Inviter, påmind, slet eller tjek status for dine kandidater.
Denne artikel beskriver, hvordan du kan administrere dine ansøgeres forløb gennem din rekrutteringsproces. Lige fra at invitere dem til din vurdering til at dele resultaterne med dem. Denne artikel er til brugere af TestGorilla med rollen indehaver, administrator og ansættelsesansvarlig.
Læsetid: ca. 9 minutter
I denne artikel
- Invitation af kandidater
- Kandidatstatus og -stadie
- Påmindelse af kandidater
- Deling af resultater
- Afvisning af kandidater
- Sletning af kandidater
- Massehandlinger
- Ofte stillede spørgsmål
Invitation af kandidater
Du kan invitere dine kandidater til din vurdering på tre måder:
- E-mail. Inviter dem en ad gangen eller samlet via en filoverførsel, hvis dit abonnement tillader det.
- Offentligt link. Indsæt et link til vurderingen i jobopslaget. På den måde kan kandidater invitere sig selv til vurderingen, springe mellemleddet over og spare dig tid.
- ATS. Hvis du bruger et af de systemer til sporing af ansøgere, vi er integreret med, kan du forbinde det til TestGorilla, så du kan forenkle din proces.
Uanset om du bruger en enkelt e-mail eller masseforsendelse af e-mails, får dine kandidater tilsendt en e-mail fra TestGorilla med deres personlige link til vurderingen. Inviterede kandidater fremgår af vurderingsoversigten i din liste over kandidater.
Du kan også tilpasse invitationen, så den passer bedre til din virksomheds tone og branding – samt inkluderer flere oplysninger til dine kandidater.
Bemærk: Hvis du bruger en ATS-integration, inviterer du dine kandidater fra ATS-siden. Se vores samling af vejledninger om integrationer, der kan hjælpe dig med at konfigurere din foretrukne ATS.
Invitation via e-mail
Individuel e-mail
Tilgængelig for brugere af alle abonnementer.
For at invitere kandidater skal du først have en aktiv vurdering. Du kan oprette en ny vurdering eller bruge en eksisterende vurdering.
Fra din vurderingsoversigt:
|
Udvid linjen Inviter kandidater øverst på siden. |
|
|
Indtast kandidatens navn og e-mailadresse i tekstfelterne til højre. |
|
|
Klik på Inviter. |
Masseforsendelse af invitation
Tilgængelig for brugere af alle betalte abonnementer.
Hvis du vil invitere flere kandidater ad gangen, skal du have en CSV- eller XLSX-fil med dine kandidaters navne og e-mailadresser. Du kan downloade en skabelon her.
Fra din vurderingsoversigt:
|
Udvid linjen Inviter kandidater øverst på siden. |
|
|
Klik på Inviter flere kandidater ad gangen under tekstfelterne i højre side. |
|
|
Enten skal du slippe og trække din fil hen på pop op-vindueteller klikke på pop op-vinduet for at åbne stifinderen og vælge filen. Pop op-vinduet lukker selv, når overførslen er fuldført. |
Via offentligt link
Offentlige links er især nyttige, hvis du vil give adgang til din vurdering til kandidater, som du endnu ikke har udpeget. Hvis du giver kandidater mulighed for at invitere sig selv, bliver arbejdet også mindre for dig, især hvis du forventer et stort antal ansøgere!
Når du bruger et offentligt link, bliver dine kandidater bedt om at indtaste deres navn og e-mailadresse. TestGorilla-platformen sender dem derefter automatisk en invitation til vurderingen.
Bemærk: Vi inkluderer trinnet vedrørende e-mailinvitation for at forsøge at undgå snyd og forhindre, at afsendere af uønsket post fylder i din talentpulje. Derfor kan dette trin ikke fjernes fra processen.
Hver vurdering omfatter ét generelt, offentligt link. Dette kan kopieres fra din vurdering og indsættes direkte i dine jobopslag.
Brugere af Scale- og Business-abonnementer kan oprette flere tilpassede, offentlige links til hver vurdering. Det giver dig mulighed for at have et forskelligt link til hver kandidatkilde, fx din karriereside eller specifikke jobtavler, og holde overblik over, hvor dine ansøgere kommer fra.
