Gérer les candidat·e·s

Invitez, relancez, supprimez ou vérifiez le statut de vos candidat·e·s.

Cet article explique comment gérer le parcours de vos candidat·e·s tout au long de votre processus de recrutement, de l’invitation à votre évaluation en passant par le partage des résultats avec elles et eux. Cet article s’adresse aux utilisateur·rice·s de TestGorilla ayant des fonctions de propriétaire, d’administrateur·rice ou de recruteur·euse.

Durée de lecture : 9 minutes environ

Dans cet article

1. Invitation des candidat·e·s
   1. Vidéo explicative
   2. Invitation par e-mail
   3. Invitation avec des liens publics
2. Statut et étape des candidat·e·s
   1. Statut
   2. Étape
3. Relance des candidat·e·s
4. Partage des résultats
5. Rejet des candidat·e·s
6. Suppression des candidat·e·s
7. Actions en masse
8. Questions fréquentes

Invitation des candidat·e·s

Vous pouvez inviter vos candidat·e·s à votre évaluation de trois manières :

• E-mail. Invitez-les un·e par un·e, ou en masse par le biais d’un téléchargement de fichiers, si votre forfait le permet.
• Invitation avec des liens publics. Ajoutez un lien vers votre évaluation dans votre offre d’emploi. Ainsi, les candidat·e·s peuvent s’auto-inviter à l’évaluation, ce qui supprime les intermédiaires et vous fait gagner du temps.
• ATS. Si vous utilisez l’un des systèmes de suivi des candidat·e·s (ATS) avec lesquels nous sommes intégrés, vous pouvez le connecter à TestGorilla, ce qui vous permet de simplifier votre processus. 

Que vous utilisiez l’e-mail individuel ou les e-mails en masse, vos candidat·e·s recevront un e-mail de TestGorilla contenant leur lien personnalisé pour l’évaluation. Les candidat·e·s invité·e·s apparaîtront au sein de votre liste de candidat·e·s dans l’aperçu de l’évaluation.

Vous pouvez également personnaliser l’invitation pour qu’elle corresponde mieux au ton et à la charte graphique de votre entreprise et pour qu’elle contienne davantage d’informations pour vos candidat·e·s.

 

Vidéo explicative

 

Remarque : si vous utilisez une intégration ATS, vous inviterez vos candidat·e·s à partir de l’ATS. Consultez notre collection de guides sur les intégrations pour vous aider à configurer l’ATS de votre choix.

 

Invitation par e-mail

E-mail individuel

Disponible pour les utilisateur·rice·s de tous les forfaits.

Pour inviter des candidat·e·s, vous devez d’abord disposer d’une évaluation active. Vous pouvez créer une nouvelle évaluation ou utiliser une évaluation existante.

À partir de l’aperçu de votre évaluation :

	Développez la barre Inviter des candidat·e·s en haut de la page.
	Saisissez le nom et l’adresse e-mail du ou de la candidat·e dans les zones de texte situées à droite.
	Cliquez sur Inviter.

 

Invitation en masse

Disponible pour les utilisateur·rice·s de tous les forfaits payants.

Pour inviter des candidat·e·s en masse, vous devez disposer d’un fichier CSV ou XLSX contenant les noms et les adresses e-mail de vos candidat·e·s. Vous pouvez télécharger un modèle ici.

À partir de l’aperçu de votre évaluation :

	Développez la barre Inviter des candidat·e·s en haut de la page.
	Cliquez sur Inviter des candidat·e·s en masse en dessous des zones de texte sur le côté droit.
	Vous pouvez soit glisser et déposer votre fichier sur la fenêtre contextuelle, soit cliquer sur la fenêtre contextuelle pour ouvrir votre explorateur de fichiers et sélectionner le fichier.La fenêtre contextuelle se fermera d’elle-même une fois le téléchargement terminé.

