Convide, lembre, exclua ou verifique o status das pessoas que estão participando do seu processo seletivo.
Neste artigo, você saberá como gerenciar toda a jornada da pessoa candidata no processo de recrutamento. Saiba como convidar alguém para fazer uma avaliação e como dar feedback. Este artigo se destina a quem usa a TestGorilla nas funções de titular, admin e agente de recrutamento.
Tempo de leitura: 9 minutos
Conteúdo deste artigo
- Envio de convites
- Status e fase do processo
- Lembretes
- Feedback
- Reprovações
- Exclusão de pessoas do processo
- Ações em massa
- Perguntas frequentes
Envio de convites
Existem três formas de enviar um convite para avaliação.
- E-mail. Envie convites individualmente ou em massa por meio de um upload de arquivo, de acordo com os recursos do seu plano.
- Link público. Coloque um link para a avaliação já no anúncio da vaga. Assim, quem tiver interesse já pode iniciar o processo sem que você precise fazer mais nada.
- ATS. É possível conectar a maioria dos softwares de recrutamento e seleção à TestGorilla para seu processo transcorrer sem complicações.
Não importa se você enviará os convites individualmente ou em massa, todas as pessoas candidatas receberão um e-mail personalizado da TestGorilla com o convite para a avaliação. Você verá todos os nomes em uma lista na visão geral da avaliação.
Se quiser, também é possível personalizar o convite de acordo com o tom de voz e o branding da sua marca, bem como incluir mais informações sobre a vaga ou o processo.
Vídeo explicativo
| Nota: se estiver usando uma integração com um software de recrutamento e seleção, o convite deverá ser enviado por meio do software e não da TestGorilla. Consulte nossos guias para saber como integrar o software que sua empresa usa. |
Convites por e-mail
E-mail individual
Disponível para todos os planos.
Para começar a enviar convites, é necessário ter uma avaliação ativa. Você pode criar uma avaliação ou usar uma que já exista.
Na página de visão geral da avaliação:
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Expanda a barra "Convidar pessoas" na parte superior da página. |
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Insira o nome e o endereço de e-mail da pessoa nas caixas de texto do lado direito. |
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Clique em "Convidar". |
Convite em massa
Disponível para todos os planos pagos.
Para enviar convites em massa, é necessário ter um arquivo CSV ou XLSX com nomes e endereços de e-mails das pessoas. Temos um modelo para ajudar aqui.
Na página de visão geral da avaliação:
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Expanda a barra "Convidar pessoas" na parte superior da página. |
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Clique em "Enviar convite em massa" abaixo das caixas de texto do lado direito. |
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Arraste e solte seu arquivo na janela ou clique na janela para abrir as pastas do seu computador e selecionar o arquivo. A janela fechará sozinha depois que o upload terminar. |
Convites por link público
É muito interessante usar links públicos para dar acesso direto à sua avaliação a pessoas que ainda não se identificaram. Permitir isso também economiza tempo e trabalho, especialmente em vagas que costumam alcançar muitas pessoas.
O link público já pede o nome e o e-mail da pessoa que fará a avaliação. A TestGorilla então envia o convite para esse e-mail.
| Nota: incluímos a etapa de envio de convites para ajudar na prevenção de fraudes e evitar SPAM. Por isso, não é possível remover essa etapa do processo. |
Toda avaliação inclui um link público geral. Ele pode ser copiado e colado nos seus anúncios de vaga.
Nos plan Pro, é possível criar vários links públicos personalizados para cada avaliação. Tenha um link diferente para cada site de divulgação de vaga, seja para página de carreiras da sua empresa ou sites públicos, e monitore de onde vieram as candidaturas.
Na página de visão geral da avaliação:
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Expanda a barra "Convidar pessoas" na parte superior da página. |
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Insira o nome do site na caixa de texto chamada "Site de proveniência da pessoa candidata" e clique em Criar link. Se já tiver um link, passe para a próxima etapa. |
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Clique em "Copiar link" do lado esquerdo da página para salvar o link na área de transferência. |
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Clique em "Confirmar" quando o sistema pedir confirmação do uso de um crédito de avaliação. |
Seu link será salvo na área de transferência e estará pronto para ser colado no seu anúncio de vaga.
| Dica: quando for usar links públicos, experimente usá-los em combinação com questões eliminatórias para ajudar a impedir que pessoas não qualificadas para a vaga façam a avaliação. É um jeito ótimo de economizar dinheiro, pois você não precisará pagar por pessoas não qualificadas para a vaga. |
Status e fase do processo
Disponível para todos os planos.
Os status e fases do processo ajudam a monitorar a jornada das pessoas candidatas no processo de seleção. O status nós atualizamos automaticamente, e a fase do processo você pode registrar manualmente.
