Inviti, promemoria, eliminare i candidati e controllarne lo stato.
Questo articolo spiega come gestire il percorso dei candidati attraverso il processo di reclutamento, dal momento dell'invito alla valutazione fino alla condivisione dei risultati conseguiti. Questo articolo è rivolto agli utenti di TestGorilla nei ruoli di proprietario, amministratore e reclutatore.
Tempo di lettura: circa nove minuti
Contenuto dell'articolo
-
Invitare i candidati
- Stato e fase di candidatura
- Promemoria ai candidati
- Condividere i risultati
- Rifiutare i candidati
- Eliminare i candidati
- Azioni in blocco
- Domande frequenti
Invitare i candidati
Per invitare i candidati occorre innanzitutto una valutazione attiva. Basta creare una nuova valutazione o usarne una esistente. Si possono invitare i candidati tramite e-mail, link pubblico o tramite un sistema di monitoraggio dei candidati (ATS).
L'invito può essere personalizzato per adattarlo meglio al tono e al marchio dell'azienda, e per inserire maggiori informazioni per i candidati.
Invitare via e-mail
Si possono invitare i candidati uno alla volta o in blocco caricando un file (se il proprio piano lo consente). In ogni caso i candidati riceveranno da TestGorilla un'e-mail personalizzabile contenente il link alla valutazione. I candidati invitati appariranno automaticamente nell'elenco dei candidati nel riepilogo della valutazione.
| Nota: tutti i piani consentono di invitare i candidati uno alla volta. L'invito in blocco è disponibile solo per gli utenti dei piani a pagamento. |
| Accedere al riepilogo della valutazione. | |
|
Selezionare il pulsante dedicato agli inviti nell'angolo in alto a destra. |
|
| Per invitare individualmente i candidati inserire il nome e l'indirizzo e-mail del candidato nelle caselle di testo pertinenti e procedere aggiungendoli. Per inviare l'invito a tutti i candidati aggiunti, selezionare il pulsante per invitare i candidati. | |
|
Per invitare i candidati in blocco selezionare la scheda degli inviti in blocco e caricare un foglio di calcolo contenente i candidati. Trascinare il file nel pop-up oppure selezionare l'opzione pertinente nel pop-up per caricare il file selezionandolo dal dispositivo. La finestra pop-up si chiuderà da sola terminato il caricamento. |
| Nota: per invitare i candidati in blocco bisogna usare un file CSV o XLSX contenente i nomi e gli indirizzi e-mail dei candidati. È possibile scaricare un file modello dalla scheda dedicata all'invito in blocco. |
Invitare tramite link pubblico
I link pubblici sono particolarmente utili se si vuole dare accesso alla valutazione a candidati non specifici. Inoltre, consentire ai candidati di partecipare senza doverli invitare uno a uno o in blocco riduce anche il carico di lavoro, soprattutto se ci si aspetta un gran numero di candidati!
Quando si usa un link pubblico, ai candidati viene richiesto di inserire il proprio nome e indirizzo e-mail. La piattaforma di TestGorilla invierà automaticamente un invito alla valutazione.
| Nota: abbiamo introdotto la fase di invito via e-mail per evitare sia gli imbrogli sia che l'elenco di candidati venga inondato da spam. Pertanto l'invito via e-mail non può essere eliminato dal processo. |
Ogni valutazione include un link pubblico generale che può essere copiato dalla valutazione e incollato direttamente sugli annunci di lavoro.
Gli utenti dei piani Pro possono creare vari link pubblici personalizzati per ogni valutazione. Questo permette di avere un link diverso a seconda della provenienza dei candidati distinguendo, ad esempio, se vengono dalla pagina delle carriere o da un sito di annunci specifico, monitorandone gli esiti in modo distinto.
| Accedere al riepilogo della valutazione. | |
| Selezionare il pulsante dedicato agli inviti nell'angolo in alto a destra e poi la scheda dedicata alla condivisione del link. | |
| Se si usa un piano Pro e si vuole usare i link pubblici personalizzati, selezionare l'opzione per aggiunge un link, scegliere il nome del nuovo link e confermare salvando. Coloro che scelgono di usare il link pubblico generale o un altro link esistente possono passare al punto successivo. | |
| Assicurarsi che il link desiderato sia attivo e quindi copiare il link per salvarlo negli appunti. | |
| Ora il link è salvato negli appunti, pronto a essere incollato nell'annuncio di lavoro. |
Invitare tramite ATS (sistema di monitoraggio dei candidati)
Se si usa un sistema di monitoraggio dei candidati supportato da TestGorilla, è possibile collegarlo così da rendere il processo più efficiente.
| Nota: solo gli utenti dei piani Pro possono integrare un ATS. Se si integra un ATS, si potranno invitare i candidati lato ATS. Consultare la nostra raccolta di guide sulle integrazioni per configurare l'ATS scelto. |
Stato e fase dei candidati
Disponibile per gli utenti di tutti i piani.
