Kandidaten beheren

Je kunt je kandidaten uitnodigen, herinneringen sturen, verwijderen of hun status controleren.

Dit artikel legt uit hoe jij het traject van je sollicitanten doorheen jouw wervingsproces kunt managen. Van hen uitnodigen op je assessment tot hun resultaten met hen delen. Dit artikel is voor TestGorilla gebruikers met de rollen Eigenaar, Admin en Recruiter.

Leestijd ca. 9 minuten

In dit artikel

1. Kandidaten uitnodigen
   1. Uitnodigen via e-mail
   2. Met een openbare link
2. Kandidaatstatus en -fase
   1. Status
   2. Fase
3. Kandidaten herinneren
4. Resultaten delen met kandidaten
5. Kandidaten afwijzen
6. Kandidaten verwijderen
7. Bulkacties
8. Veel voorkomende vragen

Kandidaten uitnodigen

Je kunt je kandidaten op drie manieren uitnodigen voor jouw assessment:

• E-mail. Nodig ze één voor één uit, of in bulk via een bestandsupload, als je plan dit toelaat.
• Openbare link. Plaats een link naar je assessment in je vacature. Op die manier kunnen kandidaten zichzelf uitnodigen voor de assessment, waardoor een tussenpersoon overbodig is en jij tijd bespaart.
• ATS. Als je een van de sollicitanttrackingsystemen gebruikt waarmee wij zijn geïntegreerd, kun je dit aansluiten op TestGorilla, zodat je het proces naadlozer kunt laten verlopen. 

Ongeacht of je individuele e-mail of groepsmail gebruikt, je kandidaten ontvangen van TestGorilla  een e-mail met hun gepersonaliseerde link voor de assessment. Uitgenodigde kandidaten verschijnen op jouw lijst met kandidaten in het assessmentoverzicht.

Je kunt ook de uitnodiging aanpassen om die beter af te stemmen op de toon en het merk van jouw bedrijf – en er ook meer informatie voor jouw kandidaten in opnemen.

 

Uitnodigen via e-mail

Individuele e-mail

Beschikbaar voor gebruikers in alle plannen.

Om kandidaten uit te nodigen heb je eerst een actieve assessment nodig. Je kunt een nieuwe assessment aanmaken of een bestaande gebruiken.

Vanuit je assessmentoverzicht:

	Breid de balk Kandidaten uitnodigen bovenaan de pagina uit.
	Voer de naam en het e-mailadres van de kandidaat in de tekstvakken aan de rechterzijde in.
	Klik op Uitnodigen.

 

Bulkuitnodiging

Beschikbaar voor gebruikers in alle betaalde plannen.

Om kandidaten in bulk uit te nodigen, heb je een CSV- of XLSX-bestand met de namen en e-mailadressen van jouw kandidaten nodig. Je kunt hier een sjabloon downloaden.

Vanuit je assessmentoverzicht:

	Breid de balk Kandidaten uitnodigen bovenaan de pagina uit.
	Klik op Kandidaten uitnodigen in bulk onder de tekstvakken aan de rechterzijde.
	Ofwel je bestand slepen & neerzetten in de pop-up ofwel op de pop-up zelf klikken om je bestandsverkenner te openen en het bestand te selecteren. Het pop-upvenster sluit vanzelf zodra de upload is voltooid.

 

Met een openbare link

Openbare links zijn bijzonder nuttig om kandidaten die je nog niet hebt geïdentificeerd toegang te verlenen tot jouw assessment. Kandidaten toelaten om zichzelf uit te nodigen, verlicht ook een deel van je werklast, zeker als je een groot aantal sollicitaties verwacht!

Wanneer je een openbare link gebruikt, worden jouw kandidaten verzocht hun naam en e-mailadres in te voeren. Het TestGorilla platform stuurt hen dan automatisch een uitnodiging voor de assessment.

Iedere assessment omvat één algemene openbare link. Deze kan vanuit je assessment worden gekopieerd en direct in je vacatures worden geplakt.

Gebruikers in de Pro plannen kunnen voor iedere assessment meerdere, aangepaste openbare links aanmaken. Hiermee kun je voor iedere bron van sollicitanten een andere link hebben – zoals voor jouw webpagina met carrières of specifieke vacaturesites – en de bron van herkomst van je sollicitaties monitoren.

