Lade Kandidat:innen ein, sende ihnen Erinnerungen, lösche sie oder überprüfe ihren Status.
In diesem Artikel erfährst du, wie du den Weg der Bewerber:innen durch deinen Einstellungsprozess steuern kannst. Von der Einladung zur Bewertung bis hin zum Teilen der Ergebnisse mit den Bewerber:innen. Dieser Artikel richtet sich an TestGorilla-Benutzer:innen mit der Rolle Inhaber:in, Administrator:in oder Anwerber:in.
Ungefähre Lesezeit: 9 Minuten
Inhalte in diesem Artikel
- Kandidat:innen einladen
- Status und Phase von Kandidat:innen
- Kandidat:innen Erinnerungen senden
- Ergebnisse teilen
- Kandidat:innen ablehnen
- Kandidat:innen löschen
- Massenaktionen
- Häufige Fragen
Kandidat:innen einladen
Du kannst deine Kandidat:innen auf drei Arten zu deiner Bewertung einladen:
- E-Mail. Lade sie einzeln ein oder lade sie massenweise über einen Datei-Upload ein – wenn dein Paket das zulässt.
- Öffentlicher Link. Füge einen Link zu deiner Bewertung in deine Stellenanzeige ein. Auf diese Weise können sich Kandidat:innen selbst zur Bewertung einladen und du sparst Zeit.
- Bewerbermanagementsystem. Wenn du eines unserer integrierten Bewerbermanagementsysteme verwendest, kannst du es mit TestGorilla verbinden und so deinen Prozess nahtlos gestalten.
Unabhängig davon, ob du Einzel- oder Massen-E-Mails verwendest, erhalten deine Kandidat:innen von TestGorilla eine E-Mail mit ihrem persönlichen Link für die Bewertung. Eingeladene Kandidat:innen erscheinen in der Liste deiner Kandidat:innen in der Bewertungsübersicht.
Du kannst die Einladung anpassen, damit sie eher Ton und Branding deines Unternehmens entspricht – und um zusätzliche Informationen für deine Kandidat:innen einzufügen.
Hinweis: Wenn du eine Integration für ein Bewerbermanagementsystem verwendest, lädst du deine Kandidat:innen über das Bewerbermanagementsystem ein. In unserer Sammlung von Anleitungen zu Integrationen findest du alles, was du für die Einrichtung deines Bewerbermanagementsystems brauchst.
Per E-Mail einladen
Einzelne E-Mail
Verfügbar für Benutzer:innen aller Pakete.
Um Kandidat:innen einzuladen, brauchst du zunächst eine aktive Bewertung. Du kannst eine neue Bewertung erstellen oder eine bestehende Bewertung verwenden.
Aus deiner Bewertungsübersicht:
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Erweitere die Leiste „Kandidat:innen einladen“ oben auf der Seite. |
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Gib den Namen des/der Kandidat:in und seine/ihre E-Mail-Adresse in die Textfelder auf der rechten Seite ein. |
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Klicke auf „Einladen“. |
Masseneinladung
Verfügbar für Benutzer:innen aller kostenpflichtigen Pakete.
Um Kandidat:innen massenweise einzuladen, brauchst du eine CSV- oder XLSX-Datei mit den Namen und E-Mail-Adressen deiner Kandidat:innen. Du kannst hier eine Vorlage herunterladen.
Aus deiner Bewertungsübersicht:
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Erweitere die Leiste „Kandidat:innen einladen“ oben auf der Seite. |
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Klicke unter den Textfeldern auf der rechten Seite auf „Kandidat:innen massenweise einladen“. |
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Ziehe deine Datei entweder auf das Pop-up-Fensteroder klicke auf das Pop-up-Fenster, um deinen Datei-Explorer zu öffnen und die Datei auszuwählen. Das Pop-up-Fenster schließt sich von selbst, wenn der Upload abgeschlossen ist. |
Über einen öffentlichen Link
Öffentliche Links sind besonders hilfreich, wenn du Kandidat:innen, die du noch nicht identifiziert hast, Zugang zu deiner Bewertung geben willst. Wenn du den Kandidat:innen die Möglichkeit gibst, sich selbst einzuladen, hast du selbst auch weniger Arbeit, vor allem wenn du eine große Anzahl von Bewerber:innen erwartest!
