Administrere kandidater

Inviter, påminn, slett eller sjekk statusen til kandidatene dine.

Denne artikkelen forklarer hvordan du kan administrere søkernes reise gjennom rekrutteringsprosessen. Fra å invitere dem til evalueringen til å dele resultatene med dem. Denne artikkelen er for TestGorilla-brukere med rollene Eier, Administrator eller Rekrutterer.

Cirka lesetid: 9 minutter

I denne artikkelen

1. Invitere kandidater
1. Invitere via e-post
2. Via offentlig kobling
2. Kandidatstatus og -stadium
1. Status
2. Stadium
3. Påminne kandidater
4. Dele resultater
5. Avvise kandidater
6. Slette kandidater
7. Massehandlinger
8. Vanlige spørsmål

Invitere kandidater

Du kan invitere kandidatene til evalueringen på tre måter:

• E-postadresse. Inviter dem én om gangen, eller samlet gjennom en filopplasting – hvis planen tillater det.
• Offentlig kobling. Plasser en kobling til evalueringen i stillingsannonsen din. På denne måten kan kandidatene invitere seg selv til evalueringen, kutte ut mellommannen og spare tid.
• ATS. Hvis du bruker et av søkersporingssystemene vi er integrert med, kan du koble det til TestGorilla, slik at du kan gjøre prosessen mer sømløs. 

Enten du bruker individuelle eller masseutsendte e-poster, får kandidatene dine tilsendt en e-post fra TestGorilla , som inneholder en personlig kobling til evalueringen. Inviterte kandidater vises i listen over kandidater på evalueringsoversikten.

Du kan også tilpasse invitasjonen slik at den passer bedre til selskapets tone og merkevarebygging – i tillegg til å inkludere mer informasjon for kandidatene.

Merk: Hvis du bruker en ATS-integrasjon, inviteres kandidatene dine fra ATS-siden. Se vår samling av veiledninger om integrasjoner for å hjelpe deg med å sette opp din valgte ATS. 

Invitere via e-post

Individuell e-post

Tilgjengelig for brukere på alle planer.

For å invitere kandidater trenger du en aktiv evaluering. Du kan opprette en ny evaluering eller bruke en eksisterende en.

Fra evalueringsoversikten:

	Utvid Inviter kandidater-feltet øverst på siden.
	Skriv inn kandidatnavnet og e-postadressen i tekstboksene på høyre side.
	Klikk på Inviter.

 

Masseinvitasjon

Tilgjengelig for brukere på alle betalte planer.

For å invitere flere kandidater samtidig må du ha en CSV- eller XLSX-fil som inneholder navnene og e-postadressene til kandidatene dine. Du kan laste ned en mal her.

Fra evalueringsoversikten:

	Utvid Inviter kandidater-feltet øverst på siden.
	Klikk på Inviter flere kandidater samtidigunder tekstboksene på høyre side.
	Du kan enten dra og slippe filen til popup-vinduet,eller klikke i popup-vinduet for å åpne filutforskeren og velge filen. Popup-vinduet lukkes av seg selv etter at opplastingen er fullført.

Via offentlig kobling

Offentlige koblinger er spesielt nyttige hvis du ønsker å gi tilgang til evalueringen til kandidater som du ikke har identifisert ennå. Å la kandidater invitere seg selv fjerner også noe av arbeidet for deg, spesielt hvis du forventer et stort antall søkere!

Når du bruker en offentlig kobling, blir kandidatene dine bedt om å oppgi navn og e-postadresse. TestGorilla-plattformen vil deretter automatisk sende dem en invitasjon til evalueringen.

Merk: Vi inkluderer invitasjonstrinnet for e-post for å bidra til å forhindre fusk, samt forhindre at søppelpostavsendere fyller talentpuljen din. På grunn av dette kan ikke dette trinnet fjernes fra prosessen.

Hver evaluering inkluderer én generell offentlig kobling. Denne kan kopieres fra evalueringen og limes direkte inn i stillingsannonsene.

Brukere på Pro-planer kan opprette flere egendefinerte offentlige koblinger for hver evaluering. Dette gjør det mulig å ha en ulik kobling for hver kandidatkilde, for eksempel karrieresiden din eller bestemte stillingstavler, og overvåke hvilke kilder søkerne har kommet fra.

