Gestire i candidati

Invita, invia promemoria, elimina o controlla lo stato dei tuoi candidati.

Questo articolo spiega come gestire il percorso dei candidati attraverso il processo di reclutamento, dall'invito a sostenere la prova di valutazione fino alla condivisione dei risultati. L'articolo è rivolto agli utenti di TestGorilla con il ruolo di Titolare di proprietà, Amministratore o Persona addetta al reclutamento.

Tempo di lettura: 9 minuti circa

Contenuto dell'articolo

1. Invitare i candidati
1. Inviti via e-mail
2. aTramite link pubblico
2. Stato e fase dei candidati
1. Stato
2. Fase
3. Inviare promemoria ai candidati
4. Condivisione dei risultati
5. Escludere i candidati
6. Eliminare i candidati
7. Azioni in blocco
8. Domande frequenti

Invitare i candidati

Puoi invitare i candidati a sostenere la prova di valutazione in tre modi:

• E-mail. Puoi invitarli uno alla volta o tutti insieme caricando un file, se il tuo piano lo consente.
• Link pubblico. Inserisci un link alla prova di valutazione nel tuo annuncio di lavoro. In questo modo i candidati potranno autoinvitarsi, eliminando l'intermediario e consentendoti di risparmiare tempo.
• ATS. Se utilizzi un sistema di tracciamento dei candidati integrato con la nostra piattaforma, puoi collegarlo a TestGorilla per semplificare la procedura. 

Non importa se utilizzi un'e-mail individuale o di massa: ai candidati verrà inviato un messaggio da TestGorilla contenente il link personalizzato per accedere alla valutazione. I candidati invitati appariranno nel tuo elenco, all'interno della panoramica della valutazione.

Puoi anche personalizzare l'invito per adattarlo meglio al tono e al branding della tua azienda, nonché per includere ulteriori informazioni per i tuoi candidati.

Nota bene: se utilizzi un'integrazione ATS, inviterai i candidati dal lato corrispondente. Consulta la nostra raccolta di guide sulle integrazioni per ricevere aiuto per configurare il tuo ATS preferito. 

 

Inviti via e-mail

E-mail individuale

Disponibile per tutti i piani.

Per invitare i candidati, devi innanzitutto aver attivato una valutazione. Puoi creare una nuova valutazione o utilizzarne una esistente.

Dalla panoramica della valutazione:

	Espandi la barra Invita candidati nella parte superiore della pagina.
	Inserisci il nome della persona candidata e l'indirizzo e-mail nelle caselle di testo sul lato destro.
	Fai clic su Invita.

 

Inviti in blocco

Disponibile per tutti i piani in abbonamento.

Per invitare i candidati in blocco, è necessario un file CSV o XLSX contenente i loro nomi e indirizzi e-mail. Puoi scaricare un modello qui.

Dalla panoramica della valutazione:

	Espandi la barra Invita candidati nella parte superiore della pagina.
	Fai clic su Invita candidati in blocco sotto le caselle di testo sul lato destro.
	Trascina e rilascia il file nella finestra pop-upoppure fai clic sulla finestra pop-up per cercare e selezionare il file. La finestra pop-up si chiuderà da sola una volta completato il caricamento.

 

Tramite link pubblico

I link pubblici sono particolarmente utili se desideri fornire l'accesso alla tua valutazione a candidati ancora non identificati. Consentire ai candidati di autoinvitarsi ti permette anche di risparmiare tempo e risorse, in particolare se prevedi un gran numero di candidature.

Quando si utilizza un link pubblico, ai candidati viene richiesto di inserire il loro nome e indirizzo e-mail. In seguito la piattaforma TestGorilla invierà automaticamente un invito alla valutazione.

Nota bene: l'invito via e-mail è un passaggio necessario per cercare di prevenire le frodi ed evitare che gli spammer si nascondano nel tuo pool di candidati. Per questo motivo, tale passaggio non può essere eliminato dalla procedura.

Ogni valutazione include un link pubblico generale. Quest'ultimo può essere copiato dalla prova e incollato direttamente all'interno dei tuoi annunci di lavoro.

Gli utenti dei piani Pro possono creare vari link pubblici personalizzati per ogni valutazione. In questo modo potrai avere un link diverso per ogni bacino di candidati, ad esempio la pagina delle offerte di lavoro della tua azienda o bacheche specifiche, e monitorare da dove provengano le candidature.