Wenn du einen öffentlichen Link verwendest, werden deine Kandidat:innen aufgefordert, ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse einzugeben. Die TestGorilla-Plattform schickt ihnen dann automatisch eine Einladung zur Bewertung.
Hinweis: Wir haben den Schritt der E-Mail-Einladung eingebaut, um Betrug zu verhindern und um zu verhindern, dass Spammer deinen Talentpool überfluten. Deshalb kann dieser Schritt nicht aus dem Prozess entfernt werden.
Jede Bewertung enthält einen allgemeinen öffentlichen Link. Du kannst diesen Link aus deiner Bewertung kopieren und ihn direkt in deine Stellenausschreibungen einfügen.
Benutzer:innen der Pakete Pro können mehrere benutzerdefinierte öffentliche Links für jede Bewertung erstellen. So kannst du für jede Quelle von Kandidat:innen – z. B. deine Karriereseite oder bestimmte Jobbörsen – einen anderen Link einrichten und verfolgen, aus welchen Quellen deine Bewerber:innen stammen.
Aus der Bewertungsübersicht:
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Erweitere die Leiste „Kandidat:innen einladen“ oben auf der Seite. |
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Gib den Namen der Quelle in das Textfeld mit der Bezeichnung „Kandidatenquelle“ für einen neuen Link ein und klicke auf Link erstellen. Fahre bei einem bestehenden Link mitdem nächsten Schritt fort. |
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Klicke auf „Link kopieren“ im linken Teil der Seite, um den Link in deiner Zwischenablage zu speichern. |
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Klicke auf „Bestätigen“ in dem Pop-up-Fenster, das dich dazu auffordert, die Verwendung eines Credits für Bewertungen zu bestätigen. |
Dein Link wird in der Zwischenablage gespeichert und kann dann in deine Stellenausschreibung eingefügt werden.
Tipp: Wenn du öffentliche Links verwendest, solltest du sie in Kombination mitQualifizierungsfragenverwenden, um zu verhindern, dass unqualifizierte Arbeitssuchende die Bewertung absolvieren. Dadurch sparst du Geld, da dir keine Kosten für disqualifizierte Kandidat:innen entstehen.
Status und Phase von Kandidat:innen
Verfügbar für Benutzer:innen aller Pakete.
Status und Phasen helfen dir dabei, den Weg deiner Kandidat:innen durch den Einstellungsprozess zu verfolgen. Ihr Status wird von uns automatisch aktualisiert, doch die Einstellungsphase kannst du manuell ändern.
Status
Der Status wird aktualisiert, während die Kandidat:innen die Bewertung durchlaufen. Es gibt vier Status:
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Status |
Bedeutung |
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Eine Einladung wurde an den/die Kandidat:in verschickt. Die Einladung kann per Einzel- oder Massen-E-Mail oder über deinen öffentlichen Link erfolgen. Kandidat:innen, die den Abschnitt mit den Qualifizierungsfragen abgeschlossen haben, aber noch nicht mit der eigentlichen Bewertung begonnen haben, verbleiben in diesem Status. |
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Dieser Status wird ausgelöst, wenn die Kandidat:innen den ersten Test in der Bewertung beginnen. |
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Der/Die Kandidat:in hat die Bewertung erfolgreich abgeschlossen. Die vollständigen Ergebnisse können jetzt von dir geprüft werden. |
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Der/Die Kandidat:in hat die Anforderungen für die Stelle – basierend auf deinen Qualifizierungsfragen – nicht erfüllt und scheidet aus dem Prozess aus. |
Eingeladen
Bewertung begonnen
Bewertung abgeschlossen
DisqualifiziertPhase
Indem du die Phase der Kandidat:innen einstellst, behältst du den Überblick, wo sie sich in deinem Einstellungsprozess befinden. Es gibt dreizehn Phasen, aus denen du wählen kannst:
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Noch nicht ausgewertet |
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Ausgewertet |
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Zum Vorstellungsgespräch eingeladen |
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Vorstellungsgespräch stattgefunden |
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Zum Take-Home-Test eingeladen |
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Take-Home-Test abgeschlossen |
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Referenzen überprüft |
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Angebot gesendet |
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Angebot abgelehnt |
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Kandidat:in hat zurückgezogen |
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Kandidat:in reagiert nicht |
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Abgelehnt |
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Eingestellt |
Du kannst die Phase in der Bewertungsübersicht oder links auf der Ergebnisseite der Kandidat:innen einstellen:
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Klicke auf das Dropdown-Menü „Phase“. Die Standardphase ist Noch nicht ausgewertet. |
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Wähle die gewünschte Phase aus der Liste aus. Das Dropdown-Menü wird geschlossen, und deine Änderungen werden sofort wirksam. |
Kandidat:innen Erinnerungen senden
Verfügbar für Benutzer:innen aller Pakete.
