Bjud in, påminn, radera eller kontrollera status för dina kandidater.
Den här artikeln förklarar hur du kan hantera dina sökandes resa genom din rekryteringsprocess. Från att bjuda in dem till din utvärdering till att dela deras resultat med dem. Den här artikeln är avsedd för TestGorilla-användare med rollen Ägare, Admin eller Rekryterare.
Ungefärlig lästid 9 minuter
I denna artikel
- Bjuda in kandidater
- Kandidatens status och etapp
- Påminnelse av kandidater
- Delning av resultat
- Avvisning av kandidater
- Radera kandidater
- Massåtgärder
- Vanliga frågor
Bjuda in kandidater
För att bjuda in kandidater behöver du först en aktiv utvärdering. Du kan skapa en ny utvärdering eller använda en befintlig. Du kan bjuda in dina kandidater till din utvärdering via e-post, en offentlig länk eller via din befintliga ATS-programvara.
Du kan också anpassa inbjudan för att bättre passa ditt företags tonalitet och varumärke - samt för att inkludera mer information till dina kandidater.
Bjuda in via e-post
Bjud in kandidater enskilt, eller i bulk genom en filuppladdning - om din plan tillåter det. Oavsett vilket kommer dina kandidater att få ett anpassningsbart e-postmeddelande från TestGorilla som innehåller deras personliga länk till utvärderingen. Inbjudna kandidater kommer automatiskt att visas i din lista över kandidater i utvärderingsöversikten.
| Observera: Enskilda inbjudningar är tillgängliga för användare på alla planer. Massinbjudningar är endast tillgängliga för användare på betalplaner. |
 |
Navigera till utvärderingsöversikten. |
 |
Klicka på Invite i det övre högra hörnet. |
 |
För att bjuda in kandidater individuellt anger du kandidatens namn och e-postadress i textrutorna och klickar på Lägg till. Om du vill skicka en inbjudan till alla tillagda kandidater klickar du på Bjud in kandidater. |
 |
För att massinbjuda kandidater, klicka på fliken Massinbjudan nedanför textrutorna och ladda upp kalkylbladet med dina kandidater. Du kan antingen dra och släppa filen i popup-fönstret eller klicka på popup-fönstret för att öppna din filutforskare och välja filen. Popup-fönstret stängs av sig självt när uppladdningen är klar. |
| Observera: För att kunna bjuda in kandidater i bulk behöver du en CSV- eller XLSX-fil som innehåller namn och e-postadresser till dina kandidater. Du kan ladda ner en motsvarande mall från fliken Bjud in i bulk. |
Inbjudan via offentlig länk
Offentliga länkar är särskilt användbara om du vill ge tillgång till din utvärdering för kandidater som du ännu inte har identifierat. Att låta kandidater bjuda in sig själva minskar också arbetsbelastningen för dig, särskilt om du förväntar dig ett stort antal sökande!
När du använder en offentlig länk uppmanas dina kandidater att ange sitt namn och sin e-postadress. TestGorilla-plattformen skickar sedan automatiskt en inbjudan till utvärderingen.
| Observera: Vi inkluderar steget med e-postinbjudan för att förebygga fusk och för att förhindra att spammare översvämmar din talangpool. Av den anledningen kan detta steg inte tas bort från processen. |
Varje utvärdering innehåller en allmän länk. Denna kan kopieras från din bedömning och klistras in direkt i dina platsannonser.
Användare av Pro planerna kan skapa flera anpassade offentliga länkar för varje bedömning. På så sätt kan du ha olika länkar för varje kandidatkälla - t.ex. din karriärsida eller specifika jobbsajter - och övervaka vilka källor dina sökande har kommit från.
|
Navigera till utvärderingsöversikten. |
|
Klicka på Invite i det övre högra hörnet och sedan på fliken Dela länk. |
|
Om du har en Pro-plan och vill använda anpassade offentliga länkar klickar du på lägg till länk följt av det nya länknamnet och sedan på Spara. Om du vill använda den allmänna publika länken eller en befintlig länk fortsätter du till nästa steg. |
 |
Kontrollera att den önskade länken är aktiv och klicka sedan på Kopiera länk för att spara den i Urklipp. |
| Länken sparas i urklipp och är redo att klistras in i jobbannonsen. |
Inbjudande via ATS
Om du använder ett av de rekryteringssystem som vi är integrerade med kan du koppla det till TestGorilla, vilket gör att du kan skapa en mer sömlös process.