Dalla panoramica della valutazione:

	Espandi la barra Invita candidati nella parte superiore della pagina.
	Inserisci il nome della fonte nella casella di testo denominata Origine candidati per ottenere un nuovo link, quindi fai clic su Crea link. Nel caso di un link esistente, procedial passaggio successivo.
	Fai clic su Copia link nella parte sinistra della pagina per salvare il link negli appunti.
	Fai clic su Conferma nella finestra pop-up che compare per chiedere di confermare l'utilizzo di un credito valutazione per la prova.

Il tuo link verrà salvato negli appunti e sarà pronto per essere incollato nel tuo annuncio di lavoro.

Suggerimento: quando utilizzi i link pubblici, rifletti sulla possibilità di utilizzarli in combinazione condomande preliminariper evitare che persone non qualificate sostengano la prova di valutazione. In questo modo risparmierai denaro, in quanto non ti verrà addebitato alcun costo per i candidati che non soddisfano i requisiti.

 

Stato e fase dei candidati

Disponibile per tutti i piani.

Stati e fasi ti aiutano a monitorare ulteriormente il percorso della persona candidata attraverso il processo di reclutamento. Il suo stato viene aggiornato automaticamente dalla piattaforma, mentre puoi monitorare la fase del processo di assunzione manualmente.

Stato

Lo stato verrà aggiornato man mano che la persona candidata procede con la valutazione. Vi sono quattro stati:

Stato	Significato
Invito inviato	Un invito è stato inviato alla persona candidata. L'invito in questione potrebbe essere stato inviato tramite un'e-mail individuale/in blocco o il tuo link pubblico. I candidati che hanno completato la sezione delle domande preliminari (ma che devono ancora iniziare l'effettiva prova di valutazione) rimarranno in questo stato.
Valutazione iniziata	Questo stato viene attivato quando la persona candidata inizia il primo test presente nella valutazione.
Valutazione completata	La persona candidata ha completato con successo la prova di valutazione. I risultati completi sono ora disponibili per il tuo controllo.
Persona non idonea	La persona candidata non ha soddisfatto i requisiti per la posizione lavorativa sulla base delle risposte alle domande preliminari e non può proseguire oltre.

Fase

Impostare la fase dei candidati ti aiuta a monitorarne la posizione nel processo di reclutamento. Vi sono tredici fasi tra cui scegliere:

	Valutazione non avviata
	Valutato
	Candidato invitato al colloquio
	Colloquio avvenuto
	Candidato invitato al test da sostenere da casa
	Test da sostenere da casa completato
	Referenze verificate
	Offerta inviata
	Offerta rifiutata
	Candidatura ritirata
	Il candidato non risponde
	Rifiutato
	Persona assunta

 

Puoi impostare la fase dalla panoramica della valutazione o dal lato sinistro della pagina dei risultati della persona candidata:

	Fai clic sul menù a discesa Fase. La fase predefinita è Valutazione non avviata.
	Seleziona la fase desiderata dall'elenco. Il menù a discesa verrà chiuso e le modifiche avranno effetto immediato.

 

Inviare promemoria ai candidati

Disponibile per tutti i piani.

A volte i candidati hanno bisogno di una piccola spinta per completare la valutazione. Magari sono stati interrotti durante la prova o hanno dovuto affrontare questioni personali. Oltre a impostare messaggi automatici, puoi inviare i tuoi promemoria manualmente.

Promemoria automatici

La piattaforma invierà automaticamente un singolo promemoria ai candidati. Il promemoria viene inviato se:

• la persona candidata non ha iniziato la valutazione entro 48 ore dalla ricezione dell'invito, OPPURE
• la persona candidata ha iniziato la valutazione ma è rimasta inattiva per 48 ore.

La persona candidata riceverà un promemoria con cui verrà gentilmente invitata a riprendere la prova in sospeso. Per praticità, il messaggio conterrà il link per accedere alla valutazione. Il tipo di messaggio che riceverà dipende da quale delle due condizioni verrà soddisfatta per prima.

Promemoria manuali

Se necessario, puoi scegliere di inviare uno o più promemoria manuali.  La persona candidata riceverà la stessa e-mail utilizzata per i promemoria automatici.

Per inviare un promemoria manuale:

	Seleziona la valutazione corrispondente dalla scheda Le mie valutazioni.
	Fai clic sull'icona a forma di campanaa destra del nome della persona candidata, nella panoramica della valutazione.