 

Invitation avec des liens publics

Les liens publics sont particulièrement utiles si vous souhaitez donner accès à votre évaluation à des candidat·e·s que vous n’avez pas encore identifié·e·s. En permettant aux candidat·e·s de s’auto-inviter, vous vous épargnez une partie du travail, surtout si vous attendez un grand nombre de candidat·e·s !

Lorsque vous utilisez un lien public, vos candidat·e·s sont invité·e·s à saisir leur nom et leur adresse e-mail. La plateforme TestGorilla leur enverra alors automatiquement une invitation à l’évaluation.

Remarque : nous incluons l’étape de l’invitation par courrier électronique afin de prévenir la tricherie et d’empêcher les spammeur·se·s d’inonder votre vivier de talents. Pour cette raison, cette étape ne peut pas être supprimée du processus.

Chaque évaluation comprend un lien public. Vous pouvez le copier depuis votre évaluation et le coller directement dans vos offres d’emploi.

Les utilisateur·rice·s des forfaits Évolutif et Business peuvent créer plusieurs liens publics personnalisés pour chaque évaluation. Cela vous permet d’avoir un lien différent pour chaque source de candidat·e·s, p. ex. votre page d’accueil ou des sites d’emploi spécifiques, et de contrôler les sources d’où proviennent vos candidat·e·s.

À partir de l’aperçu de l’évaluation :

	Développez la barre Inviter des candidat·e·s en haut de la page.
	Saisissez le nom de la source dans la zone de texte intitulée Source du ou de la candidat·e, pour obtenir un nouveau lien et cliquez sur Créer un lien.Pour un lien existant, passez à l’étape suivante.
	Cliquez sur Copier le lien dans la partie gauche de la page pour enregistrer le lien dans votre presse-papiers.
	Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre contextuelle qui apparaît et qui vous demande de confirmer l’utilisation d’un crédit d’évaluation pour l’évaluation.

Votre lien sera enregistré dans votre presse-papiers, prêt à être collé dans votre offre d’emploi.

Conseil : lorsque vous utilisez des liens publics, pensez à les utiliser parallèlement à des questions éliminatoires afin d’éviter que des demandeur·se·s d’emploi non qualifié·e·s ne passent l’évaluation. Cela vous fera économiser de l’argent, car vous n’êtes pas facturé·e pour les candidat·e·s disqualifié·e·s.

 

Statut et étape des candidat·e·s

Disponible pour les utilisateur·rice·s de tous les forfaits.

Les statuts et les étapes vous aident à suivre le parcours de vos candidat·e·s au cours du processus de recrutement. Leur statut est automatiquement mis à jour par nos soins, tandis que vous pouvez suivre manuellement l’état d’avancement de leur recrutement.

Statut

Le statut sera mis à jour à mesure que votre candidat·e avance dans l’évaluation. Il existe quatre statuts :

Statut	Signification
Invité·e	Une invitation vient d’être envoyée au ou à la candidat·e. Cela peut se faire par le biais d’un e-mail individuel/en masse ou de votre lien public. Les candidat·e·s qui ont terminé la section des questions éliminatoires, mais qui n’ont pas encore commencé l’évaluation proprement dite, garderont ce statut.
L’évaluation a commencé	Ce statut est déclenché lorsque le ou la candidat·e commence le premier test de l’évaluation.
Évaluation terminée	Le ou la candidat·e a terminé l’évaluation. Ses résultats complets sont maintenant disponibles pour que vous puissiez les consulter.
Échec	Le ou la candidat·e n’a pas satisfait aux exigences du poste, en fonction de vos questions de qualification, et ne procédera pas à l’évaluation.