| Observera: ATS-integrationer är endast tillgängliga för användare med våra Pro-planer. Om du använder en ATS-integration kommer du att bjuda in dina kandidater från ATS-sidan. Se vår samling av guider om integrationer för att hjälpa dig att komma igång med ditt valda ATS. |
Kandidatens status och stadium
Tillgänglig för användare på alla planer.
Statusar och steg hjälper dig att hålla koll på dina kandidaters resa genom rekryteringsprocessen. Deras status uppdateras automatiskt av oss, medan du manuellt kan följa deras stadium i anställningsprocessen.
Status
Statusen uppdateras allteftersom din kandidat går igenom utvärderingen. Det finns fyra statusar:
| Status | Betydelse |
 Inbjuden |
En inbjudan har skickats till kandidaten. Detta kan vara via individuell/mass e-post eller din offentliga länk. Kandidater som har slutfört avsnittet med kvalificerande frågor - men som ännu inte har påbörjat utvärderingen ordentligt - kommer att bibehålla denna status. |
 Utvärdering påbörjad |
Denna status aktiveras när kandidaten påbörjar det första testet i utvärderingen. |
 Utvärderingen slutförd |
Kandidaten har framgångsrikt slutfört utvärderingen. Deras fullständiga resultat är nu tillgängligt för dig att granska. |
 Diskvalificerad |
Kandidaten har inte uppfyllt kraven för rollen - baserat på dina kvalificeringsfrågor - och kommer inte att gå vidare. |
Stadium
Genom att ange kandidaternas stadie kan du hålla reda på var de befinner sig i rekryteringsprocessen. Det finns tretton stadium att välja mellan:
 |
Ännu inte utvärderad |
 |
Utvärderad |
|
Kallad till intervju |
|
Intervjuad |
|
Inbjuden till hemtest |
|
Hemtest slutfört |
|
Referenser kontrollerade |
 |
Erbjudande skickat |
|
Erbjudandet avslogs |
|
Kandidaten drog sig tillbaka |
|
Kandidaten svarar inte |
|
Avvisad |
|
Anställd |
|
Navigera till den relevanta utvärderingsöversikten och bläddra ner tillavsnittet Kandidat |
|
Under Anställningsstadium klickar du på dropdown-menyn för den kandidat vars stadie du vill uppdatera. Standardstadiet är Ännu inte utvärderad. |
|
Välj önskat steg från listan. Dropdown-menyn stängs och dina ändringar träder i kraft omedelbart. |
Påminnelser till kandidater
Tillgänglig för användare på alla planer.
Ibland behöver dina kandidater en liten knuff för att slutföra sin utvärdering. De kanske har blivit avbrutna när de började, eller så har livet helt enkelt kommit i vägen. Förutom att vi skickar automatiska påminnelser kan du manuellt påminna din kandidat.
Automatiska påminnelser
Vi kommer automatiskt att skicka en påminnelse till dina kandidater. Detta kommer att skickas om:
- den sökande inte har påbörjat utvärderingen inom 48 timmar efter att ha fått sin inbjudan ELLER
- kandidaten har påbörjat utvärderingen men har varit inaktiv i 48 timmar.
Kandidaten kommer att få en påminnelse om att de har en utestående utvärdering, tillsammans med utvärderingslänken för enkelhetens skull. Vilken slags påminnelse de får beror på vilket villkor som uppfylls först.