Un messaggio di conferma comparirà nella parte inferiore dello schermo, a riprova che l'e-mail è stata inviata.

Alcune indicazioni da tenere a mente:

	La presenza di una campana di colore grigio significa che non puoi inviare promemoria perché sono trascorse meno di 48 ore dall'ultima attività. Con "attività" si intende una serie di azioni, come lo svolgimento della prova di valutazione da parte dei candidati nonché l'invio di inviti e promemoria.
	La presenza di una campana di colore nero indica che sono trascorse più di 48 ore dall'ultima attività e che puoi quindi inviare un promemoria. Usa i messaggi con parsimonia: lo spam non è gradito a nessuno.

Nota bene: se mandi un promemoria, TestGorilla non ne invierà uno automatico.

 

Candidati che non rispondono

Può capitare che i candidati non rispondano. In casi del genere, è possibile che gli inviti siano stati mandati alla cartella di Posta indesiderata o che non siano stati recapitati a causa delle impostazioni del server di posta elettronica. Prova a inviare un promemoria dal tuo indirizzo e-mail. Puoi copiare il link alla valutazione così da incollarlo nel tuo messaggio.

Dalla panoramica della valutazione:

	Fai clic sull'icona Menù nella colonna Azioni della tabella Candidati.
	Seleziona Copia link alla valutazione dal menù a discesa. Il link verrà copiato negli appunti e sarà pronto per essere incollato nella tua e-mail.

Condividere i risultati con i candidati

Disponibile per tutti i piani.

Puoi condividere con i candidati l'esito della valutazione una volta che l'hanno completata. In questo modo potranno verificare il proprio rendimento. La persona candidata visualizzerà solo i risultati dei test inclusi nella valutazione ma non il punteggio che le hai assegnato né gli appunti relativi al suo rendimento o qualsiasi altra informazione ricavata dal pannello anti-frode.

Puoi condividere i risultati in due modi:

1. Dalla pagina dei risultati della persona candidata
2. Dalla pagina relativa alla panoramica della valutazione

Condividere l'esito dei test dalla pagina dei risultati della persona candidata

Dalla pagina dei risultati della persona candidata:

	Fai clic sul pulsante Invia risultati alla persona candidata nell'angolo superiore della pagina.
	Fai clic su Invia nella finestra pop-up che compare sullo schermo.

Condividere l'esito dei test dalla panoramica della valutazione

Per inviare i risultati alla persona candidata dalla panoramica della valutazione:

	Fai clic sull'icona Menù nella colonna Azioni della tabella Candidati.
	Fai clic sul pulsante Invia risultati alla persona candidata dal menù a discesa.
	Fai clic su Invia nella finestra pop-up che compare sullo schermo.

Suggerimento: puoi modificare l'e-mail che contiene i risultati facendo clic sul link nella finestra pop-up. Consulta la nostra Guida alle comunicazioni ai candidati tramite TestGorilla per ulteriori dettagli.

 

Escludere i candidati

Disponibile per tutti i piani.

Purtroppo non è possibile assumere tutti i candidati, ragion per cui le e-mail di esclusione diventano una funzione necessaria.  La nostra piattaforma semplifica al massimo la procedura: bastano pochi clic per inviare alla persona candidata un messaggio scritto in forma educata. Puoi anche personalizzare l'e-mail per adattarla meglio alle tue esigenze.

Puoi inviare messaggi di esclusione da due posizioni:

1. La pagina dei risultati della persona candidata
2. La panoramica della valutazione

Inviare un messaggio di esclusione dalla pagina dei risultati della persona candidata

Dalla pagina dei risultati della persona candidata:

	Fai clic sul pulsante Invia e-mail di esclusione nell'angolo superiore della pagina.
	Spunta la casella nella finestra pop-up che compare sullo schermo. Se non spunti la casella, la persona candidata verrà esclusa ma non riceverà nessuna e-mail.
	Fai clic su Escludi per confermare.

Escludere una persona candidata dalla panoramica della valutazione

Dalla pagina della panoramica della valutazione:

	Fai clic sul pulsante Escludi nella colonna Azioni della tabella Candidati.
	Spunta la casella nella finestra pop-up che compare sullo schermo. Se non spunti la casella, la persona candidata verrà esclusa ma non riceverà nessuna e-mail.
	Fai clic su Escludi per confermare.

