Laden Sie Ihre Kandidaten ein, erinnern Sie sie, löschen Sie sie oder überprüfen Sie ihren Status.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Weg Ihrer Kandidaten durch Ihren Einstellungsprozess managen können. Von der Einladung zu Ihrem Assessment bis zum Teilen ihrer Ergebnisse. Dieser Artikel richtet sich an TestGorilla-Nutzer in der Eigentümer-, Admin- oder Recruiter-Rolle.
Ungefähre Lesezeit 9 Minuten
In diesem Artikel
- Kandidaten einladen
- Status und Phase des Kandidaten
- Kandidaten erinnern
- Ergebnisse teilen
- Kandidaten ablehnen
- Kandidaten löschen
- Massenaktionen
- Allgemeine Fragen
Kandidaten einladen
Um Kandidaten einzuladen, benötigen Sie zunächst eine aktive Bewertung. Sie können eine neue Bewertung erstellen oder eine bestehende verwenden. Sie können Ihre Kandidaten per E-Mail, über einen öffentlichen Link oder über Ihre bestehende ATS-Software zu Ihrer Bewertung einladen.
Sie können die Einladung auch anpassen, um sie besser an den Ton und das Branding Ihres Unternehmens anzupassen - und um mehr Informationen für Ihre Kandidaten zu integrieren.
Einladung per E-Mail
Laden Sie Ihre Kandidaten entweder einzeln, oder mehrere auf einmal mit einem Datei-Upload ein - wenn Ihr Paket es erlaubt. In beiden Fällen erhalten Ihre Kandidaten eine anpassbare E-Mail von TestGorilla, die einen personalisierten Link für die Bewertung enthält. Eingeladene Kandidaten erscheinen automatisch in Ihrer Kandidatenliste in der Bewertungsübersicht.
| Hinweis: Individuelle Einladungen sind für Nutzer aller Pakete verfügbar. Masseneinladungen sind nur für Nutzer von kostenpflichtigen Paketen verfügbar. |
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Navigieren Sie zur Bewertungsübersicht. |
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Klicken Sie auf Einladen in der oberen rechten Ecke. |
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Um einzelne Kandidaten einzuladen , geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Kandidaten in die Textfelder ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Um eine Einladung an alle hinzugefügten Kandidaten zu senden, klicken Sie auf Kandidaten einladen. |
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Um mehrere Kandidaten einzuladen, klicken Sie auf die Registerkarte In Mengen einladen unterhalb der Textfelder und laden Sie die Tabelle mit Ihren Kandidaten hoch. Ziehen Sie Ihre Datei entweder per Drag & Drop auf das Popup-Fenster oder klicken Sie auf das Popup-Fenster, um Ihren Datei-Explorer zu öffnen und die Datei auszuwählen. Das Popup-Fenster schließt sich von selbst, wenn der Upload abgeschlossen ist. |
| Hinweis: Um Kandidaten in Massen einladen zu können, benötigen Sie eine CSV- oder XLSX-Datei, die die Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Kandidaten enthält. Sie können eine entsprechende Vorlage auf der Registerkarte Masseneinladung herunterladen. |
Einladung durch einen öffentlichen Link
Öffentliche Links sind besonders hilfreich, wenn Sie Kandidaten, die Sie noch nicht identifiziert haben, Zugang zu Ihrer Bewertung gewähren wollen. Wenn Sie den Kandidaten die Möglichkeit geben, sich selbst einzuladen, nehmen Sie auch sich selbst einen Teil der Arbeit ab, insbesondere wenn Sie eine große Anzahl von Kandidaten erwarten!
Wenn Sie einen öffentlichen Link verwenden, werden Ihre Kandidaten aufgefordert, ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse einzugeben. Die TestGorilla-Plattform sendet ihnen dann automatisch eine Einladung zur Bewertung.
| Hinweis: Der Schritt der Einladung per E-Mail ist notwendig, um Betrug zu verhindern und um zu verhindern, dass Spammer Ihren Talentpool überschwemmen. Aus diesem Grund kann dieser Schritt nicht aus dem Prozess entfernt werden. |
Jede Bewertung enthält einen allgemeinen öffentlichen Link. Dieser kann aus Ihrer Bewertung kopiert und direkt in Ihre Stellenausschreibungen eingefügt werden.
