Bjud in, påminn, ta bort eller kontrollera kandidaternas status.
I den här artikeln förklaras hur du kan hantera sökandes resa genom din rekryteringsprocess. Från att bjuda in dem till din utvärdering till att dela deras resultat med dem. Den här artikeln är till för TestGorilla-användare med rollen ägare, administratör eller rekryterare.
Ungefärlig lästid 9 minuter
I den här artikeln
- Bjuda in kandidater
- Kandidatstatus och fas
- Påminna kandidater
- Dela resultat
- Refusera kandidater
- Ta bort kandidater
- Massåtgärder
- Vanliga frågor
Bjuda in kandidater
Du kan bjuda in dina kandidater till din utvärdering på tre sätt:
- E-post. Bjud in dem en i taget eller i grupp via en filuppladdning – om din plan tillåter det.
- Offentlig länk. Lägg till en länk till din utvärdering i din jobbannons. På så sätt kan kandidaterna bjuda in sig själva till utvärderingen, hoppa över mellanhänder och spara tid.
- ATS. Om du använder ett av de söksystem som vi är integrerade med kan du ansluta det till TestGorilla, så att du kan göra din process smidigare.
Oavsett om du använder ett enskilt e-postmeddelande eller ett massutskick får dina kandidater ett e-postmeddelande från TestGorilla med deras personliga länk till utvärderingen. Inbjudna kandidater visas i din kandidatlista i utvärderingsöversikten.
Du kan även anpassa inbjudan så att den passar ditt företags ton och varumärke bättre, samt för att ge dina kandidater mer information.
Obs! Om du använder en ATS-integration kommer du att bjuda in dina kandidater från ATS-sidan. Se vår samling av guider om integrationer för att hjälpa dig att komma igång med dina ATS-val.
Bjuda in via e-post
Individuell e-postadress
Tillgänglig för användare med alla planer.
För att bjuda in kandidater behöver du först en aktiv utvärdering. Du kan skapa en ny utvärdering eller använda en befintlig.
Från din utvärderingsöversikt:
|
Expandera fältet Bjud in kandidater överst på sidan. |
|
|
Ange kandidatens namn och e-postadress i textrutorna till höger. |
|
|
Klicka på Bjud in. |
Massinbjudan
Tillgänglig för användare med alla betalplaner.
Om du vill bjuda in flera kandidater samtidigt måste du ha en CSV- eller XLSX-fil med dina kandidaters namn och e-postadresser. Du kan hämta en mall här.
Från din utvärderingsöversikt:
|
Expandera fältet Bjud in kandidater överst på sidan. |
|
|
Klicka på Bjud in flera kandidater under textrutorna till höger. |
|
|
Dra eller släpp filen till popupfönstreteller klicka på popupfönstret för att öppna utforskaren och välja filen. Popupfönstret stängs av sig självt när uppladdningen är klar. |
Via offentlig länk
Offentliga länkar är särskilt användbara om du vill ge kandidater som du inte har identifierat ännu åtkomst till din utvärdering. Om du tillåter kandidater att bjuda in sig själva eliminerar du också en del av arbetet åt dig, särskilt om du förväntar dig ett stort antal sökande!
När du använder en offentlig länk uppmanas dina kandidater att ange sitt namn och sin e-postadress. TestGorilla-plattformen skickar sedan automatiskt en inbjudan till utvärderingen.
Obs! Vi inkluderar steget för e-postinbjudan för att förhindra fusk och för att förhindra att skräppostare översvämmar din talangpool. Av den anledningen kan det här steget inte tas bort från processen.
Varje utvärdering har en offentlig länk. Den kan kopieras från din utvärdering och klistras in direkt i dina jobbannonser.
Användare med Pro plan kan skapa flera anpassade offentliga länkar för varje utvärdering. På så sätt kan du ha en specifik länk för varje kandidatkälla – till exempel din karriärsida eller specifika jobbanslagstavlor – och övervaka vilka källor dina sökande kommer från.