Vanuit het assessmentoverzicht:

	Breid de balk Kandidaten uitnodigen bovenaan de pagina uit.
	Voer de naam in van de bron in het testvak met het label Kandidaatbron voor een nieuwe link en klik op Link aanmaken. Ga voor een bestaande link door naarde volgende stap.
	Klik op Link kopiëren in het linkerdeel van de pagina om de link op te slaan op je klembord.
	Klik op de pop-up die verschijnt en die je vraagt om het gebruik van een assessmentcredit voor de assessment te bevestigen.

Je link wordt opgeslagen op je klembord, klaar om in je vacature te plakken.

Tip: Werk je met openbare links, overweeg deze dan te gebruiken in combinatie met kwalificatievragen om te voorkomen dat ongekwalificeerde werkzoekenden de assessment afleggen. Dit bespaart je geld omdat je niets wordt aangerekend voor gediskwalificeerde kandidaten.

 

Kandidaatstatus en -fase

Beschikbaar voor gebruikers in alle plannen.

Statussen en fasen helpen je ook om het traject van jouw kandidaten doorheen het wervingsproces op te volgen. Hun status wordt automatisch door ons bijgewerkt, terwijl jij hun wervingsfase handmatig kunt bijhouden.

Status

De status wordt bijgewerkt zodra jouw kandidaat de assessment doorloopt. Er zijn vier statussen:

Status	Betekenis
Uitgenodigd	Er is een uitnodiging naar de kandidaat gestuurd. Dit gebeurde mogelijk via een individuele e-mail/bulkmail of jouw openbare link. Kandidaten die het gedeelte kwalificatievragen hebben ingevuld – maar de eigenlijke assessment nog niet hebben aangevat – blijven in deze status staan.
Assessment gestart	Deze status gaat in zodra de kandidaat de eerste test van de assessment begint.
Assessment voltooid	De kandidaat heeft de assessment met succes voltooid. Hun volledige resultaten zijn voor jou nu beschikbaar voor inzage.
Gediskwalificeerd	De kandidaat voldeed – op basis van jouw kwalificatievragen – niet aan de vereisten voor de rol en zal niet verder gaan.

Fase

Het instellen van de fase van kandidaten helpt je bij het opvolgen van waar zij staan in jouw beoordelingsproces. Er zijn dertien fasen om uit te kiezen:

	Nog niet geëvalueerd
	Geëvalueerd
	Uitgenodigd voor interview
	Geïnterviewd
	Uitgenodigd voor take-home test
	Take-home test voltooid
	Referenties gecontroleerd
	Aanbod verzonden
	Aanbod afgewezen
	Kandidaat heeft zich teruggetrokken
	Kandidaat reageert niet
	Afgewezen
	Aangenomen

 

Je kunt de fase instellen vanuit het assessmentoverzicht of vanaf de linkerzijde van de resultatenpagina van de kandidaat:

	Klik op het dropdownmenu Fase. De standaard fase is Nog niet geëvalueerd.
	Selecteer de gewenste fase uit de lijst. Het dropdownmenu sluit en je wijzigingen worden onmiddellijk van kracht.

 

Kandidaten herinneren

Beschikbaar voor gebruikers in alle plannen.

Soms hebben je kandidaten wat aansporing nodig om hun assessment te voltooien. Ze werden misschien onderbroken toen ze eraan begonnen, of er kwam simpelweg iets tussen. Naast het feit dat wij automatische herinneringen sturen, kun jij jouw kandidaat handmatig herinneren.

Automatische herinneringen

Wij sturen jouw kandidaten automatisch één herinnering. Deze wordt verstuurd als:

• de kandidaat niet gestart is met het assessment binnen 48 uur na ontvangst van zijn of haar uitnodiging OF
• de kandidaat het assessment heeft aangevat, maar 48 uur inactief is gebleven.

De kandidaat ontvangt een vriendelijke herinnering dat er nog een assessment open staat, met een handige link naar de assessment. De herinnering die zij ontvangen hangt af van welke situatie zich het eerst voordeed.

Handmatige herinneringen

Je kunt ervoor kiezen je eigen herinneringen of desgevallend bijkomende herinneringen te sturen.  De kandidaat ontvangt dezelfde e-mail als voor automatische herinneringen.

Om handmatige herinneringen te versturen:

	Selecteer de relevante assessment uit het tabblad Mijn assessments.
	Klik op het belpictogram rechts van de naam van je kandidaat of op het assessmentoverzicht.