Pro- Paket-Nutzer können mehrere benutzerdefinierte öffentliche Links für jede Bewertung erstellen. Auf diese Weise können Sie für jede Kandidatenquelle - z. B. Ihre Karriereseite oder bestimmte Jobbörsen - einen anderen Link einrichten und überprüfen, von welchen Quellen Ihre Kandidaten stammen.
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Navigieren Sie zur Bewertungsübersicht. |
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Klicken Sie auf Einladen in der oberen rechten Ecke und dann auf die Registerkarte Link freigeben. |
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Wenn Sie ein Pro-Paket haben und benutzerdefinierte öffentliche Links verwenden möchten, klicken Sie auf Link hinzufügen , gefolgt von dem neuen Linknamen, und klicken Sie dann auf Speichern. Wenn Sie den allgemeinen öffentlichen Link oder einen anderen bestehenden Link verwenden möchten, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. |
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Vergewissern Sie sich, dass der gewünschte Link aktiv ist, und klicken Sie dann auf Link kopieren , um ihn in Ihrer Zwischenablage zu speichern. |
| Ihr Link wird in Ihrer Zwischenablage gespeichert und kann in Ihre Stellenausschreibung eingefügt werden. |
Einladung durch ATS
Wenn Sie eines der Bewerbermanagementsysteme verwenden, in das wir integriert sind, können Sie es mit TestGorilla verbinden und so Ihren Prozess noch nahtloser gestalten.
| Hinweis: ATS-Integrationen sind nur für Nutzer unserer Pro-Pakete verfügbar. Wenn Sie eine ATS-Integration verwenden, laden Sie Ihre Kandidaten von der ATS-Seite aus ein. Sehen Sie sich unsere Sammlung von Anleitungen zu Integrationen an, die Ihnen bei der Einrichtung mit dem ATS Ihrer Wahl helfen. |
Status und Phase des Kandidaten
Verfügbar für Nutzer aller Pakete.
Status und Phasen helfen Ihnen außerdem dabei, den Weg Ihres Kandidaten durch den Einstellungsprozess zu verfolgen. Sein Status wird von uns automatisch aktualisiert, während Sie die Einstellungsphase manuell verfolgen können.
Status
Der Status wird aktualisiert, während Ihr Kandidat die Bewertung durchläuft. Es gibt vier Status:
| Status | Bedeutung |
 Eingeladen |
Eine Einladung wurde an den Kandidaten gesendet. Dies kann per Einzel- oder Sammel-E-Mail oder über Ihren öffentlichen Link geschehen. Kandidaten, die den Abschnitt mit den Qualifikationsfragen abgeschlossen haben, aber noch nicht richtig mit der Bewertung begonnen haben, bleiben in diesem Status. |
 Bewertung begonnen |
Dieser Status wird aktiviert, sobald der Kandidat den ersten Test der Bewertung beginnt. |
 Bewertung abgeschlossen |
Der Kandidat hat die Bewertung erfolgreich abgeschlossen. Seine vollständigen Ergebnisse sind nun für Sie verfügbar. |
 Disqualifiziert |
Der Kandidat hat die Anforderungen für die Stelle - basierend auf Ihren qualifizierenden Fragen - nicht erfüllt und wird nicht weiter fortfahren. |
Phase
Die Einstellung der Kandidatenphase hilft Ihnen, den Überblick darüber zu behalten, wo der Kandidat in Ihrem Einstellungsprozess steht. Es gibt dreizehn Phasen, aus denen Sie wählen können:
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Noch nicht bewertet |
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Bewertet |
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Zum Vorstellungsgespräch eingeladen |
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Interviewt |
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Zum Take-Home-Test eingeladen |
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Take-Home-Test abgeschlossen |
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Empfehlungen überprüft |
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Angebot gesendet |
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Angebot abgelehnt |
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Kandidat hat abgesagt |
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Kandidat nicht erreichbar |
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Abgelehnt |
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Angestellt |
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Navigieren Sie zur entsprechenden Bewertungsübersicht und blättern Sie nach unten zum Abschnitt Kandidat |
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Klicken Sie unter Einstellungsphase auf das Dropdown-Menü für den Kandidaten, dessen Phase Sie aktualisieren möchten. Die Standardphase ist Noch nicht bewertet. |
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Wählen Sie die gewünschte Phase aus der Liste aus. Das Dropdown-Menü wird geschlossen, und Ihre Änderungen werden sofort wirksam. |
Kandidaten erinnern
Verfügbar für Nutzer aller Pakete.