Status
O status será atualizado automaticamente durante a avaliação. Existem 4 status:
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Status |
Significado |
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Um convite foi enviado para a pessoa. Pode ter sido com envio individual ou em massa ou até mesmo com link público. As pessoas que se qualificarem nas questões eliminatórias, mas ainda não tiverem começado a avaliação, terão esse status. |
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Esse status começa quando a pessoa inicia o primeiro teste da avaliação. |
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A avaliação já foi concluída. Os resultados estão disponíveis para a sua análise. |
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A pessoa não preencheu os requisitos da vaga, de acordo com as suas questões eliminatórias, e não continuará no processo. |
Recebeu convite
Fase do processo
Definir a fase do processo ajuda a monitorar em que momento da jornada está a pessoa candidata. Existem 13 estágios:
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Sem avaliação |
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Com avaliação |
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Recebeu convite para entrevista |
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Entrevista feita |
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Recebeu convite para fazer o teste em casa |
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Teste em casa concluído |
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Referências verificadas |
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Oferta enviada |
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Oferta recusada |
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Pessoa desistiu |
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A pessoa candidata não responde |
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Sem aprovação |
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Contratação realizada |
Para definir a fase, acesse a página de visão geral da avaliação, que fica no canto esquerdo da página de resultados da pessoa candidata:
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Clique no menu suspenso "Fase do processo". A fase padrão é Sem avaliação. |
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Selecione a fase desejada. O menu suspenso será fechado, e suas mudanças entrarão em vigor na mesma hora. |
Lembretes
Disponível para todos os planos.
Às vezes pode ser necessário enviar um lembrete para as pessoas candidatas. Afinal, pode acontecer de elas terem precisado parar por algum motivo e não terem retornado ao processo. Além dos nossos lembretes automáticos, você também pode configurar lembretes manuais.
Lembretes automáticos
Enviaremos automaticamente um lembrete para cada pessoa candidata. Ele será enviado se:
- a pessoa não tiver começado a avaliação dentro de 48h após receber o convite OU
- a pessoa tiver começado a avaliação, mas tiver ficado inativa por 48 horas.
Enviaremos um lembrete amigável com o link para a avaliação. O tipo de lembrete enviado dependerá de qual condição se apresentar primeiro.
Lembrete manual
Você pode optar por enviar somente lembretes manualmente ou complementar os lembretes automáticos com os manuais. A pessoa receberá o mesmo e-mail usado para os lembretes automáticos.
Para enviar um lembrete manual:
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Selecione a avaliação na aba "Minhas avaliações". |
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Na página de visão geral da avaliação, clique no ícone de sino
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Será exibida uma mensagem de confirmação na parte de baixo da tela, indicando que o e-mail foi enviado.
É importante lembrar:
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Um sino cinza significa que você não pode enviar lembretes porque a última atividade foi há menos de 48 horas. Essa atividade pode ter sido de diversos tipos, como a pessoa candidata fazer a avaliação ou um convite ou lembrete ter sido enviado. |
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Um sino preto significa que já se passaram mais do que 48 horas desde a última atividade, por isso você já pode enviar um lembrete. Mas é claro que ninguém gosta de SPAM, então pense bem se é o momento certo de enviar um lembrete. |
| Nota: a TestGorilla não envia lembretes automáticos se você enviar um lembrete primeiro. |
Pessoas que não respondem
Pode acontecer de uma pessoa candidata não responder. Nesses casos, é possível que esses convites tenham sido enviados para a pasta de SPAM ou não tenham sido entregues por erros no servidor. Experimente enviar um e-mail do seu próprio endereço. Basta copiar o link para a avaliação e incluí-lo no e-mail.
Na página de visão geral da avaliação:
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Na tabela de pessoas candidatas, clique no ícone Menu |
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Selecione
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Copiar link da avaliação
Como dar feedback
Disponível para todos os planos.
Você pode definir que a pessoa candidata receba o feedback logo depois de concluir a avaliação. Assim, ela já saberá como se saiu. Não se preocupe, pois a pessoa só verá os resultados dos testes que fez, nunca a sua avaliação dela, nem anotações que você tenha feito e nem informações dos recursos antifraude.
Existem duas formas de dar feedback:
- Pela página de resultados da pessoa candidata
- Pela página de visão geral da avaliação
Compartilhamento via página de resultados
Na página de resultados:
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Clique no botão |
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Clique em "Enviar" na janela que aparecerá. |
Compartilhamento via visão geral da avaliação
Na página de visão geral da avaliação:
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Na tabela de pessoas candidatas, clique no ícone |
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Clique no botão |
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Clique em "Enviar" na janela que aparecerá. |
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Dica: clique no link na janela pop-up para editar o e-mail de resultados. Consulte o Guia de comunicação com pessoas candidatas da TestGorilla para saber mais. |
Reprovações
Disponível em todos os planos.
Infelizmente, não é possível contratar todas as pessoas interessadas, por isso você precisará enviar mais e-mails de reprovação do que de aprovação. Mas nós simplificamos esse processo e, com alguns cliques, a pessoa recebe um feedback gentil. Se quiser, você também pode personalizar este e-mail de acordo com as necessidades da sua empresa.