Från utvärderingsöversikten:
|
Expandera fältet Bjud in kandidater överst på sidan. |
|
|
Ange namnet på källan i textrutan med etiketten Kandidatkälla för en ny länk och klicka på Skapa länk. Om du vill ha en befintlig länk fortsätter du tillnästa steg. |
|
|
Klicka på Kopiera länk på den vänstra delen av sidan för att spara länken till urklipp. |
|
|
Klicka på Bekräfta i popupfönstret som visas där du uppmanas att bekräfta användningen av en kredit för utvärderingen. |
Din länk sparas i urklipp och kan klistras in i din jobbannons.
Tips: När du använder offentliga länkar kan du överväga att använda dem i kombination medkvalificerande frågorför att förhindra att okvalificerade arbetssökande gör utvärderingen. Detta sparar pengar eftersom du inte debiteras för diskvalificerade kandidater.
Kandidatstatus och fas
Tillgänglig för användare med alla planer.
Statusar och faser hjälper dig att hålla koll på kandidatens resa genom rekryteringsprocessen. Vi uppdaterar deras status automatiskt, men du kan hålla reda på deras anställningsfas manuellt.
Status
Statusen uppdateras när din kandidat fortsätter genom utvärderingen. Det finns fyra statusar:
|
Status |
Betydelse |
|
Inbjuden |
En inbjudan har skickats till kandidaten. Detta kan ske via e-post för enskilda personer/i grupp eller via din offentliga länk. Kandidater som har slutfört avsnittet med kvalificerande frågor – men ännu inte har börjat göra själva utvärderingen – förblir med denna status. |
|
Utvärdering startad |
Denna status aktiveras när kandidaten startar det första testet i utvärderingen. |
|
Utvärdering slutförd |
Kandidaten har slutfört utvärderingen. Deras fullständiga resultat är nu tillgängliga för dig att granska. |
|
Diskvalificerad |
Kandidaten uppfyller inte kraven för rollen – baserat på dina kvalificerande frågor – och kommer inte att gå vidare. |
Fas
Genom att ställa in kandidaternas nivå kan du hålla reda på var de är i din rekryteringsprocess. Det finns tretton steg att välja mellan:
|
Ännu inte utvärderad |
|
|
Utvärderad |
|
|
Inbjuden till intervju |
|
|
Intervjuad |
|
|
Inbjuden att utföra hemuppgift |
|
|
Hemuppgift slutförd |
|
|
Referenser kontrollerade |
|
|
Erbjudandet skickat |
|
|
Erbjudandet avvisades |
|
|
Kandidaten drog sig ur |
|
|
Kandidaten svarar inte |
|
|
Nekad |
|
|
Anställd |
Du kan ställa in fasen från utvärderingsöversikten eller från vänster sida av kandidatens resultatsida:
|
Klicka på rullgardinsmenyn i fasen. Standardfasen är Ännu inte utvärderad. |
|
|
Välj önskad fas i listan. Rullgardinsmenyn stängs och dina ändringar börjar gälla omedelbart. |
Påminna kandidater
Tillgänglig för användare med alla planer.
Ibland behöver dina kandidater en liten knuff för att slutföra sin utvärdering. De kan ha avbrutits när de började eller så har livet helt enkelt kommit i vägen. Utöver att vi skickar automatiska påminnelser kan du påminna din kandidat manuellt.
Automatiska påminnelser
Vi skickar automatiskt en påminnelse till dina kandidater. Detta skickas om:
- kandidaten inte har påbörjat utvärderingen inom 48 timmar efter att ha fått sin inbjudan ELLER
- kandidaten har påbörjat utvärderingen, men varit inaktiv i 48 timmar.
Kandidaten får en vänlig påminnelse om att de har en utestående utvärdering, tillsammans med utvärderingslänken för att göra det enklare. Påminnelsen de får beror på vilket villkor som uppfylls först.
Manuella påminnelser
Du kan välja att skicka dina egna påminnelser eller ytterligare påminnelser vid behov. Kandidaten får samma e-postadress som används för automatiska påminnelser.
Så här skickar du en manuell påminnelse:
|
Välj relevant utvärdering på fliken Mina utvärderingar. |
|
|
Klicka på klockikonen till höger om kandidatens namn i utvärderingsöversikten. |
Ett meddelande visas längst ner på skärmen som bekräftelse på att e-postmeddelandet har skickats.