Manchmal brauchen deine Kandidat:innen einen kleinen Anstoß, um ihre Bewertung abzuschließen. Vielleicht wurden sie unterbrochen, als sie angefangen haben, oder ihnen ist einfach etwas dazwischen gekommen. Zusätzlich zu den automatischen Erinnerungen kannst du deinen Kandidat:innen auch manuelle Erinnerungen senden.
Automatische Erinnerungen
Wir senden deinen Kandidat:innen automatisch eine Erinnerung. Sie wird gesendet, wenn:
- der/die Kandidat:in nicht innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt der Einladung mit der Bewertung begonnen hat ODER
- der/die Kandidat:in die Bewertung begonnen hat, aber seit 48 Stunden inaktiv ist.
In diesem Fall erhalten die Kandidat:innen eine Erinnerung daran, dass eine Bewertung aussteht, zusammen mit ihrem Bewertungslink, damit sie leichter darauf zugreifen können. Welche Erinnerung sie erhalten, hängt davon ab, welche Bedingung zuerst erfüllt ist.
Manuelle Erinnerungen
Du kannst bei Bedarf deine eigenen Erinnerungen oder weitere Erinnerungen versenden. Die Kandidat:innen erhalten dieselbe E-Mail, die auch für automatische Erinnerungen verwendet wird.
So sendest du eine manuelle Erinnerung:
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Wähle die entsprechende Bewertung auf der Registerkarte „Meine Bewertungen“ aus. |
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Klicke auf das Glockensymbol |
rechts neben dem Namen deines/deiner Kandidat:in in der Bewertungsübersicht.
Am unteren Rand des Bildschirms wird eine Meldung angezeigt, die bestätigt, dass die E-Mail gesendet wurde.
Folgende Dinge solltest du beachten:
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Eine graue Glocke bedeutet, dass du keine Erinnerung senden kannst, weil seit der letzten Aktivität weniger als 48 Stunden vergangen sind. Zu den Aktivitäten gehören die Teilnahme an der Bewertung sowie das Versenden von Einladungen und Erinnerungen. |
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Eine schwarze Glocke bedeutet, dass seit der letzten Aktivität mehr als 48 Stunden vergangen sind, sodass du eine Erinnerung senden kannst. Aber niemand mag Spam – bedenke das, bevor du eine Erinnerung sendest. |
Hinweis: TestGorilla sendet keine automatische Erinnerung, wenn du zuerst eine Erinnerung sendest.
Kandidat:innen reagieren nicht
Manchmal reagieren Kandidat:innen nicht. In diesen Fällen ist es möglich, dass die Einladungen im Spam-Ordner landen oder aufgrund der Einstellungen des Mailservers nicht zugestellt werden. Du kannst versuchen, eine Erinnerung von deiner eigenen E-Mail-Adresse zu senden. Du kannst den Bewertungslink kopieren und in deine E-Mail einfügen.
Aus der Bewertungsübersicht:
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Klicke auf das |
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Wähle |
Menü-Symbol in der Spalte „Aktionen“ der Tabelle „Kandidat:innen“.
„Link zur Bewertung für Kandidat:innen kopieren“ aus dem Dropdown-Menü aus. Der Link wird in deine Zwischenablage kopiert und kann dann in deine E-Mail eingefügt werden.
Ergebnisse mit den Kandidat:innen teilen
Verfügbar für Benutzer:innen aller Pakete.
Du kannst die Ergebnisse der Kandidat:innen mit ihnen teilen, nachdem sie die Bewertung abgeschlossen haben. So können sie sehen, wie sie abgeschnitten haben. Die Kandidat:innen sehen nur ihre Ergebnisse aus den Tests, die sie im Rahmen deiner Bewertung absolviert haben. Sie sehen weder deine Bewertung noch deine Notizen zu ihrer Leistung oder die Informationen aus dem Anti-Betrugs-Panel.