Manuella påminnelser
Du kan välja att skicka egna påminnelser eller ytterligare påminnelser vid behov. Kandidaten kommer att få samma e-postmeddelande som används vid automatiska påminnelser.
|
Navigera till den relevanta utvärderingsöversikten och bläddra ner till avsnittet Kandidater |
|
Klicka på klockikonen under Åtgärder till höger om din kandidats namn. |
|
Ett bekräftelsemeddelande visas längst ned på skärmen som bekräftar att e-postmeddelandet har skickats. |
Några saker att tänka på:
 |
En grå klocka innebär att du inte kan skicka en påminnelse eftersom det har gått mindre än 48 timmar sedan den senaste aktiviteten. Aktivitet inkluderar kandidater som gör utvärderingen, samt inbjudningar och påminnelser som skickas. |
|
En svart klocka betyder att det har gått mer än 48 timmar sedan den senaste aktiviteten, så du kan skicka en påminnelse. Men ingen gillar spam, så tänk på detta innan du skickar en påminnelse. |
| Observera: TestGorila kommer inte att skicka en automatisk påminnelse om du skickar en påminnelse först. |
Kandidater som inte svarar
Ibland svarar inte kandidaterna. I sådana fall är det möjligt att inbjudningarna hamnat i deras skräppostmapp eller inte levererats på grund av deras serverinställningar för e-post. I så fall kan du försöka skicka en påminnelse från din egen e-postadress. Du kan kopiera utvärderingslänken och inkludera den i ditt e-postmeddelande.
|
Navigera till den relevanta utvärderingsöversikten och bläddra ner till avsnittet Kandidater |
|
Klicka på menyikonen i kolumnen Åtgärder i tabellen Kandidater för den kandidat som du vill skicka utvärderingslänken till. |
|
Klicka på  Kopiera länk för kandidatutvärdering från dropdown-menyn. Länken kommer att kopieras till ditt urklipp och är redo att klistras in i ditt e-postmeddelande. |
Dela resultat med kandidater
Tillgänglig för användare på alla planer.
Du kan manuellt välja att dela kandidatens resultat med dem efter att de har slutfört utvärderingen. Detta gör det möjligt för dem att se hur de presterade. Kandidaten kommer bara att se sina resultat från de tester de gjorde inom ramen för din utvärdering - de kommer inte att se ditt betyg för dem, eventuella anteckningar du har gjort om deras prestation eller någon information från anti-fuskpanelen.
Du kan dela resultat manuellt på två sätt:
|
Navigera till den relevanta utvärderingsöversikten och bläddra ner till avsnittet Kandidater |
|
Klicka på menyikonen i kolumnen Åtgärder i tabellen Kandidater för den kandidat du vill dela resultat med |
|
Klicka på  Skicka resultat till kandidat i dropdown-menyn. |
|
Klicka på Skicka i popup-fönstret som öppnas. |
ELLER
|
Klicka på en kandidatprofil |
|
Klicka på knappen Skicka resultat till kandidat i det övre högra hörnet på sidan. |
|
Klicka på Skicka i popup-fönstret som öppnas. |
| Tips: Du kan redigera e-postmeddelandet som innehåller resultaten genom att klicka på länken i popup-fönstret. Se vår Guide till kandidatkommunikation via TestGorilla för mer information. |
Avvisning av kandidater
Tillgänglig för användare på alla planer.
Tyvärr kan man inte anställa alla, så att skicka e-post med avslag är en nödvändig funktion. Vi gör processen så enkel som möjligt; några klick och din kandidat får ett artigt e-postmeddelande. Du kan också anpassa detta e-postmeddelande så att det bättre passar dina behov.
Du kan skicka avslags-e-post på två olika sätt:
|
Navigera till den relevanta utvärderingsöversikten och bläddra ner till avsnittet Kandidater |
|
Klicka på  Knappen avvisa i kolumnen Åtgärder i tabellen Kandidater. |
|
Klicka på kryssrutan i popup-fönstret som öppnas. Om du lämnar rutan omarkerad kommer kandidaten att avvisas, men inget e-postmeddelande kommer att skickas till dem. |
|
Klicka på Avvisa för att bekräfta. |
ELLER
|
Klicka på en kandidatprofil |
|
Klicka på knappen Skicka e-post med avslag i det övre hörnet av sidan. |
|
Klicka på kryssrutan i popup-fönstret som öppnas. Om du lämnar rutan omarkerad kommer kandidaten att avvisas, men inget e-postmeddelande kommer att skickas till dem. |
|
Klicka på Avvisa för att bekräfta. |
| Tips: Du kan redigera ditt avslagsmeddelande genom att klicka på länken i popup-fönstret. Se vår Guide till kandidatkommunikation via TestGorilla för mer information. |
Radera kandidater
Tillgänglig för användare på alla planer.