Étape

Le fait de définir les étapes à franchir par les candidat·e·s vous permet de savoir où ces personnes en sont dans votre processus de recrutement. On trouve treize étapes au choix :

	En attente d’évaluation
	Candidature évaluée
	Convié·e à un entretien
	Entretien effectué
	Invitation envoyée pour un test à la maison
	Test à la maison effectué
	Références vérifiées
	Proposition envoyée
	Proposition refusée
	Le/la candidat·e s’est désisté·e
	Candidat·e ne donnant pas de réponse
	Candidature rejetée
	Embauche réussie

 

Vous pouvez définir l’étape à partir de l’aperçu de l’évaluation ou du côté gauche de la page des résultats du ou de la candidat·e :

	Cliquez sur le menu déroulant Étape. L’étape par défaut est En attente d’évaluation.
	Sélectionnez l’étape souhaitée dans la liste. Le menu déroulant se ferme et vos modifications prennent effet immédiatement.

 

Relance des candidat·e·s

Disponible pour les utilisateur·rice·s de tous les forfaits.

Parfois, vos candidat·e·s ont besoin d’un petit coup de pouce pour terminer leur évaluation. Ils ou elles ont peut-être été interrompu·e·s au moment où ils ont commencé ou ont tout simplement eu un empêchement. En plus des rappels automatiques que nous envoyons, vous pouvez également relancer manuellement votre candidat·e.

Rappels automatiques

Nous enverrons automatiquement un rappel à vos candidat·e·s. Ce rappel sera envoyé si :

• le ou la candidat·e n’a pas commencé l’évaluation dans les 48 heures suivant la réception de son invitation OU
• le ou la candidat·e a commencé l’évaluation, mais est resté·e inactif·ve pendant 48 heures.

Le ou la candidat·e recevra un rappel lui indiquant qu’une évaluation est en cours, ainsi que son lien d’évaluation, par souci de commodité. Le rappel reçu dépendra de la condition remplie en premier.

Rappels manuels

Vous pouvez choisir d’envoyer vos propres rappels ou des rappels supplémentaires si nécessaire.  Le ou la candidat·e recevra le même e-mail que celui utilisé pour les rappels automatiques.

Pour envoyer un rappel manuel :

	Sélectionnez l’évaluation concernée dans l’onglet Mes évaluations.
	Cliquez sur l’icône de la cloche à droite du nom de votre candidat·e, dans l’aperçu de l’évaluation.

Un message de confirmation s’affichera au bas de la page, confirmant que l’e-mail a été envoyé.

Quelques éléments à garder à l’esprit :

	Une cloche grise signifie que vous ne pouvez pas envoyer de rappel, car moins de 48 heures se sont écoulées depuis la dernière activité. L’activité comprend les candidat·e·s qui passent l’évaluation, ainsi que l’envoi d’invitations et de rappels.
	Une cloche noire signifie qu’il s’est écoulé plus de 48 heures depuis la dernière activité, ce qui vous permet d’envoyer un rappel. Mais personne n’aime les spams, alors gardez cela à l’esprit avant d’envoyer un rappel.

Remarque : TestGorilla n’enverra pas de rappel automatique si vous envoyez d’abord un rappel manuel.

 

Candidat·e·s qui ne répondent pas

Parfois, les candidat·e·s ne répondent pas. Dans ce cas, il est possible que leurs invitations soient envoyées dans leur dossier des courriers indésirables ou qu’elles ne soient pas distribuées en raison des paramètres de leur système de messagerie. Dans ce cas, vous pouvez essayer d’envoyer un rappel à partir de votre propre adresse e-mail. Vous pouvez copier le lien de l’évaluation pour l’inclure dans votre e-mail.

À partir de l’aperçu de l’évaluation :

	Cliquez sur l’icône Menu dans la colonne Actions du tableau des candidat·e·s.
	Sélectionnez Copier le lien d’évaluation du ou de la candidat·e dans le menu déroulant. Le lien sera copié dans votre presse-papiers, prêt à être collé dans votre e-mail.

Partage des résultats avec les candidat·e·s

Disponible pour les utilisateur·rice·s de tous les forfaits.