Een bevestigingsmelding verschijnt onderaan het scherm ter bevestiging dat de e-mail werd verstuurd.

Let op enkele dingen:

	Een grijze bel betekent dat je geen herinnering kunt sturen, omdat het minder dan 48 uur geleden is sinds de laatste activiteit. Activiteit omvat kandidaten die het assessment doorlopen, evenals uitnodigingen en herinneringen die worden verstuurd.
	Een zwarte bel betekent dat het meer dan 48 uur geleden is sinds de laatste activiteit, dus je kunt een herinnering sturen. Maar niemand houdt van spam. Houd hier dus rekening mee voordat je een herinnering stuurt.

 

Niet-reagerende kandidaten

Soms reageren kandidaten niet. In die scenario's zijn hun uitnodigingen mogelijk in hun junkmap beland of niet afgeleverd door de instellingen van hun mailserver. In dat geval kun je misschien proberen een herinnering te sturen vanaf jouw eigen e-mailadres. Je kunt de assessmentlink kopiëren om deze in je e-mail op te nemen.

Vanuit het assessmentoverzicht:

	Klik op het  Menupictogram in de kolom Acties van de tabel Kandidaten.
	Selecteer Assessmentlink kandidaat kopiëren uit het dropdownmenu. De link wordt gekopieerd naar je klembord, klaar om in jouw e-mail te plakken.

 

Resultaten delen met kandidaten

Beschikbaar voor gebruikers in alle plannen.

Je kunt ervoor kiezen de resultaten van een kandidaat met hen te delen nadat ze de assessment hebben voltooid. Zo kunnen ze zien hoe ze hebben gepresteerd. Kandidaten zien alleen de resultaten van de testen die ze binnen jouw assessment hebben afgelegd. De door jou toegekende score op hun prestaties, of informatie van het anticheatingpanel, krijgen ze niet te zien.

Je kunt hun resultaten op twee manieren delen:

1. Vanaf de resultatenpagina van de kandidaat
2. Vanaf de pagina Assessmentoverzicht

Resultaten delen vanaf de resultatenpagina van de kandidaat

Vanaf de resultatenpagina van de kandidaat:

	Klik op de knop  Resultaten versturen naar kandidaat in de hoek bovenaan de pagina.
	Klik op Versturen in de pop-up die verschijnt.

 

Resultaten uit het assessmentoverzicht delen

Om resultaten uit het assessmentoverzicht naar een kandidaat te verzenden:

	Klik op het  Menupictogram in de kolom Acties van de tabel Kandidaten.
	Selecteer de  knop Resultaten versturen naar kandidaat uit het dropdownmenu.
	Klik op Versturen in de pop-up die verschijnt.

Tip: Je kunt de e-mail met de resultaten bewerken door te klikken op de link in de pop-up. Zie onze Gids voor communicaties met kandidaten via TestGorilla voor nadere details.

 

Kandidaten afwijzen

Beschikbaar voor gebruikers van alle plannen.

Helaas kun je niet iedereen aannemen, dus het versturen van afwijzingsmails is een noodzakelijke functie.  We maken het proces zo eenvoudig mogelijk: enkele klikken en er wordt een beleefde e-mail naar jouw kandidaat verstuurd. Je kunt deze e-mail ook aanpassen om deze beter af te stemmen op jouw behoeften.

Je kunt afwijzingsmails versturen vanaf twee plaatsen:

1. De resultatenpagina van de kandidaat
2. Het assessmentoverzicht

Iemand afwijzen vanaf de resultatenpagina van de kandidaat

Vanaf de resultatenpagina van de kandidaat:

	Klik op de knop  Afwijzingsmail versturen in de hoek bovenaan de pagina.
	Vink het vakje aan in de pop-up die verschijnt. Laat je het vakje niet aangevinkt, dan wordt de kandidaat afgewezen, maar stuur je hen geen e-mail.
	Klik op Afwijzen om te bevestigen.

Iemand uit het assessmentoverzicht weren

Vanaf de pagina Assessmentoverzicht:

	Klik op de  knop Afwijzen in de kolom Acties van de tabel Kandidaten.
	Vink het vakje aan in de pop-up die verschijnt. Laat je het vakje niet aangevinkt, dan wordt de kandidaat afgewezen, maar stuur je hen geen e-mail.
	Klik op Afwijzen om te bevestigen.

Tip: Je kunt je afwijzingsmail wijzigen door te klikken op de link in de pop-up. Zie onze Gids voor communicaties met kandidaten via TestGorilla voor nadere details.