Fra vurderingsoversigten:
|
Udvid linjen Inviter kandidater øverst på siden. |
|
|
Få et nyt link ved at indtaste kildens navn i tekstfeltet Kandidatkilde, og klik på Opret link. For at bruge et eksisterende link skal du fortsætte tilnæste trin. |
|
|
Klik på Kopiér linki venstre del af siden for at gemme linket i udklipsholderen. |
|
|
Klik på Bekræft i det pop op-vindue, der vises, hvor du bliver bedt om at bekræfte brugen af en vurderingskredit til vurderingen. |
Dit link bliver gemt i udklipsholderen, og er nu klart til at blive indsat i dit jobopslag.
Tip: Når du bruger offentlige links, kan du overveje at bruge dem i kombination medkvalificerende spørgsmålfor at forhindre, at ukvalificerede jobansøgere tager vurderingen. Du sparer penge, da du ikke bliver opkrævet for diskvalificerede kandidater.
Kandidatstatus og -stadie
Tilgængelig for brugere af alle abonnementer.
Statusser og stadier hjælper dig også med at holde styr på kandidatens forløb gennem rekrutteringsprocessen. Deres status opdateres automatisk af os, mens du kan holde styr på deres ansættelsesstadie manuelt.
Status
Statussen opdateres, efterhånden som din kandidat fortsætter gennem vurderingen. Der er fire statusser:
|
Status |
Betydning |
|
Inviteret |
Der er blevet sendt en invitation til kandidaten. Dette kan ske via individuel e-mail/masseforsendelse af e-mails eller dit offentlige link. Kandidater, der har gennemført vurderingstrinnet kvalificerende spørgsmål, men endnu ikke har startet den egentlige vurdering, forbliver i denne status. |
|
Vurdering påbegyndt |
Denne status udløses, når kandidaten påbegynder den første test i vurderingen. |
|
Vurdering gennemført |
Kandidaten har gennemført vurderingen. Du kan nu se alle kandidatens resultater. |
|
Diskvalificeret |
På baggrund af dine kvalificerende spørgsmål opfylder kandidaten ikke kravene til stillingen, og går ikke videre. |
Stadie
Indstilling af kandidatstadie gør det nemmere for dig at holde styr på, hvor kandidaterne befinder sig i rekrutteringsprocessen. Der er tretten stadier at vælge imellem:
|
Endnu ikke evalueret |
|
|
Evalueret |
|
|
Inviteret til jobsamtale |
|
|
Har været til jobsamtale |
|
|
Inviteret til hjemmetest |
|
|
Hjemmetest gennemført |
|
|
Referencer kontrolleret |
|
|
Tilbud sendt |
|
|
Tilbud afvist |
|
|
Kandidaten trak sig |
|
|
Kandidaten svarer ikke |
|
|
Afvist |
|
|
Ansat |
Du kan indstille stadiet fra vurderingsoversigten eller til venstre på siden med kandidatresultater:
|
Klik på rullemenuen med stadier. Standardstadiet er Endnu ikke evalueret. |
|
|
Vælg det ønskede stadie i listen. Rullemenuen lukker, og dine ændringer træder i kraft med det samme. |
Påmindelse af kandidater
Tilgængelig for brugere af alle abonnementer.
Nogle gange har dine kandidater brug for et lille skub for at gennemføre deres vurdering. De kan være blevet afbrudt, da de startede, eller måske er noget andet kommet i vejen. Udover at vi sender automatiske påmindelser, kan du sende manuelle påmindelser til din kandidat.
Automatiske påmindelser
Vi sender automatisk én påmindelse til dine kandidater. Denne bliver sendt, hvis:
- kandidaten ikke er startet på vurderingen inden for 48 timer efter at have modtaget sin invitation ELLER
- kandidaten er startet på vurderingen, men har været inaktiv i 48 timer.
Kandidaten modtager en venlig påmindelse om, at vedkommende har en udestående vurdering. Vurderingslinket medsendes for at gøre det nemt for kandidaten. Den påmindelse, de modtager, afhænger af, hvilken betingelse der opfyldes først.
Manuelle påmindelser
Du kan vælge at sende dine egne påmindelser eller ekstra påmindelser, hvis det er nødvendigt. Kandidaten modtager den samme e-mail, som anvendes til automatiske påmindelser.