Manchmal brauchen Ihre Kandidaten einen kleinen Anstoß, um ihre Bewertung abzuschließen. Vielleicht wurden sie unterbrochen, als sie anfingen, oder das Leben ist ihnen einfach in die Quere gekommen. Zusätzlich zu den automatischen Erinnerungen, die wir versenden, können Sie Ihrem Kandidaten auch manuell eine Erinnerung schicken.
Automatische Erinnerungen
Wir schicken Ihren Kandidaten automatisch eine Erinnerung. Diese wird verschickt, wenn:
- der Kandidat nicht innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt der Einladung mit der Bewertung begonnen hat ODER
- der Kandidat die Bewertung begonnen hat, aber seit 48 Stunden inaktiv ist.
Der Kandidat erhält eine freundliche Erinnerung, dass er eine Bewertung ausstehen hat, zusammen mit dem Link zu seiner Bewertung, damit es einfacher ist. Welche Erinnerung er erhält, hängt davon ab, welche Bedingung zuerst erfüllt wird.
Manuelle Erinnerungen
Sie können bei Bedarf Ihre eigenen Erinnerungen oder weitere Erinnerungen versenden. Der Kandidat erhält dieselbe E-Mail, die auch für die automatischen Erinnerungen verwendet wird.
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Navigieren Sie zu der entsprechenden Bewertungsübersicht und blättern Sie nach unten zum Abschnitt Kandidat |
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Klicken Sie auf das Glockensymbol  unter Aktionen rechts neben dem Namen Ihres Kandidaten. |
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Am unteren Rand des Bildschirms wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, in der bestätigt wird, dass die E-Mail gesendet wurde. |
Ein paar Dinge sind zu beachten:
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Eine graue Glocke bedeutet, dass Sie keine Erinnerung senden können, weil die letzte Aktivität weniger als 48 Stunden zurückliegt. Zu den Aktivitäten zählen Kandidaten, die an der Bewertung teilnehmen, sowie Einladungen und Erinnerungen, die versendet werden. |
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Eine schwarze Glocke bedeutet, dass seit der letzten Aktivität mehr als 48 Stunden vergangen sind, sodass Sie eine Erinnerung senden können. Aber niemand mag Spam, also beachten Sie dies, bevor Sie eine Erinnerung senden. |
| Hinweis: TestGorilla sendet keine automatische Erinnerung, wenn Sie zuerst eine senden. |
Unerreichbare Kandidaten
Manchmal antworten Kandidaten nicht. In solchen Fällen kann es sein, dass ihre Einladung in ihrem Spamordner landet oder aufgrund der Einstellungen ihres Mailservers nicht zugestellt werden. In diesem Fall können Sie versuchen, eine Erinnerung von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse aus zu versenden. Sie können den Bewertungslink kopieren und in Ihre E-Mail einfügen.
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Navigieren Sie zur entsprechenden Bewertungsübersicht und blättern Sie zum Abschnitt Kandidat |
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Klicken Sie auf das  Menü Symbol in der Spalte „Aktionen" der Kandidatentabelle des Kandidaten, an den Sie den Bewertungslink senden möchten. |
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Klicken Sie im Dropdown-Menü auf  Link zur Kandidatenbewertung kopieren . Der Link wird in Ihre Zwischenablage kopiert und kann dann in Ihre E-Mail eingefügt werden. |
Ergebnisse mit Kandidaten teilen
Verfügbar für Nutzer aller Pläne.