 

Kandidaten verwijderen

Beschikbaar voor gebruikers in alle plannen.

Er zijn meerdere redenen aan te halen waarom je een kandidaat uit je assessment zou willen verwijderen. Misschien heb je hun naam of e-mailadres fout ingevoerd of heeft de kandidaat gevraagd om zijn data te laten verwijderen overeenkomstig de privacywetgeving.

Je kunt de kandidaat verwijderen uit het assessmentoverzicht. Hierdoor worden al diens data uit onze systemen verwijderd: resultaten, snapshots, anticheatinginformatie, enz.

 

Om een kandidaat te verwijderen uit het assessmentoverzicht:

	Zoek de kandidaat in het tabblad kandidaten.
	Klik op het  Menupictogram in de kolom Acties.
	Selecteer Kandidaat verwijderen uit de dropdownlijst.
	Klik op Verwijderen op de pop-up die verschijnt.

De kandidaat wordt onmiddellijk verwijderd – ze worden niet ingelicht dat jij ze hebt verwijderd. Als ze de assessment nog moesten aanvatten of er nog aan bezig waren, zullen ze er geen toegang meer toe krijgen. Indien nodig, kun je ze nogmaals uitnodigen.

 

Bulkacties

Beschikbaar voor gebruikers van de Starter- en Pro plannen

Je kunt de volgende acties in bulk voltooien:

• De wervingsfase wijzigen
• Herinneringsmails sturen
• Kandidaten afwijzen
• Kandidaten hun resultaten toesturen

Dit kan vanuit het assessmentoverzicht door gebruik te maken van de selectievakjes links van de naam van de kandidaten. Je kunt alle kandidaten in de lijst selecteren of deselecteren door het vakje linksboven aan te vinken. 

Zodra je een aantal kandidaten hebt aangevinkt, verschijnt er een nieuwe werkbalk bovenaan de tabel van de kandidaat. Selecteer de gewenste actie.

	Fase wijzigen. Kies de gewenste fase uit het dropdownmenu in de pop-up en klik op Wijzigen.
	Herinnering. Klik op Versturen op de pop-up die verschijnt om je herinneringen te versturen. Er wordt alleen een herinnering verstuurd naar kandidaten die in aanmerking komen om deze te ontvangen.
	Afwijzen. Vink het vakje aan in de pop-up die verschijnt en klik op Wijzigen. Kandidaten die reeds een afwijzingsmail hebben ontvangen, krijgen niet nog een mail.
	Resultaten versturen. In de pop-up die verschijnt, klik je op Versturen om de e-mails met resultaten te versturen. Je hebt de keuze om de resultaten per e-mail aan alle geselecteerde kandidaten te sturen, of alleen aan zij die hun resultaten nog niet toegestuurd kregen.

Tip: Je kunt je resultaten- en afwijzingsmails bewerken door te klikken op de link in de respectieve pop-ups. Zie onze Gids voor communicaties met kandidaten via TestGorilla voor meer info.

 

Veel voorkomende vragen

Mijn kandidaat had tijdens de assessment problemen met het internet. Hoe kan deze nogmaals worden afnemen?

De voortgang van een assessment resetten is niet mogelijk. In gevallen zoals deze raden wij aan de kandidaat uit je assessment te verwijderen en vervolgens opnieuw uit te nodigen. Bedenk dat ze, afhankelijk van de mate waarin ze de assessment had voltooid voordat haar probleem optrad, ze eventueel een oneerlijk voordeel heeft tegenover andere kandidaten, aangezien ze nu minstens enkele van de gestelde vragen zal kennen.

Waarom krijg ik sommige kandidaten niet te zien in het tabblad Mijn kandidaten?

Als er kandidaten uit jouw lijst ontbreken, heb je wellicht geen toegang tot de assessment die ze hebben afgelegd, of hebben ze niet geprobeerd om de assessment aan te vatten. Zie het gedeelte Mijn kandidaten van het artikel dat ons platform introduceert voor meer info.

Hoe kan ik de resultaten delen met iemand anders dan de kandidaat?

Je kunt de kandidaatresultaten downloaden als CSV-, XLSX- of PDF-bestand. Je kunt dit bestand vervolgens versturen naar de bedoelde ontvanger. Zie ons artikel resultaten analyseren voor details over hoe je hiervoor te werk gaat.