Vous pouvez choisir de partager les résultats d’un·e candidat·e avec lui ou elle une fois son évaluation terminée. Cela lui permet de voir comment tout s’est déroulé. Le ou la candidat·e ne verra que les résultats des tests qu’il ou elle a passés dans le cadre de votre évaluation, mais ne verra pas le score que vous lui avez attribué, ni les notes que vous avez prises concernant ses performances, ni les informations du panel anti-triche.

Vous pouvez partager ses résultats de deux manières :

1. Sur la page des résultats des candidat·e·s
2. À partir de la page d’aperçu de votre évaluation

Partager les résultats depuis la page des résultats des candidat·e·s

Sur la page des résultats des candidat·e·s :

	Cliquez sur le bouton Envoyer les résultats au ou à la candidat·e dans le coin supérieur de la page.
	Cliquez sur Envoyer dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche.

Partager les résultats depuis l’aperçu de l’évaluation

Pour envoyer les résultats à un·e candidat·e à partir de l’aperçu de l’évaluation :

	Cliquez sur l’icône Menu dans la colonne Actions du tableau des candidat·e·s.
	Sélectionnez le bouton Envoyer les résultats au ou à la candidat·e dans le menu déroulant.
	Cliquez sur Envoyer dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche.

Conseil : vous pouvez modifier l’e-mail qui contient les résultats en cliquant sur le lien dans la fenêtre contextuelle. Consultez notre Guide de la communication avec les candidat·e·s via TestGorilla pour obtenir plus de détails.

 

Rejet des candidat·e·s

Disponible pour les utilisateur·rice·s de tous les forfaits.

Malheureusement, vous ne pouvez pas embaucher tout le monde. L’envoi d’e-mails de refus est donc une fonction nécessaire.  Nous simplifions au maximum le processus : quelques clics et votre candidat·e reçoit un e-mail poli. Vous pouvez également personnaliser cet e-mail pour mieux répondre à vos besoins.

Vous pouvez envoyer des e-mails de refus à partir de deux endroits :

1. Depuis la page des résultats du ou de la candidat·e
2. Depuis l’aperçu de l’évaluation

Rejeter une candidature depuis la page des résultats du ou de la candidat·e

Sur la page des résultats des candidat·e·s :

	Cliquez sur le bouton Envoyer un e-mail de refus dans le coin supérieur de la page.
	Cochez la case dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche. Si vous ne cochez pas la case, le ou la candidat·e sera rejeté·e, mais ne recevra pas d’e-mail.
	Cliquez sur Rejeter candidature pour confirmer.

Rejeter une candidature depuis l’aperçu de l’évaluation

À partir de la page d’aperçu de l’évaluation :

	Cliquez sur le bouton Rejeter candidature dans la colonne Actions du tableau des candidat·e·s.
	Cochez la case dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche. Si vous ne cochez pas la case, le ou la candidat·e sera rejeté·e, mais ne recevra pas d’e-mail.
	Cliquez sur Rejeter candidature pour confirmer.

Conseil : vous pouvez modifier l’e-mail de refus en cliquant sur le lien dans la fenêtre contextuelle. Consultez notre Guide de la communication avec les candidat·e·s via TestGorilla pour obtenir plus de détails.

 

Suppression des candidat·e·s

Disponible pour les utilisateur·rice·s de tous les forfaits.

Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles vous pouvez souhaiter retirer un·e candidat·e de votre évaluation. Vous avez peut-être commis une erreur en saisissant son nom ou son adresse e-mail, ou alors le ou la candidat·e a demandé que ses données soient supprimées conformément à la législation sur la protection de la vie privée.

Vous pouvez supprimer le ou la candidat·e à partir de l’aperçu de l’évaluation. Cela supprime toutes ses données, ses résultats, ses instantanés, ses informations anti-tricherie, etc., de nos systèmes.

Avertissement : la suppression est permanente, aucune des informations ne peut être récupérée. Assurez-vous que vous disposez de tous les résultats dont vous avez besoin avant de les supprimer.