Du kannst ihre Ergebnisse auf zwei Arten teilen:
- Von der Ergebnisseite der Kandidat:innen
- Von der Seite der Bewertungsübersicht
Ergebnisse von der Ergebnisseite der Kandidat:innen teilen
Von der Ergebnisseite der Kandidat:innen:
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Klicke auf die |
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Klicke auf „Senden“ in dem daraufhin erscheinenden Pop-up-Fenster. |
Schaltfläche „Ergebnisse an Kandidat:in senden“ in der oberen Ecke der Seite.Ergebnisse aus der Bewertungsübersicht teilen
So sendest du die Ergebnisse aus der Bewertungsübersicht an Kandidat:innen:
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Klicke auf das |
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Wähle die |
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Klicke auf „Senden“ in dem daraufhin erscheinenden Pop-up-Fenster. |
Schaltfläche „Ergebnisse an Kandidat:in senden“ aus dem Dropdown-Menü aus.Tipp: Du kannst die E-Mail mit den Ergebnissen bearbeiten, indem du auf den Link im Pop-up-Fenster klickst. Weitere Informationen findest du in unserem Leitfaden zur Kommunikation mit Kandidat:innen über TestGorilla.
Kandidat:innen ablehnen
Verfügbar für Benutzer:innen aller Pakete.
Leider kannst du nicht jeden einstellen, also ist das Versenden von Ablehnungs-E-Mails eine notwendige Funktion. Wir gestalten den Prozess so einfach wie möglich: ein paar Klicks und dein:e Kandidat:in erhält eine höfliche E-Mail. Du kannst diese E-Mail auch anpassen, damit sie deine Bedürfnisse erfüllt.
Du kannst Ablehnungs-E-Mails von zwei Stellen aus versenden:
- Ergebnisseite der Kandidat:innen
- Bewertungsübersicht
Jemanden von der Ergebnisseite der Kandidat:innen ablehnen
Von der Ergebnisseite der Kandidat:innen:
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Klicke auf die |
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Aktiviere das Kontrollkästchen in dem daraufhin erscheinenden Pop-up-Fenster. Wenn du das Kästchen nicht aktivierst, wird der/die Kandidat:in abgelehnt, aber es wird keine E-Mail gesendet. |
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Klicke zur Bestätigung auf „Ablehnen“. |
Schaltfläche „Ablehnungs-E-Mail senden“ in der oberen Ecke der Seite.Jemanden aus der Bewertungsübersicht ablehnen
Von der Seite der Bewertungsübersicht:
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Klicke auf die |
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Aktiviere das Kontrollkästchen in dem daraufhin erscheinenden Pop-up-Fenster. Wenn du das Kästchen nicht aktivierst, wird der/die Kandidat:in abgelehnt, aber es wird keine E-Mail gesendet. |
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Klicke zur Bestätigung auf „Ablehnen“. |
Schaltfläche „Ablehnen“ in der Spalte „Aktionen“ der Tabelle „Kandidat:innen“.Tipp: Du kannst deine Ablehnungs-E-Mail bearbeiten, indem du auf den Link im Pop-up-Fenster klickst. Weitere Informationen findest du in unserem Leitfaden zur Kommunikation mit Kandidat:innen über TestGorilla.
Kandidat:innen löschen
Verfügbar für Benutzer:innen aller Pakete.
Es gibt eine Reihe von Gründen, warum du Kandidat:innen aus deiner Bewertung löschen möchtest. Vielleicht hast du ihren Namen oder ihre E-Mail-Adresse falsch eingegeben, oder der/die Kandidat:in hat darum gebeten, dass seine/ihre Daten gemäß den Datenschutzgesetzen gelöscht werden.
Du kannst die Kandidat:innen aus der Bewertungsübersicht löschen. Dadurch werden alle ihre Daten – Ergebnisse, Schnappschüsse, Anti-Betrugsinformationen usw. – aus unseren Systemen entfernt.
Warnung: Die Löschung ist dauerhaft; keine der Informationen kann wiederhergestellt werden. Vergewissere dich, dass du die nötigen Informationen aus den Ergebnissen erhalten hast, bevor du sie entfernst.