Gli stati e le fasi aiutano a tenere traccia del percorso dei candidati nel processo di reclutamento. Il loro stato viene aggiornato automaticamente, mentre gli utenti possono modificare in che fase è il candidato manualmente.
Stato
Lo stato si aggiorna a mano a mano che il candidato procede nella valutazione. Esistono quattro stati spiegati nella seguente tabella.
| Stato | Significato |
 Invitato |
Il candidato è stato invitato tramite un'e-mail individuale o in blocco, o tramite il link pubblico. I candidati che hanno completato le domande di idoneità, ma non hanno ancora iniziato la valutazione vera e propria, rimangono in questo stato. |
 Valutazione iniziata |
Il candidato ha iniziato il primo test della valutazione. |
 Valutazione completata |
Il candidato ha completato la valutazione. I risultati sono disponibili per essere esaminati. |
 Squalificato |
Il candidato non soddisfa i requisiti per il ruolo (in base alle domande di idoneità) e non procede oltre. |
Fase
Modificare in che fase è il candidato aiuta a monitorare dove si trova nel processo di reclutamento. Ci sono 13 fasi tra cui scegliere.
 |
Non ancora valutato |
 |
Valutato |
|
Invitato a colloquio |
|
Colloquio sostenuto |
|
Invitato al test a casa |
|
Test a casa completato |
|
Referenze verificate |
 |
Offerta inviata |
|
Offerta rifiutata |
|
Ritirato |
|
Inattivo |
|
Rifiutato |
|
Assunto |
| Nella fase di assunzione selezionare il menu a discesa del candidato di cui si vuole modificare la fase in cui è. La fase predefinita ènon ancora valutato. | |
| Selezionare la fase desiderata dall'elenco. Il menu a tendina si chiude e la modifica è subito attiva. | |
| Promemoria ai candidati |
Disponibile per gli utenti di tutti i piani.
A volte i candidati hanno bisogno di una piccola spinta per completare la valutazione. Può darsi che siano stati interrotti iniziata la valutazione o che semplicemente la vita di tutti i giorni li abbia distratti. Oltre ai promemoria automatici, è possibile inviarne altri manualmente.
Promemoria automatici
Ai candidati verrà inviato automaticamente un solo promemoria. In particolare verrà inviato nei seguenti casi:
se il candidato non ha iniziato la valutazione entro 48 ore da quando ha ricevuto un invito, oppure
- se il candidato ha iniziato la valutazione ma è rimasto inattivo per 48 ore.
- Per comodità il candidato riceverà un mite promemoria del fatto che ha una valutazione in sospeso, insieme al link per riprenderla o iniziarla. Il promemoria varia a seconda dei due casi già menzionati.
Promemoria manuali
Si possono inviare dei promemoria manuali, in aggiunta o no rispetto a quelli automatici. Il candidato riceverà la stessa e-mail usata per i promemoria automatici.
Entrare nel riepilogo della valutazione pertinente e scorrere fino alla sezione dedicata ai candidati.
| Selezionare l'icona con la campana | |
Bell, Notifications Nella parte inferiore dello schermo apparirà un messaggio che conferma che l'e-mail è stata inviata. |
|
|
Copiare il link alla valutazione |
Entrare nel riepilogo della valutazione pertinente e scorrere fino alla sezione dedicata ai candidati.
| Selezionare l'opzione per copiare il link alla valutazione tra le azioni a destra del nome del candidato. | |
| Il link copiato può essere condiviso direttamente con il candidato, e tale link è dedicato solo a lui. | |
|
Nota: il link copiato viene creato individualmente per il candidato selezionato. La condivisione del link con altri candidati comporta un punteggio e un'identificazione errati. |
| Candidati inattivi |
A volte i candidati non rispondono. L'invito potrebbe essere finito tra la posta indesiderata o non essere stato recapitato a causa della configurazione del server di posta. In questi casi si può provare a inviare un promemoria dal proprio indirizzo e-mail. Valutare se copiare il link della valutazione per includerlo nell'e-mail.