Suggerimento: puoi modificare l'e-mail di esclusione facendo clic sul link nella finestra pop-up. Consulta la nostra Guida alle comunicazioni ai candidati tramite TestGorilla per ulteriori dettagli.

 

Eliminare i candidati

Disponibile per tutti i piani.

Ci sono diversi motivi per cui potresti voler rimuovere una persona candidata dalla tua valutazione. Magari non hai inserito il suo nome o indirizzo e-mail nel modo corretto, oppure ti ha chiesto di cancellare i suoi dati in conformità con le leggi sulla privacy.

Puoi eliminare la persona candidata dalla panoramica della valutazione. In questo modo cancellerai tutti i suoi dati (risultati, istantanee, informazioni anti-frode e via dicendo) dai nostri sistemi.

Attenzione: l'operazione è irreversibile. Una volta effettuata, le informazioni non potranno più essere recuperate. Assicurati di aver non aver più bisogno dei risultati prima di eliminarli.

Per eliminare una persona candidata dalla panoramica della valutazione:

	Trova la persona candidata nella scheda Candidati.
	Fai clic sull'icona Menù nella colonna Azioni.
	Seleziona Elimina persona candidata dall'elenco a discesa.
	Fai clic su Elimina nella finestra pop-up che compare sullo schermo.

La persona candidata verrà rimossa immediatamente ma non riceverà alcuna notifica riguardo all'avvenuta eliminazione. Nel caso in cui non abbia ancora sostenuto la valutazione o sia in procinto di completarla, non sarà più in grado di accedervi. Se necessario, puoi invitarla nuovamente.

 

Azioni in blocco

Disponibile per i piani Starter e Pro

Puoi eseguire le seguenti azioni in blocco:

• Modificare la fase del processo di assunzione
• Inviare e-mail di promemoria
• Escluderecandidati
• Inviare i risultati ai candidati

Puoi farlo dalla panoramica della valutazione utilizzando le caselle di spunta a sinistra del nome della persona candidata. È possibile selezionare o deselezionare tutti i candidati nell'elenco spuntando la casella in alto a sinistra. 

Dopo aver selezionato un certo numero di candidati, una nuova barra degli strumenti verrà visualizzata nella parte superiore della tabella. Seleziona l'azione che vuoi eseguire.

	Modifica fase. Seleziona la fase che desideridal menù a discesa nella finestra pop-up e fai clic su Modifica.
	Invia promemoria. Fai clic su Invia nella finestra pop-up che compare sullo schermo per inviare i promemoria. Solo i candidati idonei riceveranno il messaggio.
	Escludi. Nella finestra pop-up che compare sullo schermo, seleziona la casella e fai clic su Modifica. I candidati che hanno già ricevuto un'e-mail di esclusione non ne riceveranno altre.
	Invia risultati. Nella finestra pop-up che compare sullo schermo, fai clic su Invia per inviare le e-mail contenenti i risultati. Puoi scegliere di inviare i risultati a tutti i candidati selezionati o solo a quelli che non li hanno ancora ricevuti.

Suggerimento: puoi modificare le e-mail di esclusione e quelle contenenti i risultati facendo clic sul link nelle rispettive finestre pop-up. Consulta la nostra Guida alle comunicazioni ai candidati tramite TestGorilla per ulteriori informazioni.

 

Domande frequenti

Una persona candidata ha avuto problemi di connessione durante la valutazione. Come può sostenerla di nuovo?

Non è possibile reimpostare lo stato di completamento di una valutazione. In casi del genere, ti consigliamo di rimuovere la persona candidata dalla tua valutazione e di invitarla nuovamente. Ricorda: a seconda del livello di completamento della valutazione prima del verificarsi del problema, la persona candidata potrebbe avere un vantaggio rispetto ad altri perché conoscerà in anticipo alcune delle domande presenti.

Perché alcuni candidati non vengono visualizzati nella scheda I miei candidati?

Se nel tuo elenco mancano dei candidati, è probabile che tu non abbia accesso alla loro prova di valutazione oppure che non l'abbiano ancora sostenuta. Per saperne di più, consulta la sezione I miei candidati del nostro articolo introduttivo sulla piattaforma.

Come posso condividere i risultati con una persona diversa dalla persona candidata?

Puoi scaricare i risultati della persona candidata in formato CSV, XLSX o PDF  e inviare il file al destinatario desiderato. Consulta il nostro articolo sull'analisi dei risultati per maggiori dettagli su come procedere.