Sådan sender du en manuel påmindelse:
|
Vælg den relevante vurdering i fanen Mine vurderinger. |
|
|
Klik på klokke-ikonet til højre for kandidatens navn i vurderingsoversigten. |
Der vises en bekræftelsesmeddelelse nederst på skærmen, som bekræfter, at e-mailen er blevet sendt.
Bemærk:
|
En grå klokke betyder, at du ikke kan sende en påmindelse, fordi det er mindre end 48 timer siden den sidste aktivitet. Aktiviteten omfatter kandidater, der tager vurderingen, samt invitationer og påmindelser, der sendes. |
|
|
En sort klokke betyder, at der er gået mere end 48 timer siden den sidste aktivitet, så du kan sende en påmindelse. Men ingen kan lide spam, så overvej det, før du sender en påmindelse. |
Bemærk: TestGorilla sender ikke en automatisk påmindelse, hvis du sender en først.
Kandidater, der ikke reagerer
Nogle gange reagerer kandidater ikke. I disse tilfælde er det muligt, at deres invitationer enten er blevet sendt til deres mappe med uønsket post, eller ikke er blevet leveret på grund af deres indstillinger for e-mailserveren. I så fald kan du forsøge at sende en påmindelse fra din egen e-mailadresse. Du kan kopiere vurderingslinket, og inkludere det i din e-mail.
Fra vurderingsoversigten:
|
Klik på ikonet Menu i kolonnen Handlinger i tabellen Kandidater. |
|
|
Vælg Kopiér link til kandidatvurdering i rullemenuen. Linket bliver kopieret til udklipsholderen, så det er klart til at blive indsat i din e-mail. |
Deling af resultater med kandidater
Tilgængelig for brugere af alle abonnementer.
Når kandidater har gennemført vurderingen, kan du vælge at dele resultaterne med dem. Dette giver dem mulighed for at se, hvordan de klarede sig. Kandidater kan kun se deres resultater fra de tests, som de har taget i din vurdering. De ser ikke din bedømmelse af dem, eventuelle noter, du har lavet i forbindelse med deres præstation eller eventuelle oplysninger fra panelet for tiltag mod snyd.
Du kan dele deres resultater på to måder:
- Fra siden med kandidatresultater
- Fra siden med vurderingsoversigten
Del resultater fra siden med kandidatresultater
Fra siden med kandidatresultater:
|
Klik på knappen Send resultater til kandidat i øverste hjørne af siden. |
|
|
Klik på Send i det pop op-vindue, der vises. |
Del resultater fra vurderingsoversigten
Sådan sender du resultater til en kandidat fra vurderingsoversigten:
|
Klik på ikonet Menu i kolonnen Handlinger i tabellen Kandidater. |
|
|
Vælg knappen Send resultater til kandidat i rullemenuen. |
|
|
Klik på Send i det pop op-vindue, der vises. |
Tip: Du kan redigere den e-mail, der indeholder resultaterne ved at klikke på linket i pop op-vinduet. Se vores Vejledning til kommunikation med kandidater via TestGorilla og få flere oplysninger.
Afvisning af kandidater
Tilgængelig for brugere af alle abonnementer.
Du kan desværre ikke ansætte alle, så det er nødvendigt at sende e-mails med afslag. Vi gør processen så enkel som muligt. Ved hjælp af et par klik modtager din kandidat en venlig e-mail. Du kan også tilpasse denne e-mail, så den passer bedre til dine behov.
Du kan sende e-mails med afslag fra to steder:
- Siden med kandidatresultater
- Evalueringsoversigten
Afvis en person fra siden med kandidatresultater
Fra siden med kandidatresultater:
|
Klik på knappen Send e-mail med afslag i øverste hjørne af siden. |
|
|
Markér feltet i det pop op-vindue, der vises. Hvis feltet ikke markeres, afvises kandidaten, men vedkommende får ikke tilsendt en e-mail. |
|
|
Klik på Afvis for at bekræfte. |
Afvis en person fra vurderingsoversigten
Fra siden med vurderingsoversigten:
|
Klik på knappen Afvis i kolonnen Handlinger i tabellen Kandidater. |
|
|
Markér feltet i det pop op-vindue, der vises. Hvis feltet ikke markeres, afvises kandidaten, men vedkommende får ikke tilsendt en e-mail. |
|
|
Klik på Afvis for at bekræfte. |
Tip: Du kan redigere din e-mail med afslag ved at klikke på linket i pop op-vinduet. Se vores Vejledning til kommunikation med kandidater via TestGorilla og få flere oplysninger.
