Een overzicht van de communicaties die TestGorilla verstuurt, wat je eraan kunt wijzigen en hoe deze te personaliseren.
TestGorilla werkt met een geautomatiseerd e-mailsysteem om met je kandidaten te communiceren. In dit artikel geven we een gedetailleerde uitleg van het soort e-mails dat ons platform verstuurt en welke daarvan personaliseerbaar zijn. Het artikel is bedoeld voor TestGorilla gebruikers met de rollen Eigenaar, Admin en Recruiter.
Leestijd ca. 4 minuten
In dit artikel
- E-mails die TestGorilla naar je kandidaten verstuurt
- E-mails die kunnen worden bewerkt
- Assessments plannen
- Hoe je e-mails kunt personaliseren
- Veel voorkomende vragen
E-mails die TestGorilla naar je kandidaten verstuurt
De volgende tabel is een complete lijst van e-mailcommunicaties die naar je kandidaten kunnen worden verstuurd:
|
Type e-mail |
Doel |
Bewerkbaar? |
Optioneel? |
|
Uitnodiging |
Dit is de eerste e-mail die je kandidaat van ons ontvangt en deze bevat hun gepersonaliseerde assessment link. Uitnodigingen worden door jou verstuurd op individuele basis, kunnen door de kandidaat worden aangevraagd als je een openbare link gebruikt, of kunnen worden gelanceerd door een integratie met een ATS. |
|
|
|
Herinnering |
We versturen automatisch een herinnering met hun assessment link, als er op de assessment gedurende 48 uur geen activiteit was. |
|
|
|
Resultaten |
Je kunt ervoor kiezen om de resultaten van de kandidaat met hen te delen nadat ze de assessment hebben voltooid. Ze ontvangen uitsluitend de resultaten van de testen die ze hebben afgelegd; niet de persoonlijke vragen of je scores. |
|
|
|
Afwijzing |
Deze e-mail informeert de kandidaten dat zij niet geselecteerd werden voor de volgende fase van je wervingsproces. |
|
|
| Opmerking: U kunt geen e-mailberichten bewerken als u het Free plan. |
E-mails die kunnen worden bewerkt
De volgende e-mails kunnen worden bewerkt om beter te voldoen aan jouw behoeften:
De uitnodigingsmail bewerken
Om een uitnodigingsmail te bewerken navigeer je naar de relevante assessment door deze te selecteren in het tabblad Mijn assessments.
|
Breid het gedeelte Kandidaten uitnodigen bovenaan de pagina uit. |
|
|
Klik op Uitnodigingsmail op maat maken. De sjablooneditor verschijnt als een pop-upvenster. |
|
|
Bewerk de tekst van de e-mail met het tekstvak links. Het vak rechts toont een voorbeeld van je e-mail. |
|
|
Klik op Opslaan om het bewerken te beëindigen. Wijzigingen gaan onmiddellijk in. |
| Opmerking: Het bewerken van de uitnodiging beïnvloedt uitsluitend de door jou gekozen assessment. Je kunt de uitnodiging voor iedere individuele assessment bewerken. |
Zie de Gids voor het gebruik van de teksteditor voor volledige informatie over het gebruik van de teksteditor.
De afwijzings- en resultatenmails bewerken
De afwijzings- en resultatenmails hebben ieder twee manieren om hun respectievelijke e-mail editors te bereiken:
|
In de kolom Acties van het Assessmentoverzicht klik je op het menu Meer, vervolgens selecteer je |
|
|
Vanaf de pagina Resultaten van de kandidaat klik je op de |
Resultaten naar kandidaat versturen of selecteer je het
De rest van het proces blijft voor beide gelijk:
|
Selecteer de roze link in het pop-upscherm dat verschijnt. De sjablooneditor verschijnt als een daaropvolgend pop-upvenster. |
|
|
Bewerk de tekst van de e-mail met het tekstvak links. Het vak rechts toont een voorbeeld van je e-mail. |
|
|
Klik op Opslaan en verzenden om het bewerken te voltooien. Je e-mail wordt onmiddellijk naar de kandidaat verstuurd. |
| Opmerking: Het bewerken van al deze sjablonen heeft een effect op alle respectieve e-mails van de bijbehorende assessment. Je kunt deze e-mails bewerken voor iedere individuele assessment. |
Assessments plannen
E-mails met uitnodigingen bevatten een assessmentplanner, waarmee kandidaten hun tests kunnen plannen op een moment dat hen het beste uitkomt. Ze kunnen:
- Stel een herinneringse-mail in.
