En casos como este, recomendamos eliminar al candidato de tu evaluación y luego invitarlo de nuevo. Ten en cuenta que, dependiendo de la parte de la evaluación que hayan completado antes de encontrarse con el problema, pueden tener una ventaja injusta sobre otros candidatos, ya que conocerán al menos algunas de las preguntas que se hacen.

¿Por qué no puedo ver a algunos candidatos en la pestaña Mis candidatos?

Si faltan candidatos en tu lista, es probable que no tengas acceso a la evaluación que han realizado, o que aún no hayan intentado comenzar la evaluación. Consulta la sección Mis candidatos de nuestro artículo de introducción a la plataforma para obtener más información.

¿Cómo puedo compartir los resultados con alguien que no sea el candidato?

Puedes descargar los resultados del candidato como un archivo CSV, XLSX oPDF. Luego puedes enviar este archivo al destinatario deseado. Consulta nuestro artículo sobre el análisis de los resultados para saber cómo hacerlo.