Det kan finnas flera anledningar till att du vill radera en kandidat från din utvärdering. Kanske har du angett deras namn eller e-postadress felaktigt, eller så har kandidaten begärt att deras uppgifter ska raderas i enlighet med dataskyddslagar.
| Varning! När du raderar en kandidat tar du bort alla uppgifter om kandidaten - resultat, ögonblicksbilder, information om fusk osv. Raderingen är permanent och ingen information kan återskapas. Se till att du har allt du behöver från resultaten innan du tar bort dem. |
|
Navigera till den relevanta utvärderingsöversikten och bläddra ner till avsnittet Kandidater |
|
Hitta kandidaten på fliken Kandidater. |
 |
Klicka på Meny ikonen i kolumnen Åtgärder för den kandidat du vill ta bort. |
 |
Välj Ta bort kandidat i dropdown-listan. |
|
Klicka på Ta bort i popup-fönstret som öppnas. |
Kandidaten kommer att tas bort omedelbart - de kommer inte att meddelas om att du har tagit bort dem. Om de ännu inte hade påbörjat utvärderingen eller höll på att slutföra den kommer de inte längre att ha tillgång till den. Om det behövs kan du bjuda in dem igen.
Massåtgärder
Tillgänglig för användare på Starter och Pro planer
Du kan utföra följande åtgärder i bulk:
 |
Ändra steg. Välj önskat stadie från dropdown-menyn i popup-fönstret och klicka på Ändra. |
 |
Påminn. Klicka på Skicka i popup-fönstret som öppnas för att skicka dina påminnelser. Endast kandidater som är berättigade att få en påminnelse kommer att få en. |
 |
Avvisa. Markera rutan i popup-fönstret som öppnas och klicka på Ändra. Kandidater som redan har fått ett e-postmeddelande om avslag kommer inte att få ett nytt. |
|
Skicka resultat. I popup-fönstret som öppnas klickar du på Skicka för att skicka resultat via e-post. Du kan välja att skicka resultatmejlet till alla kandidater som valts ut, eller bara till dem som inte har fått sina resultat skickade till sig tidigare. |
|
Navigera till den relevanta utvärderingsöversikten och bläddra ner till avsnittet Kandidater |
|
Använd kryssrutorna till vänster om kandidaternas namn. Du kan markera eller avmarkera alla kandidater i listan genom att markera rutan längst upp till vänster. |
|
När du har bockat av några kandidater visas ett nytt verktygsfält högst upp i kandidattabellen. Välj önskad åtgärd. |
| Tips: Du kan redigera dina resultat- och avslagsmeddelanden genom att klicka på länken i respektive popup-fönster. Kolla in vår Guide till kandidatkommunikation via TestGorilla för mer information. |
Vanliga frågor
Min kandidat hade problem med internet under sin utvärdering. Hur kan de göra om den?
Det är inte möjligt att återställa förloppet av en utvärdering. I fall som dessa rekommenderar vi att du tar bort kandidaten från din bedömning och sedan bjuder in dem på nytt. Tänk på att beroende på hur mycket av utvärderingen de hade slutfört innan de stötte på problemet, kan de ha en orättvis fördel gentemot andra kandidater eftersom de kommer att känna till åtminstone några av de frågor som ställs.
Varför kan jag inte se vissa kandidater på fliken Mina kandidater?
Om det saknas kandidater i din lista är det troligt att du inte har tillgång till den utvärdering de har gjort, eller att de ännu inte har påbörjat utvärderingen. Se avsnittet Mina kandidater i vår introduktionsartikel om plattformen för mer information.
Hur kan jag dela resultaten med någon annan än kandidaten?
Du kan ladda ner kandidatresultaten som antingen en CSV-, XLSX- eller PDF-fil. Du kan sedan skicka filen till den tilltänkta mottagaren. Se vår artikel om analys av resultat för mer information om hur du gör detta.