Sie können manuell festlegen, dass die Ergebnisse eines Kandidaten nach Abschluss der Bewertung mit ihm geteilt werden. So kann er sehen, wie er abgeschnitten hat. Der Kandidat sieht nur die Ergebnisse der Tests, an denen er im Rahmen Ihrer Bewertung teilgenommen hat. Er sieht weder Ihre Bewertung für ihn, noch die Notizen, die Sie zu seiner Leistung gemacht haben, noch die Informationen aus dem Anti-Betrugs-Panel.
Sie können Ergebnisse auf zwei Arten manuell freigeben:
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Navigieren Sie zur entsprechenden Bewertungsübersicht und gehen Sie zum Abschnitt Kandidat |
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Klicken Sie auf das Symbol in der Spalte Aktionen der Kandidatentabelle und wählen Sie den Kandidaten, mit dem Sie die Ergebnisse teilen möchten |
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Klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Schaltfläche  Ergebnisse an Kandidat senden . |
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Klicken Sie in dem daraufhin angezeigten Popup auf Senden. |
ODER
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Klicken Sie auf ein Kandidatenprofil |
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Ergebnisse an Kandidat senden in der oberen rechten Ecke der Seite. |
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Klicken Sie in dem daraufhin angezeigten Popup auf Senden. |
| Tipp: Sie können die E-Mail, die die Ergebnisse enthält, bearbeiten, indem Sie auf den Link im Popup klicken. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Kandidatenkommunikation mit TestGorilla. |
Kandidaten ablehnen
Verfügbar für Nutzer aller Pakete.
Leider können Sie nicht jeden einstellen, daher ist das Versenden von Ablehnungs-E-Mails eine notwendige Funktion. Wir machen den Prozess so einfach wie möglich: ein paar Klicks und Ihr Kandidat erhält eine höfliche E-Mail. Sie können diese E-Mail auch personalisieren, um sie besser an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Sie können Ablehnungs-E-Mails auf zwei Arten versenden:
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Navigieren Sie zur entsprechenden Bewertungsübersicht und blättern Sie zum Abschnitt Kandidat |
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Klicken Sie auf die Schaltfläche  Ablehnen in der Spalte Aktionen in der Tabelle Kandidaten. |
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Klicken Sie auf das Kontrollkästchen in dem daraufhin angezeigten Popup. Wenn Sie das Kästchen nicht anklicken, wird der Kandidat abgelehnt, aber es wird ihm keine E-Mail geschickt. |
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Klicken Sie zur Bestätigung auf Ablehnen. |
ODER
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Klicken Sie auf ein Kandidatenprofil |
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnung per E-Mail senden in der oberen Ecke der Seite. |
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Klicken Sie auf das Kontrollkästchen in dem daraufhin angezeigten Popup. Wenn Sie das Kästchen nicht anklicken, wird der Bewerber abgelehnt, aber es wird ihm keine E-Mail geschickt. |
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Klicken Sie zur Bestätigung auf Ablehnen. |
| Tipp: Sie können Ihre Ablehnungs-E-Mail bearbeiten, indem Sie auf den Link im Popup klicken. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Kandidatenkommunikation mit TestGorilla. |
Kandidaten löschen
Verfügbar für Nutzer aller Pakete.
Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Sie einen Kandidaten aus Ihrer Bewertung löschen möchten. Vielleicht haben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse falsch eingegeben, oder der Kandidat hat im Einklang mit den Datenschutzgesetzen die Löschung seiner Daten verlangt.