- Voeg een kalendergebeurtenis toe.
- Of allebei!
Dit helpt kandidaten op schema te blijven door hen eraan te herinneren hun beoordelingen voor de deadline af te ronden, waardoor hun slaagkansen toenemen. Het systeem zorgt er ook voor dat kandidaten geen herinneringen kunnen instellen na bestaande deadlines, waardoor tijdige afronding wordt aangemoedigd.
Deze herinneringen zijn altijd beschikbaar om kandidaten te ondersteunen en kunnen niet worden uitgeschakeld. Drukke levens kunnen soms in de weg staan en deze functie zorgt ervoor dat kandidaten alle kansen krijgen om de beoordeling af te ronden en indruk op u te maken.
Hoe werkt het?
|
Kandidaten openen de e-mail met de uitnodiging voor het assessment en kiezen ervoor om het assessment later te plannen. |
|
|
De kandidaat plant een herinnering of agendagebeurtenis, waarna hij of zij een melding ontvangt op het door hem of haar gekozen tijdstip. |
Hoe je e-mails kunt personaliseren
Door je e-mails te personaliseren, kun je de communicaties beter afstemmen op je merk en je bedrijfsimago. Je kunt de gebruikte kleuren, tot de toon van de bewoording zelf, aanpassen en afstemmen op de behoeften van je bedrijf.
De e-mailtekst aanpassen
Met de teksteditor kun je automatisch tekens invullen, hyperlinks toevoegen en de algemene formattering van de tekst in je e-mail aanpassen. We hebben hier een gids die dieper ingaat op de editor en het gebruik ervan.
Het logo en de kleuren wijzigen
Beschikbaar voor Proplannen
De accounteigenaar en admingebruikers in de Proplannen kunnen een logo uploaden of hun kleurenschema wijzigen vanuit het tabblad Mijn bedrijf in het menu Gebruiker. Het artikel Accountinstellingen legt precies uit hoe je hiervoor te werk gaat. Alle wijzigingen in logo's en kleuren worden automatisch toegepast op alle communicaties.
Veel voorkomende vragen
Waarom zijn al mijn uitnodigingen geadresseerd aan dezelfde persoon?
Wellicht werd de uitnodiging tijdens het aanpassen geadresseerd aan een individu, in plaats van het gebruik van een teken om de informatie automatisch te laten invullen. Controleer je uitnodiging en pas de bestemmeling aan. Als je geen tekens of namen wil gebruiken, probeer het dan met een meer generieke "Hallo!".
Kan ik bulkmails aan kandidaten sturen?
Bulkuitnodigingen kan je versturen met de functie Bulkuitnodiging. Ook herinneringen, resultaten en weigeringen kan je in bulk versturen – ons artikel Kandidaten beheren behandelt dit volledig.
Welke informatie ontvangt een kandidaat als ik hem zijn resultaten stuur?
De kandidaten zullen alleen hun scores voor de in hun assessment opgenomen testen kunnen bekijken. Ze zullen geen inzage hebben in door je team gemaakte opmerkingen, noch de score die je hen hebt gegeven, noch in door ons verzamelde anticheatinggegevens. Meer informatie hierover vind je in het artikel Kandidaten beheren.
Is er een limiet aan het aantal uitnodigingen dat ik kan versturen?
Standaard kun je 1.000 e-mails per 24 uur versturen. Deze limiet wordt 24 uur nadat de eerste uitnodiging is verzonden opnieuw ingesteld. Als je meer dan 1.000 e-mailuitnodigingen moet versturen, neem dan contact met ons op via hello@testgorilla.com om een uitzondering aan te vragen.