Fra evalueringsoversikten:

	Utvid Inviter kandidater-feltet øverst på siden.
	Skriv inn navnet på kilden i tekstboksen merket Kandidatkilde, for å få en ny kobling, og klikk på Opprett kobling. For en eksisterende kobling går du videre tilneste trinn.
	Klikk på Kopier kobling til venstre på siden for å lagre koblingen til utklippstavlen.
	Klikk på Bekreft i popup-vinduet som vises, med spørsmål om å bekrefte bruken av evalueringsskreditt for evalueringen.

Koblingen lagres på utklippstavlen. Den er klar til å limes inn i stillingsannonsen din.

Tips: Når du bruker offentlige koblinger, bør du vurdere å bruke dem sammen medkvalifiserende spørsmålfor å forhindre at ukvalifiserte jobbsøkere gjennomfører evalueringen. Dette gjør at du sparer penger, da du ikke belastes for diskvalifiserte kandidater.

Kandidatstatus og -stadium

Tilgjengelig for brukere på alle planer.

Statuser og stadier hjelper deg videre med å holde styr på kandidatens reise gjennom rekrutteringsprosessen. Statusen oppdateres automatisk av oss, mens du kan holde styr på rekrutteringsstadiet manuelt.

Status

Statusen oppdateres etter hvert som kandidaten fortsetter gjennom evalueringen. Det finnes fire statuser:

Status	Betydning
Invitert	En invitasjon har blitt sendt til kandidaten. Dette kan være via individuelle eller masseutsendte e-poster eller offentlig kobling. Kandidater som har fullført delen for kvalifiserende spørsmål – men ennå ikke har startet evalueringen på riktig måte – blir værende i denne statusen.
Evaluering startet	Denne statusen utløses når kandidaten starter den første testen i evalueringen.
Evaluering fullført	Kandidaten har fullført evalueringen. De fullstendige resultatene er nå tilgjengelige for gjennomgang.
Diskvalifisert	Kandidaten har ikke oppfylt kravene for rollen – basert på kvalifiserende spørsmål – og vil ikke fortsette videre.

Stadium

Ved å sette kandidatstadiet kan du holde styr på hvor vedkommende er i rekrutteringsprosessen. Det finnes tretten stadier å velge mellom:

	Ennå ikke evaluert
	Evaluert
	Invitert til intervju
	Intervjuet
	Invitert til å ta hjemmetest
	Hjemmetest fullført
	Referanser kontrollert
	Tilbud sendt
	Tilbud avvist
	Kandidaten trakk seg
	Kandidat svarer ikke
	Avvist
	Ansatt

 

Du kan angi stadiet fra evalueringsoversikten eller fra venstre side på kandidatens resultatside:

	Klikk på rullegardinmenyen for stadium. Standardstadiet er Ennå ikke evaluert.
	Velg ønsket stadium fra listen. Rullegardinmenyen lukkes, og endringene trer i kraft umiddelbart.

Påminne kandidater

Tilgjengelig for brukere på alle planer.

Noen ganger trenger kandidatene en liten påminnelse for å fullføre evalueringen. De kan ha blitt avbrutt da de startet, eller livet har rett og slett kommet i veien. I tillegg til at vi sender automatiske påminnelser, kan du manuelt minne kandidaten din på det.

Automatiske påminnelser

Vi sender automatisk én påminnelse til kandidatene dine. Denne sendes hvis:

• kandidaten ikke har startet evalueringen innen 48 timer etter å ha mottatt invitasjonen ELLER
• kandidaten har startet evalueringen, men har vært inaktiv i 48 timer.

Kandidaten vil motta en vennlig påminnelse om at vedkommende har en utestående evaluering sammen med evalueringskoblingen, for enkelhets skyld. Påminnelsen kandidaten mottar, avhenger av hvilken betingelse som innfris først.

Manuelle påminnelser

Du kan velge å sende dine egne påminnelser eller ytterligere påminnelser om nødvendig.  Kandidaten vil motta den samme e-posten som brukes til automatiske påminnelser.

Slik sender du en manuell påminnelse:

	Velg den relevante evalueringen på Mine evalueringer-fanen.
	Klikk på bjelleikonet til høyre for kandidatens navn i evalueringsoversikten.