Entrare nel riepilogo della valutazione pertinente e scorrere fino alla sezione dedicata ai candidati.
| Selezionare l'icona con i tre puntini | |
icon_menu_dot Selezionare |
|
icon_link Condividere i risultati con i candidati |
Disponibile per gli utenti di tutti i piani.
Si può scegliere di condividere manualmente i risultati dei candidati dopo che hanno completato la valutazione, così da fornire un riscontro al candidato. Vedrà solo i risultati dei test svolti nell'ambito della valutazione e non vedrà la valutazione che gli è stata assegnata né le annotazioni che lo riguardano né le informazioni contenute nel pannello antifrode.
Con i piani Free, Starter e Pay-as-you-go i candidati che completano le valutazioni in lingua inglese saranno automaticamente reindirizzati a creare un profilo su TestGorilla tramite cui vedere i risultati. Con i piani Starter e Pay-as-you-go è possibile disattivare il reindirizzamento automatico dei candidati al profilo TestGorilla.
I risultati possono essere condivisi manualmente in due modi.
Entrare nel riepilogo della valutazione pertinente e scorrere fino alla sezione dedicata ai candidati.
| Selezionare l'icona con i tre puntini | |
|
icon_menu_dot Selezionare l'icona con l'e-mail |
|
Emails, Letter, Mail.1 Confermare l'invio nel pop-up. |
|
| Oppure |
Selezionare il profilo del candidato.
| Selezionare l'icona con l'e-mail | |
| Emails, Letter, Mail.1Confermare l'invio nel pop-up. |
|
| Consiglio: si può modificare l'e-mail dei risultati selezionando il link nel pop-up. Per maggiori informazioni consultare la nostra guida alle comunicazioni con i candidati tramite TestGorilla. |
| Rifiutare i candidati |
Disponibile per gli utenti di tutti i piani.
Purtroppo non è possibile assumere tutti, quindi è fondamentale poter inviare un'e-mail in cui si rifiuta un candidato. TestGorilla ha semplificato il processo il più possibile: pochi passaggi e il candidato riceve un'e-mail di cortesia personalizzabile in linea con le proprie esigenze.
L'e-mail di rifiuto può essere inviata in due modi.
Entrare nel riepilogo della valutazione pertinente e scorrere fino alla sezione dedicata ai candidati.
| Selezionare l'icona di rifiuto | |
icon_user_reject Spuntare la casella di controllo nel pop-up. Se la casella non viene spuntata, il candidato viene rifiutato ma non riceve un'e-mail. |
|
| Confermare il rifiuto tramite il pulsante dedicato. | |
| Oppure |
Selezionare il profilo del candidato.
| Selezionare l'icona dell'e-mail | |
| Emails, Letter, Mail.1Spuntare la casella di controllo nel pop-up. Se la casella non viene spuntata, il candidato viene rifiutato ma non riceve un'e-mail. |
|
| Confermare il rifiuto tramite il pulsante dedicato. | |
| Consiglio: si può modificare l'e-mail di rifiuto selezionando il link nel pop-up. Per maggiori informazioni consultare la nostra guida alle comunicazioni con i candidati tramite TestGorilla. |
| Eliminare i candidati |
Disponibile per gli utenti di tutti i piani.
Ci sono diversi motivi per cui potrebbe essere necessario eliminare un candidato dalla valutazione. Forse è stato inserito per sbaglio oppure il candidato ha richiesto di essere eliminato in linea con la normativa sulla riservatezza dei dati.
Attenzione: quando si elimina un candidato si rimuovono tutti i suoi dati, inclusi i risultati, gli screenshot e le informazioni antifrode. L'eliminazione è permanente e nessuna delle informazioni può essere recuperata. Assicurarsi di avere salvato tutto ciò che serve prima di procedere.
| Entrare nel riepilogo della valutazione pertinente e scorrere fino alla sezione dedicata ai candidati. |
| Individuare il candidato nella scheda dei candidati. | |
| Selezionare l'icona con i tre puntini | |
|
icon_menu_dot icon_user_switch |
|
| Bell, Notifications | |
| Emails, Letter, Mail.1 |
Entrare nel riepilogo della valutazione pertinente e scorrere fino alla sezione dedicata ai candidati.
Il mio candidato ha avuto problemi con Internet durante la valutazione. Come può ripeterla?
Perché non riesco a vedere alcuni candidati nella scheda dei candidati?
Come posso condividere i risultati con qualcuno che non sia il candidato?