É possível enviar e-mails de reprovação de duas formas:
- Pela página de resultados da pessoa candidata
- Pela página de visão geral da avaliação
Reprovação pela página de resultados da pessoa candidata
Na página de resultados:
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Clique no botão |
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Marque a caixa que aparecerá na janela pop-up. Se você não marcar essa caixa, a pessoa será reprovada, mas não receberá nenhum e-mail. |
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Clique em "Reprovar" para confirmar. |
Reprovação pela página de visão geral da avaliação
Na página de visão geral da avaliação:
|
Clique no botão |
|
Marque a caixa que aparecerá na janela pop-up. Se você não marcar essa caixa, a pessoa será reprovada, mas não receberá nenhum e-mail. |
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Clique em "Reprovar" para confirmar. |
"Reprovar"| Dica: clique no link na janela pop-up para editar seu e-mail de reprovação. Consulte o Guia de comunicação com pessoas candidatas da TestGorilla para saber mais. |
Exclusão de pessoas do processo
Disponível para todos os planos.
Pode ser necessário excluir uma pessoa da sua avaliação por uma série de razões. Pode ser que você tenha digitado o endereço de e-mail errado ou a pessoa tenha solicitado a exclusão dos dados pessoais em conformidade com as leis de privacidade vigentes.
É possível fazer isso da página de visão geral da avaliação. Todos os dados da pessoa serão removidos dos nossos sistemas: resultados, fotos, informações antifraude etc.
| Atenção: a exclusão é permanente e não será possível recuperar nenhuma informação. Confira se você tem todas as informações necessárias antes de fazer uma exclusão. |
Para excluir uma pessoa candidata pela página de visão geral da avaliação:
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Encontre a pessoa na aba de pessoas candidatas. |
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Clique no ícone de menu |
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Selecione "Excluir pessoa candidata" no menu suspenso. |
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Clique em "Excluir" na janela pop-up que aparecer. |
A exclusão será imediata, e a pessoa não receberá nenhuma notificação a respeito disso. Caso a pessoa ainda não tenha iniciado ou concluído uma avaliação, não terá mais acesso a ela. Se precisar, você também pode convidar essa pessoa novamente.
Ações em massa
Disponível nos planos Starter e Pro
Você pode realizar as seguintes ações em massa:
- Alterar a fase do processo
- Enviar e-mails de lembrete
- Reprovar pessoas candidatas
- Enviar resultados
Tudo isso pode ser feito da página de visão geral da avaliação por meio das caixas de seleção ao lado do nome da pessoa candidata. Utilize a caixa no canto superior esquerdo para marcar ou desmarcar todas as pessoas.
Depois de escolher algumas pessoas, aparecerá uma nova barra de ferramentas acima da tabela. Selecione a ação desejada.
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Altere a fase do processo. Escolha a faseno menu suspenso da janela pop-up e clique em "Alterar". |
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Enviar lembretes. Clique em "Enviar" na janela pop-up para enviar seus lembretes. Os lembretes só serão enviados se a pessoa preencher os requisitos para receber lembretes. |
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Reprovar. Na janela pop-up, marque a caixa e clique em "Alterar". Quem já recebeu um e-mail de reprovação não receberá outro. |
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Enviar resultados. Na janela pop-up, clique em Enviar. É possível enviar e-mail para todas as pessoas ou somente para quem ainda não recebeu. |
| Dica: clique no link de cada pop-up para editar seus resultados e e-mails de reprovação. Confira nosso Guia de comunicação com pessoas candidatas da TestGorilla para saber mais. |
Perguntas frequentes
Uma pessoa que estava fazendo a minha avaliação teve problemas de conexão durante um teste. Ela pode refazer a avaliação?
Não é possível zerar o progresso de uma avaliação e fazê-la de novo. Em casos como esses, recomendamos excluir a pessoa candidata da sua avaliação e convidá-la novamente. Fique de olho: se for fazer isso, lembre que, dependendo de quanto a pessoa já tenha feito da avaliação, ela poderá ter uma vantagem sobre outras pessoas candidatas, porque já sabe a maioria das questões.
Por que a aba "Minhas pessoas candidatas" não me mostra algumas pessoas que estão no meu processo?
Se estiver faltando algum nome na sua lista, deve ser porque você não tem acesso à avaliação que essa pessoa está fazendo ou porque ela ainda não começou a avaliação. Consulte a seção Minhas pessoas candidatas no nosso artigo de introdução à plataforma para saber mais.
Como faço para compartilhar os resultados com outra pessoa que não seja quem fez a avaliação?
É possível baixar os resultados da pessoa candidata nos formatos CSV, XLSX ou PDF. Depois, é só enviar esse arquivo para quem desejar. Consulte nosso artigo sobre análise de resultados para saber mais.