En bekreftelsesmelding vises nederst på skjermen, som bekrefter at e-posten er sendt.

Et par ting du må være oppmerksom på:

	En grå bjelle betyr at du ikke kan sende en påminnelse fordi det har gått mindre enn 48 timer siden forrige aktivitet. Aktiviteten inkluderer kandidater som gjennomfører evalueringen, samt invitasjoner og påminnelser som sendes.
	En svart bjelle betyr at det har gått mer enn 48 timer siden forrige aktivitet, slik at du kan sende en påminnelse. Ingen liker søppelpost, så husk dette før du sender en påminnelse.

Merk: TestGorila vil ikke sende en automatisk påminnelse hvis du sender en først.

 

Kandidater som ikke svarer

Noen ganger svarer ikke kandidatene. I slike scenarioer er det mulig at invitasjonene blir sendt til søppelmappen eller ikke blir levert på grunn av innstillingene på e-postserveren. I slike tilfeller kan du prøve å sende en påminnelse fra din egen e-postadresse. Du kan kopiere evalueringskoblingen som skal inkluderes i e-posten din.

Fra evalueringsoversikten:

	Klikk på Meny-ikonet i Handlinger-kolonnen i Kandidater-tabellen.
	Velg Kopier evalueringskoblingen til kandidaten fra rullegardinmenyen. Koblingen vil bli kopiert til utklippstavlen og er klar til å limes inn i e-posten.

Dele resultater med kandidater

Tilgjengelig for brukere på alle planer.

Du kan velge å dele resultatene til en kandidat med vedkommende etter fullføring av evalueringen. Dette gjør det mulig for kandidaten å se hvordan vedkommende gjorde det. Kandidaten ser bare resultatene fra testene vedkommende tok i evalueringen og vil ikke se vurderingen din, eventuelle merknader du har gjort i forbindelse med prestasjonen, eller informasjon fra panelet for tiltak mot fusk.

Du kan dele resultatene på to måter:

1. Fra kandidatens resultatside
2. Fra evalueringsoversiktssiden

Dele resultater fra til kandidatens resultatside

Fra til kandidatens resultatside:

	Klikk på knappen Send resultater til kandidaten øverst i høyre hjørne.
	Klikk på Send i popup-vinduet som vises.

Dele resultater fra evalueringsoversikten

Slik sender du resultater til en kandidat fra evalueringsoversikten:

	Klikk på Meny-ikonet i Handlinger-kolonnen i Kandidater-tabellen.
	Velg knappen Send resultater til kandidat fra rullegardinmenyen.
	Klikk på Send i popup-vinduet som vises.

Tips: Du kan redigere e-posten som inneholder resultatene, ved å klikke på koblingen i popup-vinduet. Se veiledningen for kandidatkommunikasjon gjennom TestGorilla for mer informasjon.

Avvise kandidater

Tilgjengelig for brukere på alle planer.

Du kan dessverre ikke ansette alle, så sending av e-poster med avvisning er en nødvendig funksjon.  Vi gjør prosessen så enkel som mulig. Et par klikk, og kandidaten får tilsendt en høflig e-post. Du kan også tilpasse denne e-posten, slik at den passer bedre til dine behov.

Du kan sende e-poster med avvisning fra to steder:

1. Kandidatens resultatside
2. Evalueringsoversikten

Avvise noen fra kandidatens resultatside

Fra til kandidatens resultatside:

	Klikk på knappen Send e-post med avvisning øverst på siden.
	Merk av i boksen i popup-vinduet som vises. Hvis du lar boksen være umerket, avvises kandidaten, men vi sender ikke en e-post.
	Klikk på Avvis for å bekrefte.

Avvise noen fra evalueringsoversikten

Fra evalueringsoversiktssiden:

	Klikk på Avvis-knappen i Handlinger-kolonnen i Kandidater-tabellen.
	Merk av i boksen i popup-vinduet som vises. Hvis du lar boksen være umerket, avvises kandidaten, men vi sender ikke en e-post.
	Klikk på Avvis for å bekrefte.

Tips: Du kan redigere e-posten for avvisning ved å klikke på koblingen i popup-vinduet. Se veiledningen for kandidatkommunikasjon gjennom TestGorilla for mer informasjon.