So löschst du Kandidat:innen aus der Bewertungsübersicht:
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Suche den/die Kandidat:in in der Registerkarte „Kandidat:innen“. |
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Klicke auf das |
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Wähle „Kandidat:in löschen“ aus der Dropdown-Liste aus. |
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Klicke in dem daraufhin erscheinenden Pop-up-Fenster auf „Löschen“. |
Menü-Symbol in der Spalte „Aktionen“.Der/Die Kandidat:in wird sofort entfernt – er/sie wird nicht über den Löschvorgang benachrichtigt. Wenn der/die Kandidat:in mit der Bewertung noch nicht begonnen hat oder gerade dabei war, sie abzuschließen, kann er/sie nicht mehr darauf zugreifen. Falls nötig, kannst du diese:n Kandidat:in erneut einladen.
Massenaktionen
Verfügbar für Benutzer:innen der Tarife Starter und Pro.
Du kannst die folgenden Aktionen massenweise durchführen:
- Verändere die Einstellungsphase.
- Sende E-Mails als Erinnerung.
- LehneKandidat:innen ab.
- Sende Kandidat:innen ihre Ergebnisse.
Du kannst dies in der Bewertungsübersicht tun, indem du die Kontrollkästchen links neben den Namen der Kandidat:innen nutzt.. Du kannst alle Kandidat:innen in der Liste aus- oder abwählen, indem du das Kästchen oben links aktivierst.
Sobald du ein paar Kandidat:innen abgehakt hast, erscheint eine neue Symbolleiste oben in der Tabelle der Kandidat:innen. Wähle die gewünschte Aktion aus.
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Phase ändern. Wähle die gewünschte Phaseaus dem Dropdown-Menü im Pop-up-Fenster aus und klicke auf „Ändern“. |
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Erinnern. Klicke in dem erscheinenden Pop-up-Fenster auf „Senden“, um deine Erinnerungen zu versenden. Nur Kandidat:innen, die für eine Erinnerung in Frage kommen, erhalten deine Erinnerung. |
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Ablehnen. Aktiviere das Kontrollkästchen in dem erscheinenden Pop-up-Fenster und klicke auf „Ändern“. Kandidat:innen, die bereits eine Ablehnungs-E-Mail erhalten haben, wird keine weitere E-Mail gesendet. |
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Ergebnisse senden. Klicke in dem erscheinenden Pop-up-Fenster auf Senden, um E-Mails mit den Ergebnissen zu versenden. Du kannst die Ergebnis-E-Mail an alle ausgewählten Kandidat:innen senden oder nur an diejenigen, die ihre Ergebnisse noch nicht erhalten haben. |
Tipp: Du kannst deine Ergebnis- und Ablehnungs-E-Mail bearbeiten, indem du auf den Link im jeweiligen Pop-up-Fenster klickst. Weitere Informationen findest du in unserem Leitfaden zur Kommunikation mit Kandidat:innen über TestGorilla.
Häufige Fragen
Mein:e Kandidat:in hatte während der Bewertung Probleme mit dem Internet. Wie kann er/sie die Bewertung erneut absolvieren?
Es ist nicht möglich, den Fortschritt einer Bewertung zurückzusetzen. In solchen Fällen empfehlen wir, den/die Kandidat:in aus deiner Bewertung zu löschen und ihn/sie dann erneut einzuladen. Je nachdem, welcher Anteil der Bewertung bereits absolviert wurde, bevor das Problem auftrat, hat die Person möglicherweise einen unfairen Vorteil gegenüber anderen Kandidat:innen, da sie zumindest einige der gestellten Fragen kennt.
Warum kann ich einige Kandidat:innen auf der Registerkarte „Meine Kandidat:innen“ nicht sehen?
Wenn Kandidat:innen auf deiner Liste fehlen, hast du wahrscheinlich keinen Zugang zu der Bewertung, die sie absolviert haben, oder sie haben noch nicht mit der Bewertung begonnen. Weitere Informationen findest du im Abschnitt Meine Kandidat:innen in unserem Einführungsartikel zur Plattform.
Wie kann ich die Ergebnisse mit jemand anderem als dem/der Kandidat:in teilen?
Du kannst die Ergebnisse der Kandidat:innen entweder als CSV-, XLSX- oder PDF-Datei herunterladen. Du kannst diese Datei dann an den gewünschten Empfänger senden. Wie du das machst, erfährst du in unserem Artikel über das Analysieren von Ergebnissen.