Pour supprimer un·e candidat·e à partir de l’aperçu de l’évaluation :

	Trouvez le ou la candidat·e dans l’onglet candidat·e·s.
	Cliquez sur l’icône Menu dans la colonne Actions.
	Sélectionnez Supprimer le ou la candidat·e dans le menu déroulant.
	Cliquez sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle qui apparaît.

Le ou la candidat·e sera immédiatement supprimé·e ; il ou elle ne sera pas averti·e que vous l’avez supprimé·e. S’il ou elle n’avait pas encore commencé l’évaluation ou était en train de la terminer, il ou elle ne pourra plus y accéder. Si nécessaire, vous pouvez l’inviter à nouveau.

 

Actions en masse

Disponible pour les utilisateur·rice·s utilisant les forfaits Évolutif et Business

Vous pouvez effectuer les actions suivantes en masse :

• Modifier l’étape de recrutement
• Envoyer des e-mails de rappel
• Rejeter des candidat·e·s
• Envoyer leurs résultats aux candidat·e·s

Vous pouvez le faire à partir de l’aperçu de l’évaluation en utilisant les cases à cocher situées à gauche du nom des candidat·e·s. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner l’ensemble des candidat·e·s de la liste en cochant la case située en haut à gauche. 

Une fois que vous avez coché quelques candidat·e·s, une nouvelle barre d’outils apparaît en haut du tableau des candidat·e·s. Sélectionnez l’action souhaitée.

	Changer l’étape. Choisissez l’étape souhaitée dans le menu déroulant de la fenêtre contextuelle et cliquez sur Modifier.
	Relancer. Cliquez sur Envoyer dans la fenêtre contextuelle qui apparaît pour envoyer vos rappels. Seul·e·s les candidat·e·s éligibles pour recevoir un rappel en recevront un.
	Refus. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, cochez la case et cliquez sur Modifier. Les candidat·e·s qui ont déjà reçu un e-mail de refus n’en recevront pas d’autres.
	Envoyer les résultats. Cliquez sur Envoyer dans la fenêtre contextuelle qui apparaît pour envoyer les e-mails de résultats. Vous avez le choix d’envoyer l’e-mail de résultats à l’ensemble des candidat·e·s sélectionné·e·s, ou seulement à celles et ceux qui n’ont pas reçu leurs résultats précédemment.

 

Conseil : vous pouvez modifier les e-mails de résultats et de refus en cliquant sur le lien dans leur fenêtre contextuelle respective. Consultez notre Guide des communications avec les candidat·e·s via TestGorilla pour obtenir plus de détails.

Questions fréquentes

Mon ou ma candidat·e a rencontré des problèmes d’Internet pendant son évaluation. Comment peut-il ou elle la repasser ?

Il n’est pas possible de réinitialiser la progression d’une évaluation. Dans de tels cas, nous vous recommandons de supprimer le ou la candidat·e de votre évaluation puis de l’inviter à nouveau. Gardez à l’esprit qu’en fonction de son avancée dans l’évaluation avant de rencontrer un problème, cette personne peut bénéficier d’un avantage injuste sur les autres candidat·e·s, car il ou elle connaîtra au moins certaines des questions posées.

Pourquoi est-ce que certain·e·s de mes candidat·e·s n’apparaissent pas dans l’onglet Mes candidat·e·s ?

S’il manque des candidat·e·s dans votre liste, vous n’avez probablement pas accès à l’évaluation concernée, ou alors ces personnes n’ont pas encore cherché à commencer l’évaluation. Pour en savoir plus, veuillez consulter la section Mes candidat·e·s de notre article de présentation de la plateforme.

Comment puis-je partager les résultats avec une personne autre que le ou la candidat·e ?

Vous pouvez télécharger les résultats des candidat·e·s sous forme de fichier CSV, XLSX ou PDF. Vous pouvez ensuite envoyer ce fichier à la personne de votre choix. Consultez notre article Analyser les résultats pour savoir comment procéder.