Några saker att tänka på:
|
En grå klocka innebär att du inte kan skicka en påminnelse eftersom det har gått mindre än 48 timmar sedan den senaste aktiviteten. Aktiviteten omfattar kandidater som gör utvärderingen, samt inbjudningar och påminnelser som skickas. |
|
|
En svart klocka innebär att det har gått mer än 48 timmar sedan den senaste aktiviteten, så du kan skicka en påminnelse. Men tänk på att ingen gillar skräppost innan du skickar en påminnelse. |
Obs! TestGorilla skickar inte en automatisk påminnelse om du skickar en först.
Kandidater som inte svarar
Ibland svarar inte kandidaterna. I sådana fall är det möjligt att deras inbjudningar skickas till deras skräppostmapp eller att de inte levereras på grund av e-postserverns inställningar. I så fall kan du försöka skicka en påminnelse från din egen e-postadress. Du kan kopiera utvärderingslänken så att den inkluderas i din e-postadress.
Från utvärderingsöversikten:
|
Klicka på menysymbolen i kolumnen Åtgärder i tabellen Kandidater. |
|
|
Välj länken Kopiera kandidatutvärdering i rullgardinsmenyn. Länken kopieras till urklipp och kan klistras in i din e-post. |
Dela resultat med kandidater
Tillgänglig för användare med alla planer.
Du kan välja att dela en kandidaternas resultat med dem efter att de har slutfört utvärderingen. På så sätt kan de se hur de presterade. Kandidaten kommer endast att se sina resultat från de tester de gjorde i din utvärdering – de kommer inte att se din gradering av dem, eventuella anteckningar som du har gjort om deras prestationer eller information från antifuskpanelen.
Du kan dela deras resultat på två sätt:
- Från kandidatens resultatsida
- Från sidan Utvärderingsöversikt
Dela resultaten från kandidatens resultatsida
Från kandidatens resultatsida:
|
Klicka på knappen Skicka resultat till kandidat i det övre hörnet på sidan. |
|
|
Klicka på Skicka i popupfönstret som visas. |
Dela resultat från utvärderingsöversikten
Så här skickar du resultaten till en kandidat från utvärderingsöversikten:
|
Klicka på menysymbolen i kolumnen Åtgärder i tabellen Kandidater. |
|
|
Välj knappen Skicka resultat till kandidat i rullgardinsmenyn. |
|
|
Klicka på Skicka i popupfönstret som visas. |
Tips: Du kan redigera e-postmeddelandet som innehåller resultaten genom att klicka på länken i popupfönstret. Se vår guide till kandidatkommunikation via TestGorilla för mer information.
Refusera kandidater
Tillgänglig för användare med alla planer.
Tyvärr kan du inte anställa alla, så att skicka refuseringsmeddelanden är en nödvändig funktion. Vi gör processen så enkel som möjligt. Några klick och din kandidat får ett artigt e-postmeddelande. Du kan även anpassa det här e-postmeddelandet så att det passar dina behov bättre.
Du kan skicka e-postmeddelanden med refuseringar från två platser:
- Kandidatens resultatsida
- Utvärderingsöversikten
Refusera från kandidatens resultatsida
Från kandidatens resultatsida:
|
Klicka på knappen Skicka refusering via e-post i det övre hörnet på sidan. |
|
|
Markera rutan i popupfönstret som visas. Om du lämnar rutan avmarkerad refuseras kandidaten, men ett e-postmeddelande skickas inte till kandidaten. |
|
|
Klicka på Refusera för att bekräfta. |
Refusera från utvärderingsöversikten
Från utvärderingens översiktssida:
|
Klicka på knappen Refusera i kolumnen Åtgärder i tabellen Kandidater. |
|
|
Markera rutan i popupfönstret som visas. Om du lämnar rutan avmarkerad refuseras kandidaten, men ett e-postmeddelande skickas inte till kandidaten. |
|
|
Klicka på Refusera för att bekräfta. |
Tips: Du kan redigera e-postmeddelandet om refusering genom att klicka på länken i popupfönstret. Se vår guide till kandidatkommunikation via TestGorilla för mer information.