Sletning af kandidater
Tilgængelig for brugere af alle abonnementer.
Der kan være flere grunde til, at du ønsker at slette en kandidat fra din vurdering. Du har måske indtastet kandidatens navn eller e-mailadresse forkert, eller kandidaten har anmodet om at få sine data slettet i overensstemmelse med love om beskyttelse af personlige oplysninger.
Du kan slette kandidaten fra vurderingsoversigten. Dette fjerner alle kandidatens data fra vores systemer: resultater, øjebliksbilleder, oplysninger om tiltag mod snyd m.m.
Advarsel: Sletning er en permanent handling. Det er ikke muligt at gendanne oplysningerne. Sørg for, at du har alle de oplysninger om resultater, du skal bruge, før du fjerner dem.
Sådan sletter du en kandidat fra vurderingsoversigten:
|
Find kandidaten i fanen Kandidater. |
|
|
Klik på ikonet Menu i kolonnen Handlinger. |
|
|
Vælg Slet kandidat i rullelisten. |
|
|
Klik på Slet i det pop op-vindue, der vises. |
Kandidater fjernes med det samme og får ikke besked om, at du har slettet dem. Hvis de endnu ikke er startet på vurderingen eller er i gang med den, har de ikke længere adgang til den. Du kan invitere dem igen, hvis det er nødvendigt.
Massehandlinger
Tilgængelig for brugere af Scale- og Business-abonnementer
Du kan udføre følgende massehandlinger:
- Ændr ansættelsesstadiet
- Send påmindelses-e-mails
- Afviskandidater
- Send kandidater deres resultater
Det kan du gøre fra vurderingsoversigten ved hjælp af afkrydsningsfelterne til venstre for kandidaternes navn. Du kan markere eller fjerne markeringen af alle kandidater i listen ved hjælp af feltet øverst til venstre.
Når du har markeret nogle få kandidater, vises der en ny værktøjslinje øverst i kandidatens tabel. Vælg den ønskede handling.
|
Skift stadie. Vælg det ønskede stadiei rullemenuen i pop op-vinduet, og klik på Skift. |
|
|
Påmind. Klik på Send i det pop op-vindue, der vises, for at sende dine påmindelser. Påmindelser sendes kun til de kandidater, der bør modtage dem. |
|
|
Afvis. Markér feltet i det pop op-vindue, der vises, og klik på Skift. Kandidater, der allerede har modtaget en e-mail med afslag, får ikke tilsendt en ny. |
|
|
Send resultater. I det pop op-vindue, der vises, skal du klikke på Send for at sende e-mails med resultater. Du kan vælge at sende en e-mail med resultater til alle markerede kandidater eller kun til dem, der ikke tidligere har fået tilsendt deres resultater. |
Tip: Du kan redigere dine e-mails med resultater og afslag ved at klikke på linket i de respektive pop op-vinduer. Du kan se vores Vejledning til kommunikation med kandidater via TestGorilla og få flere oplysninger.
Ofte stillede spørgsmål
Min kandidat havde internetproblemer under vurderingen. Hvordan kan vedkommende tage den igen?
Det er ikke muligt at nulstille forløbet for en vurdering. I disse tilfælde anbefaler vi, at du sletter kandidaten fra din vurdering og inviterer vedkommende igen. Vær opmærksom på, at den pågældende kandidat kan have en uretfærdig fordel i forhold til andre kandidater, da vedkommende allerede kender nogle af spørgsmålene. Det afhænger af, hvor meget af vurderingen kandidaten nåede at gennemføre, inden problemet opstod hos vedkommende.
Hvorfor kan jeg ikke se nogle kandidater i fanen Mine kandidater?
Hvis der mangler kandidater på din liste, har du sandsynligvis ikke adgang til den vurdering, de har taget, eller også har de endnu ikke forsøgt at påbegynde vurderingen. Se afsnittet Mine kandidater i vores artikel om introduktion af platformen og få flere oplysninger.
Hvordan kan jeg dele resultaterne med andre end kandidaten?
Du kan downloade en kandidats resultater som enten en CSV-, XLSX- eller PDF-fil. Du kan derefter sende denne fil til den tilsigtede modtager. Se vores artikel om analyse af resultater for at få oplysninger om, hvordan du gør.