Slette kandidater

Tilgjengelig for brukere på alle planer.

Det kan være flere årsaker til at du ønsker å slette en kandidat fra evalueringen din. Kanskje du skrev inn navnet eller e-postadressen på feil måte, eller kandidaten har bedt om at dataene deres slettes i samsvar med personvernlovgivningen.

Du kan slette kandidaten fra evalueringsoversikten. Dette fjerner alle dataene til kandidaten – resultatene, øyeblikksbilder, informasjon om fusk osv. fra systemene våre.

Advarsel: Sletting er permanent. Ingen informasjon kan gjenopprettes. Påse at du har alt du trenger fra resultatene, før du fjerner dem.

Slik sletter du en kandidat fra evalueringsoversikten:

	Finn kandidaten på kandidater-fanen.
	Klikk på Meny-ikonet i Handlinger-kolonnen.
	Velg Slett kandidat fra rullegardinlisten.
	Klikk på Slett i popup-vinduet som vises.

Kandidaten vil bli fjernet umiddelbart og vil ikke bli varslet om at du har slettet vedkommende. Hvis kandidaten ennå ikke startet evalueringen eller var i ferd med å fullføre den, vil vedkommende ikke lenger ha tilgang til den. Om nødvendig kan du invitere kandidaten på nytt.

Massehandlinger

Tilgjengelig for brukere på Starter- og Pro-planer

Du kan fullføre følgende massehandlinger:

• Endre rekrutteringstadiet
• Sende påminnelser via e-post
• Avvisekandidater
• Sende kandidatene resultatene deres

Du kan gjøre dette fra evalueringsoversikten ved å bruke avmerkingsboksene til venstre for kandidatnavnet. Du kan velge eller oppheve valget av alle kandidater i listen ved å merke av iboksen øverst til venstre. 

Når du har merket av noen kandidater, vises en ny verktøylinje øverst i kandidattabellen. Velg ønsket handling.

	Endre stadium. Velg ønsket stadium frarullegardinmenyen i popup-vinduet, og klikk på Endre.
	Påminn. Klikk på Send i popup-vinduet som vises, for å sende påminnelsene. Bare kandidater som er kvalifiserte til å motta en påminnelse, vil få dette tilsendt.
	Avvis. Merk av i avmerkingsboksen i popup-vinduet, og klikk på Endre. Kandidater som allerede har mottatt en e-post om avslag, vil ikke bli sendt en annen.
	Sende resultater. I popup-vinduet som vises, klikker du på Send for å sende e-post med resultater. Du kan velge å sende e-posten med resultater til alle kandidater som er valgt, eller bare de som ikke har fått tilsendt resultatene sine tidligere.

Tips: Du kan redigere resultatene dine og avvise e-poster ved å klikke på koblingen i de respektive popup-vinduene. Se veiledningen for kandidatkommunikasjon gjennom TestGorilla for mer informasjon.

Vanlige spørsmål

Kandidaten hadde problemer med Internett under evalueringen. Hvordan kan vedkommende gjennomføre den på nytt?

Det er ikke mulig å tilbakestille fremdriften til en evaluering. I tilfeller som disse, anbefaler vi at du sletter kandidaten fra evalueringen og inviterer vedkommende på nytt. Avhengig av hvor mye av evalueringen kandidaten hadde fullført før problemene oppstod, kan vedkommende ha en urettferdig fordel fremfor andre kandidater, ved å ha fått kjennskap til noen av spørsmålene som stilles.

Hvorfor ser jeg ikke enkelte kandidater på Mine kandidater-fanen?

Hvis det mangler kandidater på listen din, er det sannsynlig at du ikke har tilgang til evalueringen de har tatt, eller at de ennå ikke har forsøkt å starte evalueringen. Se delen Mine kandidater i introduksjonsartikkelen om plattformer for mer informasjon.

Hvordan kan jeg dele resultatene med noen andre enn kandidaten?

Du kan laste ned kandidatresultatene enten som en CSV-, XLSX- eller PDF-fil . Du kan deretter sende denne filen til den tiltenkte mottakeren. Se artikkelen for analyse av resultat for mer informasjon om hvordan du gjør dette.