| Achtung: Wenn Sie einen Kandidaten löschen, werden alle seine Daten - seine Ergebnisse, Schnappschüsse, Informationen zur Betrugsbekämpfung usw. - aus unseren Systemen entfernt. Die Löschung ist dauerhaft; keine der Informationen kann wiederhergestellt werden. Vergewissern Sie sich, dass Sie alles, was Sie von den Ergebnissen brauchen, haben, bevor Sie sie löschen. |
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Navigieren Sie zur entsprechenden Bewertungsübersicht und blättern Sie zum Abschnitt Kandidat |
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Suchen Sie den Kandidaten auf der Registerkarte Kandidaten. |
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Klicken Sie auf das Menüsymbol in der Aktionenspalte des Kandidaten, den Sie löschen möchten. |
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Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Kandidat löschen. |
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Klicken Sie in dem daraufhin angezeigten Popup auf Löschen . |
Der Kandidat wird sofort entfernt - er wird nicht benachrichtigt, dass Sie ihn gelöscht haben. Wenn er die Bewertung noch nicht begonnen hat oder sie gerade abschließt, kann er nicht mehr darauf zugreifen. Falls erforderlich, können Sie ihn erneut einladen.
Massenaktionen
Verfügbar für Nutzer vom Starter und Pro Paket
Sie können die folgenden Aktionen in großen Mengen durchführen:
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Phase ändern. Wählen Sie die gewünschte Stufe aus dem Dropdown-Menü im Popup und klicken Sie auf Ändern. |
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Erinnern. Klicken Sie im erscheinenden Popup auf Senden, um Ihre Erinnerungen zu versenden. Nur Kandidaten, die für eine Erinnerung in Frage kommen, erhalten eine solche. |
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Ablehnen. Aktivieren Sie in dem daraufhin angezeigten Popup das Kontrollkästchen und klicken Sie auf Ändern. Kandidaten, die bereits eine Ablehnung erhalten haben, wird keine weitere E-Mail zugesandt. |
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Ergebnisse senden. Klicken Sie in dem daraufhin angezeigten Popup auf Senden, um die Ergebnis-E-Mails zu versenden. Sie haben die Wahl, die Ergebnis-E-Mail an alle ausgewählten Kandidaten oder nur an diejenigen zu senden, die ihre Ergebnisse noch nicht erhalten haben. |
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Navigieren Sie zur entsprechenden Bewertungsübersicht und blättern Sie zum Abschnitt Kandidat |
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Verwenden Sie die Kontrollkästchen links neben den Namen der Kandidaten. Sie können alle Kandidaten in der Liste an- oder abwählen, indem Sie das Kästchen oben links anklicken. |
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Sobald Sie einige Kandidaten abgehakt haben, erscheint eine neue Symbolleiste am oberen Rand der Tabelle des Kandidaten. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus. |
| Tipp: Sie können Ihre Ergebnis- und Ablehnungs-E-Mails bearbeiten, indem Sie auf den Link in den jeweiligen Popups klicken. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Kandidatenkommunikation mit TestGorilla. |
Allgemeine Fragen
Mein Kandidat hatte während seiner Bewertung Probleme mit dem Internet. Wie kann er sie wiederholen?
Es ist nicht möglich, den Fortschritt einer Bewertung zurückzusetzen. In solchen Fällen empfehlen wir, den Kandidaten aus Ihrer Bewertung zu löschen und ihn dann erneut einzuladen. Je nachdem, wie weit der Kandidat die Bewertung bereits abgeschlossen hatte, bevor das Problem auftrat, hat er möglicherweise einen unfairen Vorteil gegenüber anderen Kandidaten, da er zumindest einige der gestellten Fragen kennt.
Warum kann ich manche Kandidaten auf der Registerkarte Meine Kandidaten nicht sehen?
Wenn ein Kandidat in Ihrer Liste fehlt, haben Sie wahrscheinlich keinen Zugriff auf die Bewertung, an der er teilgenommen hat, oder er hat noch nicht versucht, die Bewertung zu beginnen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Meine Kandidaten in unserem Artikel zur Vorstellung der Plattform.
Wie kann ich die Ergebnisse an andere Personen als den Kandidaten weitergeben?
Sie können die Kandidatenergebnisse entweder als CSV-, XLSX- oder PDF-Datei herunterladen. Sie können diese Datei dann an den gewünschten Empfänger senden. Einzelheiten dazu finden Sie in unserem Artikel über die Analyse von Ergebnissen.