Kandidatkommunikasjon gjennom TestGorilla

En oversikt over kommunikasjonen TestGorilla sender, hva som kan endres, og hvordan du legger til personlig tilpasning.

TestGorilla bruker et automatisert e-postsystem for å kommunisere med kandidatene dine. I denne artikkelen beskriver vi typen e-poster plattformen vår sender, i tillegg til hvilke som kan tilpasses. Denne artikkelen er for TestGorilla-brukere med rollene Eier, Administrator og Rekrutterer.

Cirka lesetid: 4 minutter

I denne artikkelen

1. E-poster sendt til kandidatene dine fra TestGorilla
2. E-poster som kan redigeres
1. Redigere e-postinvitasjonen
2. Redigere e-post om avvisning og resultater
3. Planlegging av en vurdering
4. Slik tilpasser du e-postene dine
1. Tilpassing av e-postteksten
2. Endring av logo og farger
5. Vanlige spørsmål

E-poster sendt til kandidatene dine fra TestGorilla

Følgende tabell er en fullstendig liste over e-postkommunikasjon som kan sendes til kandidatene dine:

E-posttype	Formål	Redigerbar?	Valgfri?
Invitasjon	Dette er den første e-posten kandidaten din mottar fra oss, og den inkluderer en personlig evalueringskobling. Invitasjoner sendes enkeltvis av deg, kan forespørres av kandidaten når du bruker en offentlig kobling, eller kan utløses gjennom en integrasjon med en ATS.
Påminnelse	Vi sender automatisk en påminnelse, som inkluderer evalueringskoblingen, hvis det ikke har vært aktivitet på evalueringen på 48 timer.
Resultater	Du kan velge å dele kandidatens resultater med vedkommende etter at de har fullført evalueringen. Kandidaten vil kun motta resultatene av testene han eller hun tok, og ikke de tilpassede spørsmålene eller vurderingene dine.
Avvisning	Denne e-posten informerer kandidaten om at han eller hun ikke er valgt til neste trinn i rekrutteringsprosessen.

E-poster som kan redigeres

Følgende e-poster kan redigeres, slik at de passer behovene dine bedre:

1. Invitasjon
2. Avvisning
3. Resultater

Redigere e-postinvitasjonen

Hvis du vil redigere e-postinvitasjonen, går du til den relevante evalueringen ved å velge den i fanen Mine evalueringer.

	Utvid delen Inviter kandidater øverst på siden.
	Klikk på Tilpass e-postinvitasjon. Redigeringsprogrammet for maler vises som et popup-vindu.
	Rediger teksten i e-posten ved hjelp av venstre tekstboks. I høyre boks ser du en forhåndsvisning av e-posten din.
	Klikk på Lagre for å fullføre redigeringen. Endringer trer i kraft umiddelbart.

Se Bruke veiledningen for tekstredigeringsprogrammet for fullstendig informasjon om bruk av tekstredigeringsprogrammet.

Redigere e-post om avvisning og resultater

E-postene for avvisning og resultater når sine e-postredigeringsprogrammer på to måter:

	I kolonnen Handlinger i evalueringsoversikten, klikker du på Mer-menyen og velger deretter Send resultater til kandidaten eller velger Avvis kandidat-ikonet for handlingen du trenger.
	Fra kandidatens resultatside klikker du på Avvis kandidat-knappen eller   Send resultater til kandidaten-knappen øverst i høyre hjørnet på siden – for den handlingen du trenger.

Resten av prosessen forblir den samme for begge:

	Velg den rosa koblingen i popup-vinduet som vises. Redigeringsprogrammet for maler vises som et ekstra popup-vindu.
	Rediger teksten i e-posten ved hjelp av venstre tekstboks. I høyre boks ser du en forhåndsvisning av e-posten din.
	Klikk på Lagre og send for å fullføre redigeringen. E-posten din sendes umiddelbart til kandidaten.

Planlegging av en vurdering

E-postinvitasjonen inneholder en vurderingsplanlegger, slik at kandidatene kan planlegge å ta vurderingene på det tidspunktet som passer best for dem. De kan:

• Legge til en påminnelse via e-post.
• Legge til en kalenderhendelse.
• Eller begge deler!

Dette hjelper kandidatene med å holde seg på sporet ved å minne dem på å fullføre vurderingene før fristen, noe som øker sannsynligheten for at de vil lykkes. Systemet sørger også for at kandidatene ikke kan sette påminnelser etter eksisterende vurderingsfrister, slik kat de oppfordes til å fullføre i tide.

Disse påminnelsene er alltid tilgjengelige for å støtte kandidatene, og kan ikke deaktiveres. Et travelt liv kan noen ganger komme i veien, og denne funksjonen sørger for at kandidatene har alle muligheter til å kunne fullføre vurderingen og imponere deg.

Hvordan fungerer det?

	Kandidatene åpner e-posten med invitasjon til vurdering og velger å planlegge vurderingen til et senere tidspunkt.
	Kandidaten legger inn en påminnelse eller en kalenderhendelse, og mottar deretter et varsel på det tidspunktet han eller hun har valgt.

Slik tilpasser du e-postene dine

Når du tilpasser e-postene dine, kan du få kommunikasjonen til å passe bedre med bedriftens image. Fra fargene som brukes, til tonen i selve ordlyden, kan du endre disse til å samsvare med bedriftens behov. 

Tilpassing av e-postteksten

Med tekstredigeringsprogrammet kan du bruke autofylltokener, legge til hyperkoblinger og endre den generelle formateringen av teksten i e-posten. Vi har en veiledning her som går i mer detalj om redigeringsprogrammet og dets bruksområder.

Endring av logo og farger

Tilgjengelig på Pro-planer

Kontoeieren og administrator-brukere på Pro-planer kan laste opp en logo eller endre fargevalg fra fanen Min bedrift i brukermenyen. Artikkelen om kontoinnstillinger går i detalj om hvordan du gjør dette. Alle endringer i logoer og farger brukes automatisk på all kommunikasjon.

Vanlige spørsmål

Hvorfor adresseres alle invitasjonene mine til samme person?

Det er sannsynlig at den ble adressert til én person, når du tilpasset invitasjonen, i stedet for å bruke et token til å fylle ut informasjonen automatisk. Sjekk invitasjonen, og endre hvem den adresseres til. Hvis du ikke vil bruke tokener eller navn, kan du prøve en mer generell «Hei der!» i stedet.

Kan jeg masseutsende e-post til kandidater?

Masseutsending av invitasjoner kan brukes ved hjelp av funksjonen Masseutsending av invotasjoner. Påminnelser, resultater og avvisninger kan også masseutsendes. Artikkelen Administrasjon av kandidater dekker dette i sin helhet.

Hvilken informasjon mottar kandidaten hvis jeg sender resultatene?

Kandidaten kan bare se poengsummene sine fra testene som er inkludert i evalueringen. Kandidaten vil ikke kunne se noen notater teamet ditt har laget, eller hvordan du har vurdert vedkommende, eller informasjonen som er samlet inn om hvordan motvirke fusk. Du finner mer informasjon om dette i artikkelen Administrasjon av kandidater.

Er det en grense for hvor mange invitasjoner jeg kan sende?

Som standard kan du sende 1 000 e-poster per 24 timer. Denne grensen tilbakestilles 24 timer etter at den første invitasjonen er sendt. Hvis du trenger å sende mer enn 1 000 e-postinvitasjoner, kan du kontakte oss på hello@testgorilla.com for å be om et unntak.