Ta bort kandidater
Tillgänglig för användare med alla planer.
Det finns ett antal anledningar till att du kan vilja ta bort en kandidat från din utvärdering. Du har kanske angett fel namn eller e-postadress, eller så har kandidaten begärt att deras uppgifter ska raderas i enlighet med sekretesslagarna.
Du kan ta bort kandidaten från utvärderingsöversikten. Detta tar bort alla deras data – deras resultat, ögonblicksbilder, information om bedrägeribekämpning osv. – från våra system.
Varning: Borttagningen är permanent. Ingen del av informationen kan återställas. Se till att du har allt du behöver från resultaten innan du tar bort dem.
Så här raderar du en kandidat från utvärderingsöversikten:
|
Hitta kandidaten på fliken Kandidater. |
|
|
Klicka på menysymbolen i kolumnen Åtgärder. |
|
|
Välj Ta bort kandidat i rullgardinsmenyn. |
|
|
Klicka på Ta bort i popupfönstret som visas. |
Kandidaten tas bort omedelbart – de kommer inte att meddelas om att du har tagit bort dem. Om de ännu inte hade börjat med utvärderingen eller var på gång att slutföra den har de inte längre tillgång till den. Vid behov kan du bjuda in dem igen.
Massåtgärder
Tillgänglig för användare med Starter plan och Pro plan
Du kan utföra följande åtgärder samtidigt:
- Ändra anställningsfas
- Skicka påminnelser via e-post
- Refuserakandidater
- Skicka kandidaterna deras resultat
Du kan göra detta från utvärderingsöversiktengenom att använda kryssrutorna till vänster om kandidaternas namn. Du kan välja eller avmarkera alla kandidater i listan genom att markera rutan längst upp till vänster.
När du har checkat ut några kandidater visas ett nytt verktygsfält högst upp i kandidattabellen. Välj önskad åtgärd.
|
Ändra fas. Välj önskad fasi rullgardinsmenyn i popupfönstret och klicka på Ändra. |
|
|
Påminna. Klicka på Skicka i popupfönstret som visas för att skicka dina påminnelser. Endast kandidater som är aktuella för en påminnelse får en påminnelse. |
|
|
Refusera. Markera rutan i popupfönstret och klicka på Ändra. Kandidater som redan har fått ett e-postmeddelande med en refusering kommer inte att få ett till. |
|
|
Skicka resultat. Klicka på Skicka i popupfönstret som visas för att skicka resultatmeddelanden. Du kan välja att skicka e-postmeddelandet med resultaten till alla valda kandidater, eller endast de som inte har fått sina resultat tidigare. |
Tips: Du kan redigera dina resultat och e-postmeddelanden med refuseringar genom att klicka på länken i respektive popupfönster. Läs vår guide till kommunikation med kandidater via TestGorilla för mer information.
Vanliga frågor
Min kandidat hade problem med uppkopplingen under sin utvärdering. Hur kan de göra den igen?
Det går inte att återställa förloppet för en utvärdering. I sådana fall rekommenderar vi att du tar bort kandidaten från din utvärdering och sedan bjuder in den igen. Tänk på att beroende på hur mycket av utvärderingen som slutfördes innan de fick frågan kan de få en orättvis fördel jämfört med andra kandidater eftersom de kommer att känna till åtminstone några av de frågor som ställs.
Varför kan jag inte se några kandidater på fliken Mina kandidater?
Om det saknas kandidater på din lista är det troligt att du inte har tillgång till den utvärdering de har gjort, eller att de ännu inte har försökt påbörja utvärderingen. Se avsnittet Mina kandidater i vår artikel där plattformen introduceras för mer information.
Hur kan jag dela resultaten med någon annan än kandidaten?
Du kan hämta kandidatresultaten i filformaten CSV, XLSX eller PDF. Du kan sedan skicka filen till den avsedda mottagaren. Se vår artikel Analysera resultat för mer information om hur du gör detta.